Bu haftaki yazım, patronlar ve liderler kadar, şirket çalışanlarının da notlarına eklemesi gereken maddeleri barındırıyor!
Çalışanlarınız sadece maaş için mi orada, yoksa şirketinizin hayatta kalması için mi? Aradaki fark, ay sonunda yatan rakam değil, gün içinde aldıkları geri bildirimdir. Eleştiriyi kişiselleştirmeden, savunma mekanizmalarını devreye sokmadan ve en önemlisi ‘boş gaz’ vermeden ekip yönetmenin 12 altın kuralını masaya yatırıyoruz. Teoriyi bırakalım, pazartesi sabahı ofiste anında uygulayacağınız pratiklere geçelim.
Moral bir şirketin başarısının hayati bir bileşenidir.
Öncelikle, yapılan çalışmalara göre, çalışan moralinin yüksek olduğu ofisler ve şirketlerde verimlilik, etkinlik ve iş kalitesinin arttığı görülmektedir.
Ayrıca, şirketiniz zor zamanlar geçirirse, çalışanlarınız şirketin hayatta kalması için ihtiyaç duyduğu desteği sağlayabilir. Örneğin, moral düşük olduğunda, kimsenin, şirket için daha çok çalışması olasılığı düşüktür. Öte yandan, iş morali yüksek olduğunda, aynı çalışanların şirketin başarılı olmasına yardımcı olma olasılığı daha yüksektir.
Sağlam bir şirket morali, yetenekli çalışanları çekmenize ve elde tutmanıza yardımcı olarak personel devir oranını düşürür. Sağlıklı bir çalışma ortamı olduğunda çalışan morali çok daha yüksektir. Bu da olumlu enerjiyi teşvik eder ve çalışanlarınızı işe alım sürecinin önemli bir parçası haline getirir.
Son olarak, olumlu çalışan morali şirketinizin maliyetlerini düşürmeye yardımcı olur. Bu bir domino etkisi gibidir. Çalışan morali ne kadar yüksek olursa, iş kazaları o kadar az olur, devamsızlıklar o kadar azalır ve iş yerindeki stres o kadar düşük olur.
Moral ve geri bildirim arasındaki bağlantı
Çalışan moralini yükseltmenin iyi bir yolu geri bildirim almaktır. Çalışanları dinlemek, onların duyulduklarını hissetmelerini sağlayacak ve onları daha çok motive edecektir. Geri bildirimi uygulayıp uygulamadığınızdan bağımsız olarak, fikirlerini paylaştıkları için çalışanlarınıza teşekkür edin.
Dahası, çalışanların yalnızca üçte biri kariyerlerini geliştirmek için ihtiyaç duydukları geri bildirimi aldıklarını belirtiyor.
- Amerika Birleşik Devletleri’nde çalışanların işe bağlılığının azalması nedeniyle kaybedilen verimliliğin maliyeti her yıl 450–550 milyar dolar arasındadır.
- Geri bildirim almayan çalışanların işe bağlılıklarını kaybetme olasılığı % 40 daha yüksektir.
- Takdir edilmek çalışanların % 78'ini motive ediyor.
- Şirketler daha fazla vasıflı işçi istihdam ettiklerinde, gelirlerini ve kar marjlarını iki katına çıkarırlar.
Bu gerçekler, olumlu geri bildirim kültürünü oluşturmanın ve geliştirmenin sadece yıllık performans değerlendirmeleri sırasında yapılacak bir şey olmadığını göstermektedir. Aksine, çalışan geri bildirimi, yıl boyunca performans yönetimi için önemlidir.
Peki, iş yerinde moral bozmadan nasıl geri bildirim verebilirsiniz? İşte size yardımcı olacak bazı ipuçları.
1-Ekip üyelerinizle düzenli bire bir görüşmeler planlayın
Ekip üyelerinizle düzenli olarak bire bir görüşmeler yapmak, onların kendilerini değerli hissetmelerine yardımcı olabilir. Sonuç olarak, yaşadıkları sorunları dile getirebileceklerdir. Dahası, mevcut veya potansiyel sorunları çözmek için onlarla sürekli olarak çalışabileceksiniz.
Özetle, düzenli toplantılar yaparak şirket çalışanlarınızın kendilerini değerli, saygı duyulan ve dinlenen hissetmelerini sağlayabilirsiniz. Ayrıca, sorunlar kontrolden çıkmadan önce size gelme olasılıkları daha yüksek olur.
2. Ne istediğinizi açıkça belirtin
Geri bildiriminizin etkili olabilmesi için öncelikle yapıcı amacını belirtmeniz gerekir. Başka bir deyişle, geri bildiriminizde hangi alanların ele alınmasının kritik olduğunu ve nedenini açıkça belirtmelisiniz.
Konuşmaya başlarken doğru tonu seçmek çok önemlidir; bu, anında ortamın havasını belirleyecektir. Ayrıca çalışanlarınızın neler olacağını tahmin etmelerini sağlayacaktır. Şu gibi ifadeler kullanın:
- “Bu konuyla ilgili bazı düşüncelerim vardı…”
- “Sizinle görüşmek istediğim özel bir konu var…”
- “Size şunu bildirmem gerektiğini düşünüyorum…”
3. Geri bildirim çok önemli
Zorlu konuşmalardan kaçınmak ve eleştirel geri bildirimi geciktirmek verimsizdir. Hem geri bildirim veren hem de alan kişi belirli ayrıntıları seçici olarak hatırlayacağından, geri bildirim için 24 saatten fazla beklememeniz önerilir.
Risk sermayesi yatırımcısı Ben Horowitz’e göre, bir CEO’nun “yüksek frekanslı geri bildirim” sağlama yeteneği, onu diğerlerinden ayıran bir beceridir. “Her tahmine, her ürün planına, her sunuma ve hatta her yoruma dair bir fikriniz olmalı” diye belirtiyor. Bu sürekli süreç, geri bildirimi kişiselleştirmemenin yanı sıra, insanların kötü haberleri rahatsızlık duymadan tartışabilecekleri bir ortam yaratacaktır.
Horowitz’e göre, “olumsuz geri bildirimi iki övgü dilimiyle sıkıştırmak” kesinlikle yasaktır. Ayrıca geri bildirimin nerede verilmemesi gerektiği konusunda da basit bir kuralı var: “İnsanları meslektaşlarının önünde alaya almayın.”
İnsanlara sert eleştiriler yöneltmek, onların en arzu edilen özelliklerini ortaya çıkarmaz. Geri bildirim verirken iki yönlü konuşmalar yapmak önemlidir. Geri bildirim seansında sorular ve ifadeler arasında % 50-% 50 bir denge kurulmasını önerilir.
4. Yapıcı düşünün
Çalışanlarınıza olumlu geri bildirim vermek, onları övmekten daha fazlasını içerir. Bu süreç aynı zamanda hata yaptıklarında onlara bunu söylemeyi de kapsar.
Çalışanlarınızı azarlamak bunu başarmanın doğru yolu değildir. Genellikle insanlar ellerinden gelenin en iyisini yapmaya çalışırlar. Bu nedenle, çalışanlarınızı her hata yaptıklarında azarlarsanız, çalışanlarınız kapıya doğru koşacaklardır.
Çalışanlarınızı eleştirmek yerine, onlara yapıcı geri bildirim ve çözümler sunun. Bu, çalışanlarınızın sadece hatalarını sıralamak yerine, onları başarıya doğru yönlendirdiğinizi hissetmelerini sağlar.
5. Olumlu kalın ama abartmayın
Çalışanlarınıza yapıcı eleştiri vermek faydalıdır, ancak içten olmayan övgüler vermek doğru değildir. Kalpten gelmeyen övgü, aşırı hevesli eleştiri kadar rahatsız edicidir. Çalışanlarınızı gereksiz ve küçümseyici bir şekilde överseniz, ilham almak yerine cesaretleri kırılacaktır.
Kısacası, iyi yapılmış bir iş boş övgüyü hak etmez.
6. Kişisel algılama
Kendilerini saldırıya uğramış veya kişisel olarak eleştirilmiş hisseden çalışanlar hızla motivasyonlarını kaybederler. Bireyin çalışma yöntemlerine doğrudan odaklanmak yerine, ele alınması gereken soruna odaklanın. Ardından, bu sorunu birlikte nasıl çözebileceğinizi tartışın.
7. İleri Besleme
Olumlu geri bildirimler genellikle geçmişe bakılarak verilir.
İleriye dönük geri bildirim, geleceğe yönelik öneriler sunar ve bu da onu güçlü kılan şeydir. Başka bir deyişle, bunlar “gelecek için olumlu önerilerdir.”
İleri besleme kuralları basittir:
- Geçmişe dair geri bildirimlere izin verilmiyor.
- Burada yargılama veya eleştiri yok.
Bu kurallara göre basit bir süreç izlenir:
- Hayatlarını olumlu yönde etkilemek için, davranışlarınızdan birini değiştirmeyi seçin.
- Bu davranışı başkalarına açıklayın.
- Çalışanlarınızın davranışlarını daha iyi yönde değiştirmek için iki öneri alın.
- Duyduğunuz öneriler hakkında yorum yapmayın. Bunun yerine not alın.
- Önerileri için herkese teşekkür edin..
- Diğer takım üyelerinden olumlu öneriler almaya devam edin.
Bu basit adımlar, geri bildirim verme şeklinizden tamamen farklıdır. Örneğin, İleri Besleme (Feed Forward) yöntemini kullandığınızda, tüm ekibin deneyim ve fikirlerinden yararlanabilirsiniz.
Ek bir fayda olarak, bu durum geçmişe dair yargıları geleceğe dair iyimserlikle değiştiriyor. Ayrıca, gelecek kesin olarak belirlenmiş olmadığı için, geri bildirimlerden elde edilen çıkarımların herhangi birine göre harekete geçmek mümkün.
8. Dürüst olun
Gerçek bir lider, çalışanlarının mesleki gelişimini önemser. Samimi bir ilgiyle yapıcı ve olumlu geri bildirim vermek harikalar yaratır. Çünkü bu onların çıkarına olduğu için, çalışanlarınız neden belirli geri bildirimler verdiğinizi anlayacaklardır.
Unutmayın, insanların sahte bir ilgi ve şefkat gösterdiğinizi anlamaları kolaydır. Bunu sizden hissettikleri sürece, geri bildiriminizin anlamlı ve kalıcı bir etkisi olmayacaktır.
Kısacası, dürüstlük ve doğruluk her şeyden daha değerlidir.
9. Çalışanlarınızı tanıyın
İdeal olarak, çeşitliliğe sahip bir ekibiniz olmalıdır. Bu, homojen olmadıkları anlamına gelir. Bu nedenle, bazı ekip üyeleriniz kalın bir deriye sahipken, diğerleri daha hassas olabilir.
Ekip üyelerinizi bire bir görüşmelerde, molalardaki gayri resmi sohbetlerde veya ofis partilerindeki sosyalleşmelerde tanıyın. Bunu yapmak, kişilik tiplerini öğrenmenizi ve uygun geri bildirimler vermenizi sağlar.
Diyelim ki, ağlamaya, savunmaya geçmeye veya sinirlenmeye meyilli bir çalışana yapıcı eleştiri sunmanız gerekiyor. Toplantıya hazırlanmak için biraz daha fazla zaman ayırmanız gerekebilir. Özellikle, olumlu geri bildirimi nasıl ileteceğinizi ve çalışanın tepkisine nasıl yanıt vereceğinizi planlayın.
- Çalışanın öfkeli veya duygusal olması durumunda sakin ve etkili bir yanıt verilmelidir.
- Çalışan saygılı bir şekilde konuştuğu sürece onu dinleyin.
- Çalışanın bağırması veya uygunsuz davranması durumunda toplantıyı sonlandırmakta sakınca yoktur, ancak duygular yatıştıktan sonra bir takip toplantısı planlayın.
- Çalışanın duygusal yapısı nedeniyle sonraki adımlar konusunda sizinle iş birliği yapamayacak durumda olması halinde, bir takip toplantısı ayarlamaya hazır olun.
- Çalışan suçu başkasına atıyorsa veya savunmacı bir tavır sergiliyorsa, bu davranışı da ele alın. Sorumluluk almak, çalışanın başarılı olmasına yardımcı olmanın anahtarıdır; bu nedenle savunmacı tavrın çalışanın diğer sorunları ele almasını engellediğini unutmayın.
- Çalışanın yapıcı eleştirilere tekrar tekrar olumsuz tepki vermesi durumunda, bu eleştirileri daha verimli bir şekilde nasıl algılayabileceği konusunda onunla görüşün.
10. Hemen bir yanıt beklemeyin
Olumlu geri bildirim vermek, sadece kendinizi ifade etmekten daha fazlasıdır. Çalışanlarınızın da dinlenmeye ihtiyacı var. Geri bildirim verdikten sonra, onların yanıtını beklerken sessiz kalın.
Tereddüt ettiklerini fark ederseniz, onlara “Ne düşünüyorsunuz?” veya “Bu konuda ne hissederdiniz?” diye sorun
11. Minnettarlığınızı ifade edin
Bir çalışanın emeğini takdir etmek, saf övgüdür. Nedenini de ekleyerek yapıcı geri bildirim veriyorsunuz. Ve daha da önemlisi, dürüst ve değerli bir mesaj iletiyorsunuz.
Çalışanlarınız harika bir iş çıkardığında takdirinizi göstermeyi unutmayın ve çalışmalarının şirketin genel başarısını nasıl etkilediğini onlara her zaman bildirin.
12. Muhteşem bir şekilde bitirin
Son adım olarak, olası gergin konuşmaları sonlandırmak için iyi giden şeyleri vurgulayın.
Örneğin, toplantınızdaki olumlu geri bildirimleri özetleyebilir veya olumlu noktaları tekrarlayarak iyileştirme için sonraki adımları teşvik edebilirsiniz. Ekip üyelerinizin sizinle yaptıkları görüşmelerden olumlu bir şekilde ayrılmalarını sağlarsanız, çabalarının yerle bir edildiğini hissetmek yerine motive olurlar. Ayrıca, yapıcı eleştirilere daha açık olurlar.
