Hayal edin, cuma akşamı ve sizden başka herkes eve gitmiş. Yorgun olmanıza rağmen, kendinize sürekli “30 dakika daha” diyorsunuz. Birdenbire iki saat daha geçmiş ve 10 saatlik bir çalışma günü geçirmiş oluyorsunuz. Hafta sonuna başlamanın ne güzel bir yolu, değil mi?

Bu size tanıdık geliyorsa, iş yükü fazlalığı yaşamış olma ihtimaliniz yüksek. Amerikan Stres Enstitüsü’nün tahminlerine göre çalışanların % 80'i işle ilgili stresle mücadele ediyor, yani bu konuda yalnız değilsiniz. Ayrıca, neredeyse yarısı bu stresle başa çıkmak için desteğe ihtiyaç duyduğunu söylüyor. Dolayısıyla, yardıma ihtiyacı olan o yaklaşık % 50'lik kesimin içindeyseniz, işte deneyebileceğiniz bazı verimlilik ipuçları. O halde, aşırı çalışmanın ve stresin verimliliğinizi nasıl düşüreceğini öğrenelim.

Her şeyi yapamayacağınızı kabul etmekte sakınca yok

Bazılarımız yeteneklerimizi abartma eğilimindeyiz. Üstlendiğimiz sorumluluk arttıkça, iş yerinde yarattığımız stres de artar ve bu durum performansımızı olumsuz etkiler.

Dolayısıyla, her şeyi tek başınıza yapamayacağınızı kabul etmelisiniz. Bunu başlangıç noktası olarak alırsak, ilerleme kaydetme konusunda ciddiyseniz daha iyi çözümler aramalısınız.

Hayat, işlerin planlandığı gibi gitmediği zamanlarla doludur. Hem profesyonel hem de kişisel hayatınızda, neyin yolunda gitmediği konusunda kendinize karşı dürüst olmalısınız.

İşe yarayan ve yaramayan şeyler hakkında doğruyu söylemeyi pratik ettikçe ilerlemeniz hızlanacaktır.

İki tane yapılacaklar listesi yazın

Haftalık yapılacaklar listenizi pazar akşamı veya haftanın başlamasından bir gün önce hazırlayın. Sadece bugünün değil, tüm haftanın yapılacaklarını da görebileceğiniz bir haftalık takvim oluşturduğunuzdan emin olun. Bu, gerektiğinde işleri yeniden düzenlemenizi sağlayacaktır. Ayrıca, gerekirse zaman kazanabileceğiniz yerleri görmek de daha kolay olacaktır.

Bir sonraki adım, ertesi gün için bir yapılacaklar listesi oluşturmaktır. Pazartesiden cumaya çalıştığınızı varsayarsak, bunu pazar gününden perşembe gününe kadar her gün yapacaksınız.

Özetle, günlük ve haftalık yapılacaklar listenizi her gece düzenleyin. Bunu yaptığınızda, aşağıdaki soruları yanıtlayabilirsiniz:

  • Görevlerinizi tamamlamak için doğru yolda mısınız?
  • Değiştirilmesi gereken bir şey var mı?

Ayrıca, eğer sakin bir günse, yarının listesinden bir şeyi çıkarıp yarın üzerinde çalışabilirsiniz.

Alarmları ve takvim uyarılarını ayarlayın

Bu yöntemi sadece yapılacaklar listesi oluşturmak için değil, yaklaşan toplantı ve etkinlikleri takip etmek için de kullanabilirsiniz.

Diyelim ki Google Takvim’de bir etkinliğe davet aldınız ve Android telefonunuz Gmail hesabınızla senkronize edilmiş durumda. Etkinlik otomatik olarak takviminize entegre edildiği için bir uyarı alacaksınız.

Ancak bazı telefonlar bu işlevi yerine getirmiyor ve tüm etkinlikler için Google Takvim daveti gerekmiyor. Bunun yerine, telefonunuzun takviminde alarmı kurabilir veya tarihi kendiniz işaretleyebilirsiniz. Ardından, bir şeyi unutmuş olabileceğinizi düşündüğünüzde, telefonunuz size hatırlatacaktır.

Sınırlarınızı net bir şekilde belirleyin

Pandemi sırasında evden çalışma, bazı çalışanlara daha fazla kişisel zaman kazandırdı. Bunun sonucunda, iş ve ev arasındaki sınırlar da bulanıklaştı. İş ve özel hayat arasında denge kurmanın önemi birdenbire fark edildi.

İşyeri entegrasyonu, işten tamamen kopmayı ve bağlantıyı kesmeyi zorlaştırabilir. Örneğin, işe gidip gelme zorunluluğu olmadığı için iş günleri uzayabilir ve toplantılar ile iş talepleri normal çalışma saatleri dışında gerçekleşebilir. Sonuç olarak, ofise döndüğümüzde uzun iş günleri, telaşlı işe gidip gelme ve aşırı sorumluluk alma gibi eski alışkanlıklarımıza kolayca geri dönebiliriz.

İş sınırları belirleyebiliyorsanız, bunu yapın ve bunlara uyun. İşte bazı öneriler:

  • Çalışma saatlerinizi başkalarının da görebilmesi için takviminizi onlarla paylaşın.
  • Mümkün olduğunca, belirlenmiş çalışma saatlerinizin dışında iş almaktan veya toplantılara katılmaktan kaçının.
  • Takım arkadaşlarınızın da çalışma saatlerinize saygı duymalarının önemini anlamalarını sağlayın.
  • Her gün öğle yemeği için takviminize bir zaman dilimi ekleyin.
  • İş arkadaşlarınızın her gün size ulaşabileceği bir zaman belirleyin ve buna uymaya çalışın.

Gün boyunca molalar da çok önemlidir. Kendinizle bağlantı kurmak, vücudunuzu hareket ettirmek ve kısa süreliğine dinlenmek için sabah ve öğleden sonra dinlenme rutinleri oluşturun.

5. Kelime dağarcığınıza “hayır” kelimesini ekleyin

Çoğumuzun daha fazla işe evet deme eğilimi vardır. Ancak hayır diyerek kendinizi zor bir duruma sokarsınız. Başkalarını hayal kırıklığına uğratmak istememenin yanı sıra, başkalarına yardım ederek güven ve sorumluluk duygusu oluşturabilirsiniz. Ama önce kendi işlerinizi halletmeniz de iyi olur.

Kapasitenizin dolduğunu ve daha fazla işe hayır demeniz gerektiğini bilirseniz, zihinsel sağlığınızı ve verimliliğinizi koruyabilirsiniz.

İletişim eğitmeni ve koçu Ashira Prossack konuyla ilgili şöyle diyor: “Hayır demenizin nedenini her zaman sağlam bir gerekçeyle açıklamalısınız, bahane değil. Bu, karşıdaki kişinin olaylara sizin bakış açınızdan bakmasına ve tepkisel olmaktan ziyade daha rasyonel bir şekilde yanıt vermesine yardımcı olur.”

Hedeflerinizi acımasızca belirleyin

“Acımasız önceliklendirme, sizi hedeflerinize doğru götürmeyen şeylerin ortadan kaldırılmasıdır” diyor verimlilik koçu Mike Lamb. “Her zaman yapılacak çok şey var, yeterli zaman yok ve zaman yaratılamaz.”

“Dolayısıyla, kısıtlı zamanınızı bilinçli bir şekilde değerlendirmelisiniz” diye ekliyor. “Hedefleriniz konusunda net olmak, zamanınızı nereye yatıracağınızı netleştirir.”

Hedeflerinizi acımasızca belirlemenin anahtarı, görevlerinizi ne zaman bitireceğinize, bunu nasıl yapacağınıza, ilerlemenizi (ve yöneticiler için ekibinizin ilerlemesini) nasıl takip edeceğinize ve teknolojiyi nasıl kullanacağınıza karar vermektir.

Ekibinizin güçlü yönlerinden yararlanın

Daha fazla boş zamanınız olduğunda, her projeye en iyi enerjiniz, odaklanmanız ve güçlü yönlerinizle yaklaşabilirsiniz.

Çözüm, görevleri devretmek veya ekip olarak daha iyi çalışmaktır.

Her bireye özgü güçlü yönler vardır. Projelerin başarıyla tamamlanmasını sağlamak için, tek başına çalışmak yerine ekip halinde çalışmak şarttır. Yeteneklerinize uymayan bir görevi veya projeyi her bıraktığınızda, kendinizi daha fazla fırsata açarken aynı zamanda iş yükünüzü de azaltırsınız. Ek olarak, kendinizi ve çevrenizdekileri güçlendirmiş olursunuz.

En iyi sonuçları elde etmek istiyorsanız, tüm sorumlulukları kendiniz üstlenmek yerine birlikte çalışabileceğiniz birini arayın.

Maksimum miktarı değil, optimum miktarı yapın

Birçok görev askeri hassasiyet gerektirmez; örneğin, “mükemmel” bir e-posta veya blog yazısı yazmak.

Çok sayıda dilbilgisi hatanızı sürekli dile getiren biriyle uğraşmak istemeseniz de, çoğu insan bunları fark bile etmeyecektir.

Ayrıca, okunabilir olduğu sürece çoğu insan hataları önemsemez. Önemli olan tek şey, kelimelerinizle düşüncenizi aktarabilmenizdir.

Özetle, yapmanız gereken kadarını yapın. Ve önemsiz görevlerde mükemmel olmaya çalışarak kendinizi fazla zorlamayın.

Gereksiz toplantılardan kurtulun

İnsanlar her şey için toplantı yapmanın gerekli olduğuna inanma eğilimindedir. Ancak bu, gerçeklerden çok uzaktır.

Kuzey Carolina Üniversitesi tarafından yapılan bir araştırma, çeşitli sektörlerdeki üst düzey yöneticilerin %65'inin toplantılar nedeniyle işlerini tamamlayamadığını ortaya koydu. Ayrıca, katılımcıların %71'i toplantıların verimsiz ve üretkenlikten yoksun olduğunu belirtti. Katılımcıların %64'üne göre ise toplantılar derinlemesine düşünmeye ayrılan zamanı çalıyor.

Gündem olmadan yapılan toplantıların uzun, konu dışı ve verimsiz olması kaçınılmazdır. Başka bir deyişle, gündem sunulmadığı zaman toplantıya gerek yoktur.

Kendinize karşı şefkatli olmayı öğrenin

Zor zamanlarda veya stresli anlarda, kendinize karşı şefkatli olmak hatırlanması gereken en önemli şeydir. Ancak elbette, kötü bir gün geçirirken bunu başarmak hiç de kolay değildir.

Ancak işlerinizi daha yönetilebilir bir şekilde organize ederseniz işler biraz daha kolaylaşır. Ayrıca, tatil günlerinizden yararlanmayı ve bu süre boyunca tamamen bağlantınızı kesmeyi unutmayın.

Ayrıca, size keyif veren aktivitelerle vakit geçirdiğinizden emin olun. Ve günlük olarak rahatlamanın yollarını bulmaya çalışın. Zor bir gün geçiriyorsanız, düzenli molalar verin, iş yükünüzü azaltın ve kendinize karşı nazik olun.

İşin özü şu ki, sonuçta hepimiz insanız.