Çok fazla sorumluluk ve sınırlı zamanla, zaman yönetimi beyaz yakalar için sorunlu olabilir. Bu nedenle takvimlerini ustaca yönetme sanatını mükemmelleştirmeleri gerekir. Doğru yapıldığında, üst düzey çalışanlar tüm sorumluluklarının üstesinden gelebilecek ve aynı zamanda kendi refahlarına da dikkat edebileceklerdir. Ayrıca organizasyonunun etkinliğini artırabilecek ve ekibi arasında güven inşa edebileceklerdir.

Bu kulağa hayal ürünü gibi gelebilir. Ancak, eğer bir üst düzey çalışan iseniz, aşağıdaki önlemleri alırsanız bu mümkün.

Sıfır tabanlı bir takvim oluşturun

Sıfır Tabanlı Takvim, gününüzün her saniyesini hesaba katmanızı sağlar. Bu sayede takviminizde boş alan kalmaz. Eğer bir şey planlanmamışsa, dikkatinizi hak etmez.

Başlamak için her şeyi planlayın. Ve gerçekten de yapılacaklar listelerinizden toplantılarınıza, molalarınıza kadar her şeyi kastediyorum. Ardından, bu aktivitelerin her birini tamamlamanızın ne kadar süreceğini tahmin edin. Emin değilseniz, geçmiş takvimlerinizi gözden geçirin ve bir hafta kadar zamanınızı takip edin. Bu tahminlere ihtiyacınız var, böylece takviminizde her aktivite için uygun miktarda zaman ayırabilirsiniz.

Ayrıca, kendinize %50'lik bir tampon süre ayırmayı unutmayın. Bu, Greg McKeown’ın “Essentialism” kitabında savunduğu basit bir fikir. Yani, 30 dakikalık bir toplantınız varsa, bir saat ayırın; başlangıçtaki fazladan 15 dakika hazırlık için veya geç kalmayı önlemek için kullanılabilir. Sonundaki 15 dakika ise toplantının uzaması ihtimaline karşı kullanılabilir.

Ve her şeyi planlıyor olsanız bile, birkaç “boş” zaman dilimi oluşturun. Bu boş zaman dilimleri, biraz esneklik ve spontanlık sağlamak için öğleden sonra bir saat olabilir.

İş-yaşam dengesi zaten yerleşik durumda

Bildiğiniz gibi, CEO’ların ya da üst düzey çalışanların yoğun bir çalışma programı var. “ Liderin Takvimi” başlıklı 12 saatlik kapsamlı bir araştırmanın verilerine göre, liderler ortalama olarak hafta içi her gün 9,7 saat çalışıyor. Ayrıca, “hafta sonu günlerinin %79'unda iş yaparak günde ortalama 3,9 saat ve tatil günlerinin %70'inde günde ortalama 2,4 saat çalışıyorlar.” Bu sadece başlığın bir kısmı.

Aynı zamanda kendi refahlarına öncelik veriyorlar. Bu imkansız gibi görünebilir. Ancak CEO’lar, sınırlar belirleyerek, düzenli egzersiz yaparak ve her zaman dinlenmeye zaman ayırarak bunu başarabilirler.

Deneyebileceğiniz bir teknik, The Mom Complex’in kurucusu ve CEO’su Katherine Wintsch’in yöntemidir. Fast Company’ye verdiği demeçte, 60 gün sonrasını takvimde işaretleyerek kendi iyiliğine zaman ayırdığını söyler. Wintsch, “Birkaç düzenli toplantım var, ama takvim oldukça boş,” diyor. “Oradan, en büyük ‘zorlukları’ koyuyorum.” Wintsch için bunlar “meditasyon, yoga ve tenis. Bu yüzden bunları takvimime, genellikle haftada dört veya beş gün, düzenli toplantı olarak işaretliyorum.”

“O zaman, tüm dünyam takvimim etrafında dönüyor.” Sonuç olarak, Wintsch önümüzdeki iki ay için takvimine iş-yaşam dengesini çoktan yerleştirmiş durumda.

Wintsch şöyle ekliyor: “Şunu fark ettim ki, eğer büyük taşları önce kavanoza koyarsam, küçük taşlar, küçük çakıllar -yani toplantılar, güncellemeler, telefon görüşmeleri- kalan zamanı dolduruyor. Yine de aynı miktarda iş yapıyorum ama büyük taşlar korunmuş oluyor. Ve eğer yapmamayı seçersem, takvimimden silmek zorunda kalıyorum.”

Oyun planları oluşturun

CEO ve üst düzey beyaz yakaların zaten son derece yoğun bir çalışma programları var. Bunun nedeni, lider, vizyoner, karar verici, yönetici ve yönetim kurulu üyesi olmak da dahil olmak üzere rollerinizi yerine getirmek için daha çok çalışmanız gerektiğidir. Ayrıca başkalarının gelişimine yardımcı olmak için de zaman ayırmanız gerekiyor. Ve sanki bu yeterli değilmiş gibi, iş ortakları, müşteriler, yatırımcılar, muhasebeciler ve avukatlar vb. gibi hizmet sağlayıcılar da dahil olmak üzere hem iç hem de dış paydaşlarla sürekli olarak ilgilenmeniz gerekiyor.

Kısacası, zamanınız zaten çok talep görüyor, ancak kısıtlı. Dikkatli olmazsanız, bu sorumluluklar en önemli önceliklerinize veya kişisel hayatınıza karışabilir. Bunu çözmenin bir yolu, görevlendirme yoluyla sahip olduğunuz görev sayısını sınırlamaktır.

Listenizi tekrar gözden geçirin. Hangi görevler zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenizi sağlamıyor? Genellikle bunlar, uzmanı olmadığınız veya acil olmayan işlerdir. Örneğin, pazarlama sizin uzmanlık alanınız değilse, şirketinizin tüm pazarlama çalışmalarına bizzat katılmamalısınız. Bunu pazarlama ekibiniz halletmelidir.

Günlük operasyonları ekibinize de atayabilirsiniz. Bu sadece zamanınızı rahatlatmakla kalmayacak, aynı zamanda çalışanlarınızla aranızda güven ilişkisi kurmanıza da yardımcı olacaktır. Önemli olan bir kılavuz oluşturmaktır. Bu, bir öğretmenin yerine geçecek kişi için planlar bırakmasına benzer. Öğretmenin yokluğunda ne yapacaklarını tam olarak bilirler.

Dolayısıyla, görevleri devretmeden önce, sürecinizi ve beklentilerinizi açıkça açıklayan bir belge oluşturun, böylece herkes görevi yerine getirebilir. Hatta, devralmalarını istediğiniz belirli sorumluluğu yerine getirirken sizi gözlemlemelerini bile isteyebilirsiniz.

Gelen kutunuzu kontrol altında tutun

Michael E. Porter ve Nitin Nohria, “Teoride, e-posta liderlerin yüz yüze görüşmeleri azaltmasına ve verimliliği artırmasına yardımcı olur,” diye belirtiyorlar. “Gerçekte ise, birçok kişi bunu etkisiz ve tehlikeli bir zaman kaybı olarak görüyor; ancak yine de bundan kaçınmakta zorlanıyorlar.”

Porter ve Nohria, “E-posta, işi kesintiye uğratır, iş gününü uzatır, aile ve düşünme zamanına müdahale eder ve düşünceli tartışmalara elverişli değildir” diye açıklıyor. “CEO’lar sürekli olarak bilgilendirme e-postalarına kopyalanıyor.” Ayrıca, “bir e-postayı görmezden gelmek kaba göründüğü için yanıt verme baskısı da hissediyorlar.”

İyi haber şu ki, e-postalarınızı kontrol altında tutmanın etkili yolları var, örneğin:

  • Kurallar, filtreler ve etiketler oluşturma. Örneğin, önemli mesajlar için bir klasör oluşturun, önemli adresleri vurgulayın ve istenmeyen kelimeleri filtreleyin.
  • E-postaları okumak ve yanıtlamak için belirli zamanlar ayırın. Örneğin, yoğun çalışma öncesinde, öğle yemeğinden sonra ve işten ayrılmadan önce bunu yapın.
  • Zaman yönetiminin 4 kuralını kullanın: yap, sil, ertele veya devret. Bir mesaj hızlı yanıt gerektiriyorsa, yanıtlayın. Daha uzun yanıtlar için, daha sonraya planlayın. Ve önemsiz e-postaları çöpe atın.
  • Gönderilen e-posta miktarını azaltmak için Slack gibi diğer kanallara güvenebilirsiniz.

Toplantıları yeniden değerlendirin

CEO’lar toplantılarda çok zaman geçiriyor; HBR’nin bulgularına göre, yöneticiler ortalama olarak toplam çalışma zamanlarının %72'sini toplantılarda harcıyor. E-posta gibi, toplantılar da azaltılmazsa, kontrol edilemez hale gelmeleri ve zamanınızı ele geçirmeleri beklenebilir.

Mümkünse, çok fazla toplantıya katılmaktan kaçının; e-posta, telefon görüşmesi veya bire bir görüşme gibi alternatifler varsa, bunları tercih edin. Sizin yerinize vekalet edebilecek başka biri var mı?

Eğer bir toplantıya katılmanız gerekiyorsa, toplantıyı daha kısa tutun ve daha az kişi davet edin. İdeal bir dünyada, toplantılar 30 dakikadan uzun sürmez ve 8'den fazla kişiyi içermezdi.

Toplantı gündemi oluşturup önceden paylaşarak da toplantılarınızı iyileştirebilirsiniz. Ayrıca, dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmalı, rolleri belirlemeli ve daha çok ayakta veya yürüyerek yapılan toplantılar düzenlemelisiniz. Ve yapay zekanın gücünden mutlaka yararlanmalısınız. Takviminiz, toplantının ne zaman ve nerede yapılması gerektiği konusunda akıllı önerilerde bulunacak araçlardan biridir.

Tepkisel değil, proaktif olun

Bir CEO & beyaz yakalı olarak, büyüklüğü ne olursa olsun herkes her şey için size gelecek. Kısacası, sürekli olarak acil durumlarla mücadele ediyorsunuz.

Sorun şu ki, sürekli acil durumlarla uğraşıyorsanız, takviminizi etkili bir şekilde yönetmeniz imkansızdır. Bu yüzden bir satranç oyuncusu gibi olmanız ve rakibinizin bir sonraki hamlesini tahmin etmeniz gerekir.

Biliyorum. Her hamle için yedek planınız olması mümkün değil. Ancak, tepkisel olmaktan ziyade proaktif davranarak, beklenmedik durumlarla başa çıkarken programınıza sadık kalabilirsiniz.

  • Kendinizi fazla zorlamayın. Sadece “mutlaka yapılması gereken ve en büyük etkiyi yaratacak” olan tek bir göreve odaklanan bir “avcı zihniyeti” geliştirin.
  • Enerji seviyenize göre zaman dilimleri oluşturun.
  • Günlük bir rutin oluşturun ve bunu sürdürün.
  • Zamanınızı ve enerjinizi en önemli olan yerlere harcayın.
  • Başkalarının baskısı altında kalmayın.
  • Örneğin, cuma akşamları aile gecesi olduğu için işle ilgili yemekleri kabul etmemek gibi bir “hayır” politikası belirleyin.
  • Mümkün olduğunca önceden hazırlık yapın. Örneğin, haftanın tüm yemeklerini Pazar günü pişirin. Bir diğeri de takviminizi gözden geçirip yarın giyeceğiniz kıyafetleri hazırlamak olabilir.

Son olarak, takviminizi başkalarıyla paylaşın. Müsait olmadığınızı gördüklerinde, sizi rahatsız etme olasılıkları daha düşük olacaktır. Bunun yerine, müsait olduğunuz zaman dilimini bekleyeceklerdir.