İzmir Sanayici ve İş İnsanları Derneği (İZSİAD) Eğitim Komisyonu tarafından düzenlenen eğitim toplantısında, iş dünyasında protokol kuralları, kurumsal temsil ve iletişim yönetimi masaya yatırıldı. Ontur Otel’de gerçekleştirilen etkinlikte, İş Mimarı ve Kurumsal Dönüşüm Lideri Sezin Örten Sivri katılımcılarla bilgi ve deneyimlerini paylaştı. Programa; İZSİAD Yönetim Kurulu Başkanı Alaattin Yüksel, EBSO Meclis Başkanı İbrahim Gökçüoğlu, Eğitim Komisyonu Başkanı Gökçe Kesikçiler Buğday, Komisyondan Sorumlu Yönetim Kurulu Başkan Yardımcıları Ali Talak ve Yasemin Reşitoğlu’nun yanı sıra İZSİAD üyeleri ile çeşitli kurum ve kuruluşların özel kalem müdürleri katıldı.
“Protokol kurumsal itibarın önemli parçasıdır”
Toplantının açılışında konuşan İZSİAD Yönetim Kurulu Başkanı Alaattin Yüksel, iş dünyasında protokol kurallarının yalnızca şekilsel bir uygulama olarak değerlendirilmemesi gerektiğini belirtti. Kurumları temsil eden kişilerin kullandığı dilin, yazışmalarının ve davranışlarının kurum algısını doğrudan etkilediğini ifade ederek, güvenin yalnızca yapılan işin kalitesiyle değil, iletişim biçimi, ilişki yönetimi ve temsil kabiliyetiyle de güçlendiğini dile getirdi. Protokol kurallarının kurumsal itibarı koruyan ve ilişkileri daha sağlıklı hale getiren önemli bir çerçeve sunduğunu kaydeden Yüksel, organizasyonda emeği geçenlere teşekkür etti.
Temsil mimarisi yaklaşımı anlatıldı
Eğitimin ana konuşmacısı Kurumsal Dönüşüm Danışmanı Sezin Örten Sivri ise iş dünyasında protokolün görünmeyen ancak tüm ilişkileri etkileyen önemli bir liderlik ve yönetim alanı olduğunu belirtti. Kendi geliştirdiği “Temsil Mimarisi” yaklaşımı çerçevesinde yaptığı sunumda, protokolün saygı, sıra, mesafe, temsil ve güven unsurlarından oluştuğunu anlattı. Sivri, kurum itibarının yalnızca tanıtım faaliyetleriyle değil, günlük iş yaşamındaki davranışlarla korunduğunu vurgulayarak, güçlü kurumların bu unsurları tesadüflere bırakmadığını ifade etti.
E-posta iletişiminde doğru kurgu önemli
Sunumda yazılı iletişim konusuna da geniş yer verildi. Kurumsal e-posta yazışmalarında konu satırının açık olması, doğru hitap kullanılması, talebin net şekilde ifade edilmesi ve profesyonel bir kapanış yapılmasının kurumsal standartlar açısından belirleyici olduğu aktarıldı. E-posta kullanımında “Kime”, “CC” ve “BCC” alanlarının doğru şekilde kullanılması gerektiğini belirten Sivri, gereksiz kopya gönderimlerinin hem iş akışını hem de kurum içi güven ilişkilerini olumsuz etkileyebileceğine dikkat çekti.
WhatsApp ve dijital iletişim kuralları
Toplantıda dijital iletişim araçlarının iş yaşamındaki yeri de değerlendirildi. WhatsApp’ın hızlı iletişim için önemli bir araç olduğunu belirten Sivri, karar ve kayıt gerektiren süreçlerin e-posta üzerinden yürütülmesinin daha sağlıklı olacağını ifade etti. Mesai saatleri dışında yapılan yazışmalarda kişisel alanın gözetilmesi gerektiğine dikkat çekerek, grup iletişimlerinde ise ölçülü, net ve kurumsal nezakete uygun bir dil kullanmanın önemini anlattı.
Yapay zekâ hız kazandırıyor, sorumluluğu devralmıyor
Yapay zekânın iş dünyasındaki etkilerine de değinen Sivri, teknolojinin iletişim süreçlerini hızlandırdığını ancak temsil sorumluluğunun hâlâ insanlarda olduğunu söyledi. Yapay zekânın kısa sürede içerik üretebildiğini ancak mesajın kime, ne zaman ve hangi üslupla iletileceğine ilişkin kararların yöneticiler tarafından verilmesi gerektiğini vurguladı.
Toplantı protokolünde hazırlık süreci
Toplantı yönetimine ilişkin değerlendirmelerde de bulunan Sivri, başarılı toplantıların yalnızca toplantı anında değil, hazırlık aşamasında şekillendiğini ifade etti. Toplantının amacı, gündemi, katılımcıları, süresi ve karar beklentilerinin önceden belirlenmesinin verimliliği artırdığını belirterek, oturma düzeninin dahi kurumsal iletişimde önemli mesajlar taşıdığını kaydetti.
