İzmir’de geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, kurumların fiziksel arşiv yükünü azaltmak ve belge yönetim süreçlerini hızlandırmak amacıyla kullanıma sunuldu. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen sistem, kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerde yaşanan arşivleme sorunlarına çözüm üretmeyi hedefliyor. Fiziksel arşivlerde görülen belge kaybı riski, depolama alanı ihtiyacı ve evraklara erişim zorluklarını azaltmayı amaçlayan uygulama, arşiv süreçlerini dijital ortama taşıyor.
İlk dijitalleşme kurum arşivlerinde yapıldı
Proje kapsamında ilk uygulama İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin kendi fiziksel arşivlerinde gerçekleştirildi. Geçmiş yıllara ait binlerce belge taranarak dijital ortama aktarıldı, indeksleme çalışmaları tamamlandı ve kullanıcıların ihtiyaç duyduğu evraklara saniyeler içinde ulaşabileceği altyapı oluşturuldu. Dijitalleşme sayesinde fiziksel belgelerin yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riskinin de önemli ölçüde azaltıldığı belirtildi. Belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanmasıyla kurum içinde iş gücü ve zaman tasarrufu sağlandı.
Kağıt kullanımını azaltan sistem
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, evrakların fotokopi çekilerek farklı birimlere fiziksel olarak ulaştırılması ihtiyacını da ortadan kaldırıyor. Belgelerin güvenli biçimde dijital ortamda paylaşılabilmesi sayesinde kağıt tüketiminin azaltılması, baskı maliyetlerinin düşürülmesi ve doğal kaynakların korunmasına katkı sağlanması hedefleniyor. Bu yönüyle sistemin, kurumsal verimliliğin yanı sıra çevresel sürdürülebilirliğe de katkı sunduğu ifade ediliyor.
Belediye iştiraklerinde yaygınlaştırılıyor
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunmaya başladı. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminde de uygulamaya geçilmesi planlanıyor. Bu sayede belediye bünyesindeki farklı kurumların arşiv süreçlerinin ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetilmesi amaçlanıyor. İlerleyen dönemde belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de sistemden yararlanması hedefleniyor.
Belgeler saniyeler içinde erişilebilir oluyor
Sistem yalnızca belge tarama hizmeti sunmakla sınırlı kalmıyor. OCR teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgiler okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor. Kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden hızlı arama yapabiliyor. QR kod ve barkod destekli takip sistemiyle fiziksel bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak izlenebiliyor. Sistemin mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde geliştirildiği bildirildi.
On binlerce sayfalık arşiv dijitalleşebiliyor
Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, web tabanlı yönetim ekranları ile toplu tarama süreçlerini bir araya getiriyor. Böylece on binlerce sayfalık fiziksel arşiv kısa sürede dijital ortama aktarılabiliyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, sistemle belediye iştiraklerinde ve farklı sektörlerde dijital dönüşümü hızlandırmayı, güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturmayı amaçlıyor.
