Çalışan verimliliğini artırma stratejileri

Günümüzün rekabetçi pazarında başarılı olmak için şirketlerin çalışan verimliliğini her zamankinden daha fazla artırmaları gerekiyor. Verimli bir çalışan, işini verimli ve etkili bir şekilde yapabilir. Dahası, beklentileri sürekli olarak karşılar veya aşar.

İşverenlerin çalışanlarının verimliliğini artırmak için yapabilecekleri birkaç şey var. İşte size başlangıç için birkaç ipucu.

1. Çalışanların işe alım sürecini kolaylaştırın

Çalışanların tüm kariyerlerini tek bir şirkete adaması artık normal bir durum değil. İlginç bir şekilde, Z kuşağı çalışanlarının % 70'i kendilerini işverenlerine sadık olarak görürken, yine de aktif veya pasif olarak yeni işler arıyorlar.

Öte yandan, çalışanlar doğru bir şekilde işe alınırsa, şirketin kültürünün bir parçası olma olasılıkları daha yüksek olur. Güçlü bir işe alım süreci, şirketlerde yeni çalışanların şirkette kalma oranını % 82 artırabilir ve verimliliği % 70 iyileştirebilir.

İşe alım sürecini kolaylaştırmak için bazı ipuçları:

• İşe başlamadan önceki hazırlık süreciyle başlayın. Yeni bir çalışanın şirkete katılma konusunda heyecanlanmasını sağlamak ve ilişkiler kurmak, ilk iş gününden önceki bu dönemde çok önemlidir. Onlara hoş geldiniz e-postaları göndermek, şirket kültürünü tanıtmak ve şirket değerlerini bildirmek iyi bir fikirdir.
• Yapılandırılmış bir işe alım planı oluşturun. Tüm yeni çalışanlar, departmanları veya rolleri ne olursa olsun, aynı bilgileri ve deneyimi alacaklardır. İşe alım planının bir parçası olarak, yeni çalışanlara bir zaman çizelgesi ve kaynak listesi sunulmalıdır.
• Mümkün olduğunca çok şeyi otomatikleştirin. Yeni çalışanların işe alım sürecinde birçok görev yer alır. Bu görevleri otomatikleştirerek zamanınızı ve kaynaklarınızı daha kritik görevlere, örneğin yeni çalışanlara kişiselleştirilmiş destek sağlamaya odaklanabilirsiniz.
• Teknolojiyi kullanın. Birçok yazılım çözümüyle işe alım sürecinizi kolaylaştırabilirsiniz. Bu çözümlerle evrak işlerini yönetmek, ilerlemeyi takip etmek ve eğitim materyalleri sağlamak mümkün.
• İlgili herkesin onayını alın. Yeni çalışanların işe alıştırma süreci ekip çalışması gerektirir, bu nedenle yöneticilerin, İK’nın ve eğitim personelinin onayını alın. Bunu yaparak, herkes aynı fikirde olacak ve işe alıştırma hedeflerine birlikte ulaşmak için çalışacaktır.
• Ölçün ve geliştirin. İşe alım sürecinizi iyileştirmenin tek yolu, etkinliğini ölçmektir. Bunu yapmanın en iyi yolu ise işten ayrılma görüşmeleri yapmak, anketler düzenlemek ve çalışanların işe bağlılığını takip etmektir.

Bu ipuçlarını kullanarak, çalışanlarınızın işe alım sürecini kolaylaştırabilir ve daha olumlu ve verimli hale getirebilirsiniz.

2. Hedeflerinizi ve talimatlarınızı açıkça iletin

Çalışanların işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri için, işlerini, sorumluluklarını ve beklentilerini iyi bilmeleri gerekir. Bu da daha yüksek verimliliğe yol açacaktır.

Beklentileri net bir şekilde iletmeyen yöneticiler, kafası karışmış, sıkılmış veya kırgın, başarıdan ziyade hayatta kalmaya odaklanmış çalışanlara sahip olma riskiyle karşı karşıya kalırlar. Uzaktan veya hibrit çalışma modellerinde iletişim özellikle önemlidir.

3. İş-yaşam dengesini öncelik haline getirin

Sağlıklı bir çalışma ortamında, iş-yaşam dengesi, her ne kadar artık popüler bir kavram olsa da, hâlâ çok önemli bir rol oynamaktadır.

Nedeni?

Sağlıklı bir iş-yaşam dengesi sağlamak, mutlu ve sağlıklı bir çalışma ortamı oluşturmanın anahtarıdır. Ayrıca, çalışan esnekliği genel stresi azaltır ve iş yerinde tükenmişliği önlemeye yardımcı olur.

İş yerinde kronik strese maruz kalan çalışanlar ruh sağlığını etkilemesinin yanı sıra, kaygı, uykusuzluk ve depresyona da maruz kalabilirler.

Ancak tükenmişlik sendromu sadece çalışanlar ve ekipler için bir sorun değil. Çalışanlarda görülen tükenmişlik sendromu, psikolojik ve fiziksel etkileri nedeniyle ABD şirketlerine her yıl yaklaşık 125 milyar ila 190 milyar dolar arasında sağlık harcamasına mal oluyor.

İş yerinde tükenmişlikle mücadele etmenin ve iş-yaşam dengesini iyileştirmenin bir yolu var mı? Aşağıdaki ipuçları yardımcı olabilir:

• Esnek çalışma seçenekleri sunun. Örneğin, çalışanlar bazı günler uzaktan veya haftada dört gün çalışabilirler.
• Yöneticiler, ofiste geçirilen zamana odaklanmak yerine, verimliliği ve proje ilerlemesini ölçmelidirler.
• Takım üyelerini mola vermeye ve tatile çıkmaya teşvik edin.
• Ekibinizin işten kopmasına izin verin. Örneğin, işten çıktıkları zaman onlarla iletişime geçmeyin.
• Çalışanların iş yüklerini düzenli olarak değerlendirin ve bu yükü nasıl yönettiklerini sorun.
• Çalışanlara, yaşadıkları topluluklarda gönüllü çalışmalar yapmaları için zaman tanınmalıdır.
• Çalışanlara işten tamamen uzaklaşmaları için daha fazla izin vermeyi düşünün.
• Çalışan ebeveynlere daha fazla destek seçeneği sunun.

Genel olarak, çalışanların hayatlarında denge için daha fazla zamana sahip olmaları onları daha mutlu ve daha az stresli hale getirecektir. Ve nihayetinde bu, verimliliklerini artıracaktır.

4. Risk almayı teşvik edin

İnovasyon ve büyüme kültürünü teşvik etmek için risk almak şarttır. Risk almaya teşvik edilen kişiler, daha yaratıcı düşünmeye ve yeni olasılıkları keşfetmeye daha yatkın olurlar.

Yenilikçiliğe yardımcı olmanın yanı sıra, sürekli iyileştirmeye de katkıda bulunabilir. Sonuç olarak, şirket değişen koşullara uyum sağlayabilir ve rekabet gücünü koruyabilir.

Ancak birçok işletme için çalışanları risk almaya teşvik etmek zor bir görev olabilir. Çalışanları risk almaya teşvik etmek için işletmeler şunları yapabilir:

• Destekleyici ve güvenli bir ortam oluşturun. Kendilerini güvende ve desteklenmiş hisseden çalışanların risk alma olasılığı daha yüksektir. Başarısızlığı bir hata olarak görmek yerine, destekleyici bir ortam denemeyi teşvik eder.
• Çalışanlarınızı takdir edin ve ödüllendirin. Çalışanları ödüllendirerek ve çabalarını takdir ederek, bu çabalar her zaman karşılığını vermese bile, hesaplanmış riskler almaya motive etmek mümkündür.
• Eğitim ve gelişim fırsatları sağlayın. Çalışanların işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri için doğru beceri ve bilgiye ihtiyaçları vardır. Onlara eğitim ve gelişim yoluyla yeni beceriler öğrenme ve mevcut becerilerini geliştirme fırsatları sunun.

5. Çalışanlarınızın geri bildirimlerini ciddiye alın.

Şirketler genellikle çalışanların sonradan etkileme şansı bulamadığı kararlar alırlar. Önemli kararlar çalışanların görüşleri alınmadan verildiğinde kendilerini ihmal edilmiş ve dışlanmış hissetmeleri yaygındır. Bu da motivasyon eksikliğine ve genel mutsuzluğa yol açar.

Çalışanları mutlu ve verimli tutmanın sırrı, onları dinlemek ve geri bildirimlerini istemektir. Çünkü çalışanların işlerini nasıl algıladıkları açısından bu basit eylem büyük bir fark yaratabilir.

Çalışanların önerilerini göz ardı etmek yerine, onları dikkate almayı düşünün. Ayrıca, özellikle karar onları etkileyecekse, çalışanlarınızın karar alma sürecine en başından itibaren dahil olmalarını sağlayın.

Bu adımlar, çalışanlarınıza onların görüş ve fikirlerine değer verdiğinizi gösterecektir. Ve daha da önemlisi, onların dinlendiklerini hissetmelerine yardımcı olacaktır.

6. Aşırı detaycı yönetime son verin.

Çoğu lider, mikro yönetimin en iyi liderlik yöntemi olduğu yanılgısına kapılır. Onlara göre, çalışanlara görevler atamak ve çalışanları mikro yönetmek, daha yüksek verimliliğin anahtarıdır. Ve bazen mikro yönetim gereklidir.

Ancak, gereksiz yere aşırı kontrol uygulandığında tam tersi bir etki de ortaya çıkabilir. Bu nedenle, çalışanların kendilerini yetkilendirilmiş hissetmeleri için işverenlerin onlara güvenmesi gerekir. Bunu başarmanın bir yolu da onlara görevleri üzerinde tam kontrol sağlamaktır.

İnsanların mutluluğu ve verimliliği, bir miktar hareket özgürlüğüne sahip olmalarına bağlıdır. Başka bir deyişle, çalışanlar özerklik isterler. Sonuç olarak, daha ilgili, üretken ve mutlu olurlar.

7. Gerçekçi son tarihler belirleyin.

Çalışanlarınızın belirli bir tarihe kadar bir projeyi tamamlamasını veya bir hedefi gerçekleştirmesini istiyorsanız, şunları anlamalarını sağlayın:

• Projenin nasıl sonuçlanmasını istiyorsunuz?
• Başarıyı hangi ölçütlerle değerlendiriyorsunuz?
• Bu hedefe ulaşmak için hangi adımlar atılmalıdır?
• Hedefe makul bir süre içinde ulaşılabilir mi?
• Çalışanın veya ekibin iş yükü yönetilebilir mi ve başka hangi projelerle ilgileniyorlar?
• İlerlemenin ölçüsünü nasıl alacaksınız?

Başka bir deyişle, her çalışanın hedefi SMART (Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamanında) olmalıdır.

8. Toplantılarınızı optimize edin.

Toplantılar sadece can sıkıcı değil, aynı zamanda verimliliği en çok düşüren faktörlerdir.

Toplantılar kaçınılmaz bir zorunluluksa, o halde seçenekleriniz neler?

Çok kolay. Toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için şunları yapın:

• Toplantının gerekli olup olmadığını kendinize sorun. Bir toplantı gerçekten zaman kaybına yol açabilir, bu nedenle gerçekten gerekli olduğundan emin olmak önemlidir. Aynı amaca ulaşabiliyorsanız, bunun yerine e-posta, Slack mesajı göndermeyi veya telefon görüşmesi yapmayı düşünün.
• Toplantı için net bir amaç ve gündem belirleyin. Toplantının sonunda neyi başarmayı umuyorsunuz? Hangi konular görüşülecek? Toplantının doğru yolda ilerlemesi için net bir gündem ve amaç belirlemek önemlidir.
• Gündemi önceden gönderin. Böylece herkes hazırlıklı gelme ve anlamlı bir şekilde katılma fırsatına sahip olacaktır.
• Toplantıyı zamanında başlatın ve bitirin. Zaman herkes için değerlidir, bu yüzden lütfen saygı gösterin.
• Toplantılar çok uzun sürmemeli. Planlanan toplantı süresini yaklaşık 30 dakika ile sınırlayın.
• Herkesin katılımını teşvik edin. Bir veya iki kişinin konuşmaya hakim olmaması gerekir.
• Dikkat dağıtıcı unsurlardan kaçının. Sessiz bir yerde buluşun ve telefonlarınızı ve dizüstü bilgisayarlarınızı kapatın.
• Toplantının kilit noktalarını ve sonraki adımları özetleyin. Bu, herkesin aynı doğrultuda ilerlemesine yardımcı olacaktır.
• Toplantıdan sonra takip edin. Önemli noktaları ve sonraki adımları kısaca bir e-posta veya notla özetleyin.

9. Olumlu bir çalışma ortamı yaratın.

Olumlu bir çalışma ortamı yaratmak zor olabilir, ancak çalışanları motive eden bir ortam oluşturmak her zamankinden daha önemli. Deloitte’un araştırması, çalışanların %88'inin ve yöneticilerin %94'ünün olumlu bir kurumsal kültürün bir şirketin başarılı olması için önemli bir faktör olduğuna inandığını ortaya koydu.

Şeffaflık ve açık diyalog, sorunların içe kapanmaması ve olumsuz duyguların yeşermemesi için kilit önem taşımaktadır. Şeffaf bir çalışma ortamı, insanların iş yerinde her şeyi tartışmalarına ve olumsuz sorunlarını misilleme korkusu olmadan dile getirmelerine olanak tanır.

İş yerini olumlu bir çalışma ortamı haline getirmenin başka kolay yolları var mı? Gülümseyin. Bu, mutluluğu ve pozitif enerjiyi iletmenin kolay bir yoludur. Ayrıca, mutluluk bulaşıcı olduğundan, gülümsemenizle başkalarını da mutlu edersiniz.

10. Başarıyı kutlayın.

İnsan olarak, anlamlı bir katkıda bulunup bulunmadığımız konusunda doğal olarak meraklıyız. İyi davranışlarınızı ne kadar çok insan fark ederse, o davranışı sürdürme olasılığınız da o kadar artar.

Bireysel, takım ve şirket başarılarını takdir etmek, başarınıza katkıda bulunan çalışanlarınızı ödüllendirmenin önemli bir parçasıdır. Bonuslar ve özel avantajlar ne kadar güçlü olursa olsun, takdir de aynı derecede etkili bir motivasyon kaynağıdır.

Çalışanlarınızı takdir etmenin herhangi bir yolu var mı?

• En popüler seçenek parasal ödüllerdir.
• İş yerinde esneklik veya daha fazla izin.
• “Teşekkür ederim” demek, çalışanların moralini yükseltmek ve kendilerini değerli hissetmelerini sağlamak için çoğu zaman çok şey yapabilir.

Şunu belirtmekte fayda var ki, bizi motive eden ve heyecanlandıran şeyler her birimiz için kişiseldir. Bir yönetici olarak, ekibinizin her üyesinin neyi anlamlı bulduğunu anlamanız gerekir.