Kasıtlı olmayabilir, ancak takviminizin kontrolünü başkalarına bıraktığınız an, aslında hayatınızın kontrolünü de onlara veriyorsunuz. Bu abartılı gelebilir, ama doğru. Amaçlarınızı ve hedeflerinizi gerçekleştirebilmek yerine, günleriniz artık başkaları için bir şeyler yapmakla geçiyor. Zamanla, takviminiz çamura saplanmış bir araba gibi kontrolden çıkıyor. Bunun olmasını önlemek için öncelikle takviminizin tam kontrolüne sahip olmak söz konusu olduğunda tam olarak neyi yanlış yaptığınızı anlamanız gerekir. “Evet” demeyi bırakamazsanız Takviminizin tüm kontrolünü yeniden kazanmak istiyorsanız, başlamanız gereken ilk yer, “hayır” demek. Elbette bu her şeye “hayır” demek değildir. Bu sadece, gerçekten yapmak istemediğiniz veya planlanmamış bir şey varsa “hayır” demeniz anlamına gelir. Aslında CD Baby’nin kurucusu Derek Sivers bu konuda en iyi tavsiyeye sahip; “HELL EVET!” demiyorsanız bir şey hakkında “hayır” deyin. Bu şekilde takviminizi daha az önemseyebileceğiniz projeler veya etkinliklerle doldurmazsınız. Ayrıca, bu durum başkalarının değerli zamanınızı çalmasını engelliyor. İstekleri kibarca reddedebilirsiniz. Bu kulağa sert gelebilir, ancak yine de istekleri kibarca reddedebilirsiniz. Örneğin, işte boğulmuşsanız, dürüst olun ve diğer tarafa üzerinde çalıştıkları bir projede onlara yardım etmek için şu anda zamanınız olmadığını söyleyin. Biraz hayal kırıklığına uğrayabilirler, ancak umarım zamanınıza ve dürüstlüğünüze saygı duyarlar. Öğelere öncelik vermemek Renzo Costarella’nın bir makalesinde yazdığı gibi, “Çok temel düzeyde, aciliyete dayalı olarak görevlere öncelik vermelisiniz.” Renzo, Stephen Covey tarafından popüler hale getirilen kadran sistemini kullanmanızı önerir. “Bu basit matris, hangi görevlerin diğerlerinden önce tamamlanması gerektiğini açıkça tanımlamanıza olanak tanır.” Ancak, “çok dinamik hayatlar yaşadığımız için görevler genellikle günlük olarak değişecektir. Bununla birlikte, bugün iş gününüzün sonunda yarını planlamak en iyisidir” diye ekliyor Renzo. İleriyi planlamıyorsun Hepimiz bir noktada bunun suçlusu olduk. Sabah uyanırsınız ve gününüzü bir fincan kahve eşliğinde planlarsınız. Sanırım biraz planlama hiç yoktan iyidir, ancak en üretken insanların günleri, haftaları ve hatta ayları önceden planlanmıştır. Eğer planlıyorsanız, bir karmaşa içinde olmayacaksınız Bunun nedeni, önceden planlamanın sabah ilk iş çabalamanızı engellemesidir. Bir gece önce yattığınızda, o gün için ne yapılması gerektiğini ve bu öncelikleri gerçekleştirmek için neler yapılması gerektiğini tam olarak bilirsiniz. Takvimler değişebilir Bu, acil bir durum nedeniyle programınızın periyodik olarak değişeceği anlamına gelmez. Bu sadece, takviminizin tam kontrolünü istiyorsanız, önceden plan yapmanız gerektiği anlamına gelir, böylece birisi veya bir şey sizin için kontrolü ele geçirmez. Timeboxing’i benimsemedim Blaz Kos, “Zaman kutusu, basitçe, takviminizi açmanız ve gelecekte belirli bir görev için harcayacağınız bir zaman bloğu girmeniz anlamına gelir” diye yazıyor. “Yapılana kadar görev üzerinde çalışmak yerine, ona ne kadar zaman harcayacağınıza proaktif olarak karar verirsiniz.” Bu ne kadar zaman alır? Başka bir deyişle, takviminizde bir kutu zamanınız olduğunda, ona ne kadar zaman ve emek harcamak istediğinizi siz belirlersiniz. Bu nedenle, bir görevi tamamlamak için iki saat ayırmanız, o görevi iki saat içinde tamamlamaya odaklanmanıza yardımcı olacaktır. E-postalarınızı kontrol etmek ve toplantı yapmak gibi günlük görevlere ne kadar zaman ayıracağınıza karar vererek tüm takviminizi düzenlemek için zaman kutusunu kullanabilirsiniz. Doğru teknolojiyi kullanmamak Google Takvim gibi araçlar sayesinde, zamanlamanızı temel olarak otomatikleştirebilirsiniz. Takviminizi e-posta veya gömülü bir bağlantı aracılığıyla paylaşın ve karşı taraf en iyi tarih ve saati seçsin. Bunu yaptıklarında, etkinlik herkesin takvimine eklenir. İleri geri zamanlama yok Bu, zamanlamanın ileri geri gitmesini ortadan kaldırır, bu da daha önemli görevlere odaklanabileceğiniz anlamına gelir. Takvim dinamik bir araç olduğundan, önerilen toplantı zamanlarını ve konumlarını yapmak için önceki verileri de kullanır. Gün içinde çok fazla zamanlama Gün içinde daha az program yaptığınızda, hafta boyunca daha fazlasını başarmak için enerjiniz olur. Bunun nedeni, çok fazla şey yaptığınız için enerji rezervinizi tüketmemenizdir. Başlarken yardıma ihtiyacınız varsa, yalnızca gün için en önemli üç önceliğinize odaklanın. Bunları başarırsanız, daha az önemli öğeler üzerinde çalışabilirsiniz. Ancak, en azından kendinizi aşırı genişleterek bunaltmıyorsunuz. Toplantılarınızı istiflememek Bazen bunun üzerinde kontrolünüz yoktur, ancak varsa, tüm toplantılarınızı her hafta aynı gün veya iki güne planlayın. Bu şekilde, bu günlerde diğerleri kadar üretken olmadığınızı bilirsiniz, böylece daha az çaba gerektiren görevlere odaklanabilirsiniz. Ayrıca bu durum, mümkün olduğunca üretken olmanız gereken günlerde iş akışınızın kesintiye uğramasını engeller. Son teslim tarihlerine odaklanmak, ilerlemeye değil Yaklaşan bir toplantı veya konferans için bir sunumun hazır olması gibi bir son teslim tarihine ihtiyaç duyduğunuz zamanlar vardır. Ancak diğer zamanlarda, son tarihler o kadar önemli değildir. Acil olmayan işler için gereksiz son tarihler belirlediğinizde bu bir sorun haline gelir. Bu, erteleyebileceğiniz anlamına gelmez. Bu sadece, önemli olmayan bir şeyi yarına kadar yapmayı taahhüt etmek yerine, kendinize biraz daha esneklik verdiğiniz anlamına gelir. “Yarın” yerine “gelecek hafta” nasıl olur? Takvimlerine renk kodlaması yapmayanlar Farklı randevuların ve görevlerin renk kodlaması, onları öne çıkarır. Bu size, takviminizi gözden geçirmek için çok fazla zaman harcamadan, belirlediğiniz zaman tahsislerinin hedeflerinizle uyumlu olduğundan emin olmak için takviminize hızlıca göz atma şansı verir. Takviminizi kişiselleştirmemek Alan Lakein bundan daha iyi anlatamazdı, “Zaman = hayat; bu nedenle, zamanınızı boşa harcayın ve hayatınızı boşa harcayın veya zamanınıza hakim olun ve hayatınızın efendisi olun.” Çalışmanın önemli olduğu açıktır. Ancak, kişisel randevular ve rahatlama için zaman ayırdığınızdan emin olun. Sizi tazelenmiş, odaklanmış halde tutar ve tükenmeyi önler. Takviminiz kontrolünüz altında mı? Takviminizin artık kontrolünüz altında olmadığını hissetmeye başlıyorsanız, bir adım geri atın ve takviminizi yeniden değerlendirin. Yalnızca önceliklerinizi planlayın ve “hayır” demeye başlayın. Hâlâ bunalmış hissediyorsanız, görevleri başkalarına devretmeye veya sanal bir asistan kiralamaya başlamanın zamanı gelmiş de olabilir.