Zaman kullanımınızı kontrol altına alabilmek için, dijital takviminizi kullanarak zamanınızı takip ve analiz etmenin en iyi üç yolunu anlattığım yazımın ikinci bölümünü sunuyorum.
2. Renk kodlamasına ve zaman blokajına yönelin
Sadece iş toplantılarınızı değil, daha fazlasını analiz etmek istiyorsanız, biraz araştırma yapmanız gerekecek. Ancak, sizin için en uygun sistemlere sahip olduğunuzda, verileri hızla analiz edebileceksiniz. Renk kodlaması, zaman kullanımının benzer bir görsel temsilini elde etmek için basit bir çözümdür.
Herhangi bir dijital takvim, farklı toplantılar veya randevular için farklı renkler atamanıza olanak tanır. Bir renk atadıktan sonra, gününüzün nasıl geçtiğini hızlıca bir bakışta anlayabilirsiniz. Sabahlarınızın şirket içi toplantılarla dolu olduğunu, ancak öğleden sonralarınızın kafanızı dinleyerek çalışmaya müsait olduğunu fark edebilirsiniz. Sabah insanıysanız, kafanızı dinleyerek çalışırken daha fazla konsantre olabilmek ve toplantılar sırasında daha pasif olabilmek için gününüzü tersine çevirmek isteyebilirsiniz.
Takviminizi renklendirmenin yanı sıra, zaman bloklama yöntemini de deneyebilirsiniz. Bu yöntem, tüm gününüzü bölümlere ayırır, böylece her saat kayıt altına alınır. Bu, görsel bir tekniktir, böylece takviminize hızlıca bakıp o zaman diliminin nasıl harcanacağını anlayabilirsiniz. Zaman dolduğunda, öncekini bitirmiş olsanız da olmasanız da bir sonraki göreve geçersiniz.
Zaman bloklama, aslında hiçbir şey yapmadan görevden göreve atlayanlar için iyi bir yöntemdir. Spor antrenmanlarını ödev ve sosyalleşmeyle bir arada yürütmekten bunalmış hisseden öğrenciler için faydalı olabilir. Art arda toplantılara katılan beyaz yakalar, iş hedefleri üzerinde çalışmak için zaman ayırmaktan faydalanabilirler. Bir hafta boyunca zaman bloklama yöntemini deneyin ve belirli görevler için zamanınızın tükendiği zamanları not edin. Bu verileri kullanarak, başka bir şeye ayırdığınız zamanı nasıl azaltabileceğinizi ve daha sonra bu belirli görev için nasıl geri kazanabileceğinizi analiz edin.
3. Takvim denetimi gerçekleştirin
Daha üretken olmak için zamanınızın şu anda nereye gittiğini görmeniz gerekir. Takvim denetimi, saatlerinizi nereye harcadığınızı analiz etmenin ve buna göre plan yapmanın bir yoludur. Bazı insanlar, tüm hayatları boyunca yıllık bir takvim denetimi yaparak, rezervasyon yaptırdıkları kişisel gelişim derslerinden müşteri toplantılarına kadar her şeyi kaydederler. Bazıları ise, her çeyreğin sonunda olduğu gibi, yıl boyunca mini takvim denetimleri yapmayı daha faydalı bulabilir.
Google Takvim’in bir avantajı, randevuları ve toplantıları süresiz olarak kaydetmesidir. Arama özelliği sayesinde, belirli bir kişi, yer veya projeyle ilgili tüm toplantılarınızı hızlıca bulabilirsiniz. Bu, belirli bir görevin ne kadar zaman aldığını yöneticinize açıklamak istediğinizde faydalı olabilir.
Microsoft Outlook kullanıcıları, arşiv sistemi aracılığıyla eski toplantı verilerini kurtarabilir. İlk olarak, “Klasör” sekmesine tıklayın ve “Outlook Veri Dosyasını Aç”a gidin. Orada, açıp yeni bir klasöre taşımayı seçebileceğiniz bir arşiv klasörü göreceksiniz. Apple kullanıcıları da eski toplantılarını iCloud aracılığıyla görüntüleyebilir. Telefonunuzu veya tabletinizi güncellemiş olsanız bile, bilgiler yeni cihazınızla senkronize edilecektir.
Verileri topladıktan sonra kendinize bazı önemli sorular sorabilirsiniz. Yapmayı bırakmak istediğiniz şeyler neler? Haftada 90 dakikanızı markette geçirmek yerine internetten alışveriş yaparak zamanınızı geçirmek daha mı iyi olur ? Egzersiz yapmak veya çocuğunuzun futbol maçlarına gitmek gibi ileride önceliklendirmek istediğiniz şeyler var mı? Görevlerinizi nerelerde azaltabileceğinizi ve zamanınızı nasıl yeniden düzenleyebileceğinizi bilmek, daha üretken bir şekilde ilerlemenize yardımcı olacaktır.
Başlamak için şimdiden daha iyi bir zaman yok
Zamanınızı takip etme fikri göz korkutucu olabilir. Bu görevi daha acil ihtiyaçlar uğruna erteliyor olabilirsiniz, ancak zaman yönetiminin olumlu faydaları olduğunu unutmayın. Muhtemelen daha az stresli ve enerjik hissedecek ve daha iyi sonuçlar elde edeceksiniz. Bunların hepsi, bugün takviminize bakıp zaman kullanımınızı analiz etmeniz için sebepler.
