Ne kadar uğraşırsanız uğraşın, mesai saati içinde mutlaka dikkatiniz dağılacaktır. Yapılan araştırmalara göre, çalışanların %99'u kişisel çalışma alanlarında dikkatlerinin dağıldığını söylüyorlar. Ve bir ekip üyesinin dikkati dağıldığında, mutlaka verimliliği düşer.

Kontrolünüz dışında olan dikkat dağıtıcı unsurlar olsa da, ekibinizin kesintilerden kaçınmasına yardımcı olabileceğiniz birçok farklı yol var.

1. Dikkat dağıtıcı unsurlarla başa çıkmak için resmi bir süreç oluşturun

Yazar Ben Brearley, “Eğer ekibinizin her gün aynı şeylerle meşgul olduğunu fark ederseniz, bununla başa çıkmak için bir süreç başlatmanın veya mevcut bir süreci güçlendirmenin zamanı gelmiştir” diyor.

Örneğin, “şirketinizdeki kişilerin sürekli olarak belirli bir yardımsever iş arkadaşına doğrudan başvurduğunu fark ettiniz mi?” Eğer öyleyse, “bu talebin bunun yerine bir destek birimine gönderilmesini sağlayacak bir süreç başlatabilirsiniz.”

Brearley’nin önerdiği bir diğer alternatif ise “bir aracı görevlendirmek”tir. Bu aracı, yani siz, “etkili çünkü rahatsız edici bir engel oluşturuyor.” Bir iş arkadaşınızı rahatsız etmek ve ardından başka bir sohbete dalmak yerine, size gelmek zorunda kalıyorlar. Bu da sorunu kendi başlarına çözmelerini sağlamak için yeterli.

2. Belirli hedeflerle net amaçlar belirleyin

Freedom Kurucusu Fred Stutzman, “Bazı çalışanların dijital dikkat dağıtıcı unsurlar nedeniyle verimliliklerinin düştüğünü fark ederseniz, performanslarına ilişkin beklentileriniz konusunda şeffaf ve doğrudan olmanız faydalı olur” diyor. “Bildirimlerle ne kadar çok kez kesintiye uğradıklarının ve bunun uzun vadede çalışmalarını nasıl etkileyebileceğinin farkında olmayabilirler.”

Ayrıca, ekibinize odaklanmaları için net yönergeler ve ölçülebilir hedefler verdiğinizde, onların doğru yolda kalmaları için motivasyonlarını artırmaya yardımcı olabilirsiniz. Bu durum, iş yerindeki yaygın dikkat dağıtıcı unsurlara yenik düşmelerini önlemenin basit bir yoludur.

3. İş yerini yeniden tasarlayın

Kontrol edemeyeceğiniz bazı dikkat dağıtıcı unsurlar olsa da, bu onlardan biri değil. Bu, üzerinde en çok etkiye sahip olduğunuz alan olabilir. Peki nereden başlamalı?

Eğer açık ofis düzenine sahipseniz, bunu değiştirmek isteyebilirsiniz çünkü bu tür ofisler pek işe yaramıyor. Araştırmalar “bu tür ofislerin yüz yüze etkileşimi %73 oranında azalttığını ve e-posta etkileşimini %67 oranında artırdığını” gösteriyor. Bunun sebebi ne? “Açık ofisin dikkat dağıtıcı gürültüsü, çalışanların kulaklıklarıyla kendilerini dış dünyaya kapatmalarına ve gizlilik eksikliği nedeniyle sorularını meslektaşlarına e-posta yoluyla iletmelerine yol açıyor.”

Daha az dikkat dağıtıcı bir çalışma ortamı yaratmanın diğer yolları nelerdir? Ekibinizden telefonlarını sessize almalarını isteyerek ve kötü aydınlatmadan vazgeçerek gürültü kirliliğini azaltın. Ayrıca, onlara ayakta çalışma masaları gibi ergonomik mobilyalar sağlayın ve çalışma alanlarını kişiselleştirmelerine izin verin.

4. “Kesintisiz” zaman dilimleri ve “toplantısız” günler belirleyin

Herkesin kendine özgü biyolojik verimli zamanları olduğu için, ekibinizin ne zaman rahatsız edilmek istemediğini öğrenmenizi öneririm. Bunu bir anket veya soru formu doldurarak ya da doğrudan sorarak yapabilirsiniz. Bu herkesi memnun etmeyebilir, ancak ekibinizin birbirini kesinlikle gerekli olmadıkça rahatsız edemeyeceği “kesintisiz” dönemleri ne zaman uygulayacağınıza dair bir fikir verebilir.

Ayrıca, toplantılar en büyük dikkat dağıtıcı unsurlardan biri olduğu için, onları yalnızca belirli günlerde yapın ve “toplantısız” günler belirleyin. Ancak, bir toplantı yapmanız gerekiyorsa, bunun gerekli, kısa ve öz olduğundan emin olun.

5. Dikkat dağıtıcı unsurları engelleyen uygulamalar önerin

Şirket çalışanlarınız masaüstü veya akıllı telefon bildirimlerini görmezden gelme iradesine sahip değilse, belirli zamanlarda dikkat dağıtıcı uygulamaları veya siteleri engelleyen uygulamaları kullanmalarını önerin.

6. Acil durumlar için bir plan oluşturun

Ekibinize telefonlarını veya e-postalarını kontrol etmek için belirli zamanlar ayırmalarını önermiş olsanız bile, bu cazibeye karşı koyamayabilirler. Özellikle acil bir konuda bu durum daha da geçerlidir. Örneğin, çalışanlarından birinin annesi hastanede ve sürekli olarak telefonunu kontrol edip haber bekliyor.

Bilgisayarlarda, telefonlarda ve tabletlerde kullanımı kolay bir ayar, diğer tüm bildirimleri engelleyerek yalnızca acil mesajların geçmesine izin verebilir. Ayrıca belirli göndericilerden (örneğin patronunuzdan) gelen tüm e-postaların acil olarak görünmesi yerine, şirket içindeki herkesin bir e-postayı acil olarak işaretleyebilmesini sağlamakta farklı bir süreç olabilir.

Önemli olan bunu ölçülü kullanmaktır. Eğer biri tatildeyse, lütfen onlarla e-posta yoluyla iletişime geçmeyin. Acil bir durum söz konusuysa, arayın veya mesaj atın.

7. Ekibinizi aşırı yüklemekten kaçının

Ekibinizi bunaltmaktan kaçınmanın iki yolu var. Birincisi, onlara çok fazla iş yüklemeyi bırakmak. Bu, çoklu görev yapmaktan ve şu anda öncelikli olmayan görevler hakkında endişelenmekten kaçınmanın basit bir yoludur. Onlara başka bir şey atamadan önce başladıkları işi bitirmelerine izin verin.

İkinci yol ise bilgi bombardımanıdır. Bu, onları aynı anda çok fazla bilgiyle bombardımana tutmak anlamına gelir. Bu da zihinsel olarak ve verimlilik açısından düşüşlere neden olur.

8. Daha uzun molalar verin

Gözleriniz sizi yanıltmıyor, “çalışanlarınıza daha uzun molalar vermek sizin lehinize olabilir.” Salary.com’un bir raporunda belirtildiği gibi, “iş yerinde zaman kaybettiğini itiraf eden çalışanlar, en yaygın zaman kaybı faaliyetlerinin diğer iş arkadaşlarıyla konuşmak (%43), çevrimiçi aktiviteler (%34) mesajlaşma ve kişisel telefon görüşmeleri (%4) olduğunu söyledi.”

Gördüğünüz gibi, ankete katılan çalışanların neredeyse yarısı diğer iş arkadaşlarıyla sohbet ederek zaman kaybettiğini, üçte birinden fazlası ise internette gezindiğini söylemiş. Bunlar, iş günü boyunca hepimizi cezbeden yaygın zaman kaybı aktiviteleridir. Peki bunun sebebi ne? Zihnimiz bize “odaklanmamızı yeniden kazanmak için bir molaya ihtiyacımız olduğunu” söylüyor.

Çalışanları daha fazla çalışmaya zorlamak yerine, onlara daha uzun molalar vererek bu zaman kaybına yol açan aktiviteleri mesai saatleri dışında yapmalarını ve iş gününün geri kalanına hazırlanmalarını sağlamak daha iyi sonuçlar verebilir.

Dikkat dağıtıcı unsurlar kaçınılmazdır. Ancak, mola verme isteğine karşı koymak yerine, ekibinizi mola sürelerini en az 30 dakika artırmaya teşvik edin.

9. Esnekliğe izin verin

Dikkat dağıtıcı şeylerin ortaya çıkmasının, mola vermeniz gerektiğinin bir işareti olduğunu hatırlıyor musunuz? Bazen bu, en verimli olduğunuz saatlere karşı çalıştığınız anlamına da gelir. Örneğin, gece kuşuysanız, kendinizi erken kalkmaya ve sabahın ilk saatlerinde çalışmaya zorlamak verimsiz olur.

Ama hepsi bu değil. Esneklik, ekibinizin ofiste kimse yokken veya uzaktan çalışıyorlarsa evlerinde çalışabilmesi anlamına da gelebilir. Ortam sessiz ve sakin olduğu için, arka plandaki konuşmalar veya yoğun telefon bildirimleri gibi dikkat dağıtıcı unsurlar olmadan odaklanabileceklerdir.

10. Zaman yönetimi eğitimi verin

Yazar John Hall, “Bazıları zaman yönetimi eğitiminin işe yaramadığına inanıyor. Bir yandan, özellikle geleneksel teknikler söz konusu olduğunda bunun neden doğru olduğunu anlayabiliyorum.” diyor. Ancak, “Bunun bu fikri tamamen bir kenara atmak anlamına geldiğini de düşünmüyorum.”

“Örneğin, üniversiteden yeni mezun olmuş bir çalışanı ele alalım.” “Ona önceliklendirme, organize etme ve iletişim kurma gibi gerekli zaman yönetimi becerileri öğretilmiş olduğundan şüpheliyim.” Bu durumda, “onları bir zaman yönetimi kursuna göndermek veya etkili bulduğunuz teknikler konusunda onlara rehberlik etmek isteyebilirsiniz.”

“Üstelik, denedikleri bir teknik işe yaramazsa, başka bir teknik denemelerini önerin” diye ekliyor John. Bu, sizin için iyi çalışan bir sistem geliştirene kadar sürekli ayarlamalar yapmanız gerektiği anlamına gelir. Bu nedenle, çalışanlarınıza bunu bildirin ve “farklı yöntemler denemeye devam etmeleri için onları teşvik edin.”