Yaptığım işi seviyorum ve bunu hafife almıyorum. Ancak aynı şeyleri hissetmeyen çok insan tanıyorum. Aynı zamanda, görevlerimi yapabildiğim kadar hızlı ve çabuk yapmak istediğim günler çoğunlukta. Bu nedenlei görevleri tamamlamak için ortalama hızımızı nasıl artıracağımız bu haftaki yazı konumuz. İşleri hızlandırmak istememin nedeni, tatile gitmek gibi başka planlarım olması ya da edindiğim yeni bir hobiye daha fazla zaman ayırmak olabiliyor. Kesin sebep ne olursa olsun, sadece işleri hızlandırmak istiyorum, böylece işimi halledip günüme devam edebilirim. Ancak kaliteden ödün vermeden bu hedefe nasıl ulaşabilirim? Zamana karşı çalışın Parkison Yasasını duydunuz mu? İngiliz donanma tarihçisi C. Northcote Parkinson’a atfedilen, “Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.” diyen bir özdeyiştir. Bunun için nasıl daha hızlı çalışabileceğimizi bilmek isteriz. Diyelim ki belirli bir görev üzerinde çalışmak için iki saat ayırdınız. Ya da daha da kötüsü, belirli bir zaman dilimi de ayırmadınız. O zaman bu görevi tamamlamak gerekenden daha uzun sürecektir. Demek istediğim, bir şeyi halletmek için tüm zamanınız varmış gibi göründüğünde, elbette işleri daha yavaştan alacaksınız. Parkinson Yasasıyla savaşmanın en kolay yolu, bir görevi tamamlamak için uygun zamanı engellemektir. Bu nedenle, bir rapor yazmanız üç saatinizi alıyorsa, yalnızca bu sorumluluk için takviminize üç saat ayırın. İlk önce zamanınızı birkaç hafta erken takip etmenizi öneririm. Bu, zamanı nasıl harcadığınızı daha doğru bir şekilde anlamanızı sağlayacak ve böylece gerçekçi bir şekilde zamanı engelleyebileceksiniz. Ancak işleri hızlandırmak istiyorsanız zamana karşı çalışın Bu durum neredeyse bir oyun oynamak gibi. Bir rapor yazmanın genellikle üç saat sürdüğünü biliyorsanız, kendinize 2 saat gibi daha kısa bir zaman aralığı verin. Kendinize bu şekilde meydan okumak sizi daha hızlı çalışmaya teşvik edecektir. Siimon Reynolds’ın Forbes’ta belirttiği gibi, “bu şekilde devam ederseniz akışı daha sık yaşayacaksınız.” Deneyebileceğiniz başka bir numara da gününüzü erken bitiriyormuş gibi yapmaktır. Örneğin sabah 11 gibi “Bu noktada eve gitmeniz gerektiğini bilseydiniz, aynı zaman diliminde yine de bazı değerli işler elde etmek isteseydiniz, ne yapardınız?” Reynolds’un bu konuda görüşleri şöyle; “ Küçük bir liste oluşturun ve hemen bu önemli görevlere başlayın.” Bu “tekniği kullanmak harika çalışıyor çünkü sizi neyin önemli olduğu konusunda hızlı bir şekilde harekete geçmeye zorluyor.” Benzer bir durum, 4 günlük bir çalışma haftası uygulamak olacaktır. 4 günlük bir çalışma haftasında daha az saat çalışıyor olmanız, daha az verimli olmanız gerektiği anlamına gelmez. İş programınızı azaltmanın, çalışmak için harcayabileceğiniz zamanı azaltacağını bildiğinize göre, daha verimli çalışmaya odaklanıp odaklanamayacağınıza bakın. Daha hızlı çalışmamızı engelleyen en güçlü iki kuvvet; erteleme ve mükemmeliyetçiliktir. Hepimiz bir yapılacaklar listesine veya takvime baktığımızda beklemediğimiz bir görev görebiliriz. Farkında olmadan, “Bu berbat olacak” diye ağzımızdan kaçırmış bile olabiliriz. Kesin sebep ne olursa olsun, herhangi bir şeye, her an başlamak mümkündür. Sadece önceden biraz planlama gerektirir. •    Başlamak için sizi harekete geçirecek bir planınız olsun. Bu raporu yazmanız gerekiyorsa, bu görevi tamamlamak için gereken tüm araçlara ve kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olun. •    En önemli sorumluluklarınızı takviminize koyun. •    Dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırarak ve en iyi zamanınızda çalışarak bölgeye girin. •    Daha büyük görevleri daha yönetilebilir parçalara ayırın. •    Zaman sınırlarını ayarlayın. •    Mükemmel olmaktan vazgeçin, çünkü öyle bir şey yok. Her şey başarısız olursa, beş dakika kuralını deneyin. Kaçındığınız bir şey üzerinde çalışmayı taahhüt ettiğiniz, erteleme için basit bir bilişsel davranışçı terapi tekniğidir. Beş dakika kadar hala kötü hissediyorsanız, başka bir şeye geçin. Ancak, bunun ivme oluşturduğunu ve görev tamamlanana kadar devam edeceğini fark etmelisiniz. Dinle, sesini kapat Kendimi her zaman müzikle çevreliyorum. Eğer stresliysem, arabayla gezmeye gider ve biraz sakinleştirici müzikler dinlerim. Egzersiz yapmak için motive olmak istiyorsam, farklı bir play list oluştururum. Bazen çalışmakta sorun yaşıyorsam daha soft tınılara göz atarım. Ayrıca müzik, alana girmenin kanıtlanmış bir yoludur, bunun nedeni müziğin şunları yapabilmesidir: •    Ruh halinizi iyileştirir. •    Fiziksel performansı geliştirir. •    Tekrarlayan görevleri daha zevkli hale getirir. •    Odaklanmayı ve konsantrasyonu teşvik eder. Kısacası, müzik yalnızca üretkenliği artırmaz. Ayrıca daha sıkı, daha iyi, daha hızlı, daha güçlü çalışmanızı da sağlayabilir. Müzik dinlemenin başka bir avantajı mı? Dikkatinizi dağıtabilecek arka plan gürültüsünü de engelleyebilir. İş arkadaşlarınızın yaptığı sohbete kapılmak yerine, en sevdiğiniz şarkıları dinleyerek işinize odaklanabilirsiniz. Dikkat dağıtıcı şeylerden bahsetmişken, en önemli suçluları tanımlayın, böylece onları ortadan kaldırabilirsiniz. Örneğin, bu sinir bozucu akıllı telefon bildirimleri sizi rahatsız etmeye devam ederse, telefonunuzu kapatın, belirli zamanlarda uygulamaları engelleyin veya başka bir odada bırakın. Enerji sızıntılarını tıkayın Farkında değilseniz, sınırlı bir zihinsel ve fiziksel enerji kaynağımız var. Bu nedenle, bu değerli kaynak konusunda dikkatsiz olmamalısınız. Eğer öyleyse, sadece en yüksek performansta kalamazsınız. Böyle bir enerji açığına girmemek için bu enerji sızıntılarını kapatın: •    Beyin çoklu görev yapamıyor. Ayrıca, görevler arasında geçiş yapmak maliyetli ve zararlıdır. Her seferinde bir şeye odaklanarak zamanınızı ve enerjinizi koruyun. Ayrıca görev gruplandırmayı da deneyebilirsiniz. •    Açık döngüleri kapatın. Bunlar, “bilinçaltınızda yer kaplayarak enerjinizi tüketen” bitmemiş eylemlerdir. Amanda Bucci bir Fast Company makalesinde “döngüyü kapatmak için bir saat, bir gün veya bir hafta ayırmayı” önerir. •    Sınırlar belirleyin. Halihazırda tam kapasite çalışıyorsanız veya tam bir programınız varsa, ek süre taleplerine “hayır” deyin . •    Karar yorgunluğunu azaltın. Enerjinizi daha önemli hedeflere ayırabilmeniz için daha az önemli kararlarla zaman kaybetmeyi bırakın. Örneğin, her pazar, hafta boyunca bu seçimleri yapmak zorunda kalmamak için haftanın yemeklerini ve kıyafetlerini planlayın. •    Kendi iyiliğinizle ilgilenin. Asgari olarak, buna kişisel bakımınızla ilgilenmek ve aksama sürenizi daha akıllıca kullanmak dahildir. Örneğin, hafta sonu için fişi çekmek ve kamp yapmak, spa ziyareti veya konsere katılmak gibi hoşunuza giden bir şey yapmak. Dikkat dağıtıcıları önemseyin Çok sayıda araştırma, dağınıklığın stresli ve dikkat dağıtıcı olduğunu göstermektedir. Ayrıca sizi yavaşlatabilir ve yeni bilgileri verimli bir şekilde işlemenizi engelleyebilir. Bu biraz fazla geniş görünüyor. Neleri azaltabileceğinize dair bir görseliniz olması için bir kontrol listesi oluşturarak başlayın. Örneğin, yapılacaklar listenizdeki hangi öğeler devredilebilir veya silinebilir? Bu öğeleri belirledikten sonra, çok daha kolay yönetilebilir, yalın ve ortalama bir liste ile kalmalısınız. Ayrıca çalışma alanınızı düzenlemeli, hedeflerinizi basitleştirmeli ve rutininizi yeniden gözden geçirmelisiniz. Enerji seviyenizi koruyun James Mallinson, Productive’de “Bakımı iyi olan makineler yorulmaz veya boş günleri olmaz” diye yazıyor. Ayrıca, “insanlar olarak her zaman %100 enerji seviyelerimizi koruyamasak da, mümkün olduğunca enerjik kalmak ve enerji seviyelerimiz düşükken yüksek hızda çalışmaya çalışmamak için alabileceğimiz önlemler var” diyor. En belirgin olanı yeterince uyumak, egzersiz yapmak ve sağlıklı atıştırmalıklar yemektir. Demek istediğim, sadece dört saat uyursan, öğle yemeğinde Whopper menüsü yersen ve bir kat merdiven çıkamıyorsan ne kadar hızlı çalışacağını düşünüyorsun? Bu sadece bir gerçek. Daha fazla enerjiye ve odaklanmaya sahip olmak istiyorsanız, daha çok bakımlı bir makine gibi olmanız gerekir. Ayrıca, en önemli biyolojik zamanınızda en önemli görevleriniz üzerinde çalışmanız gerektiğini de eklemek isterim. Bu kişiden kişiye değişiklik gösterdiğinden, bunu çalar saat olmadan uyanıp enerji seviyenizi saat bazında kaydederek öğrenebilirsiniz. Bunu üç hafta boyunca yaptıktan sonra, enerjinizin ne zaman yükselip düştüğünü öğrenmelisiniz. Bunu bilmek, günlerinizi enerji düzeyine göre planlayabilir, böylece daha kısa sürede daha fazlasını yapabilirsiniz.