Başlangıçta hiçbir kontrol olmadığı halde, size kontrol yanılsaması verirler.

Görevlerinizi ve yapılacak işlerinizi düzenlemenize yardımcı olarak hayatınızı kolaylaştıracağını ve değiştireceğini vaat eden uygulamaları biliyor musunuz? Bunlar fazlasıyla abartılıyor.

Evet, kulağa harika bir fikir gibi geliyor ama aslında çoğu zaman kaybı.

Birçoğunu denedim ve kendimi uygulamalarda daha fazla zaman harcarken buldum, hatta zaman zaman amacının ne olduğunu bile unuttum.

Bir keresinde Notion’da yapılacaklar listemi düzenlerken tam iki saat harcamıştım. Yani, her şey vardı. Pastel etiketler, uyumlu emojiler ve mükemmel bir takvim görünümü.

Sonra gerçekler ortaya çıktı: Ne yapıyordum? Aslında listemdeki çoğu şeyi yapmamıştım.

Bir kez daha, zamanımı ve dikkatimi sömüren parlak, yeni uygulamaların kurbanı olmuştum. Üretkenlik adına başarmak istediğim şeylerden kaçınıyordum.

Üretkenlik uygulamalarının baştan çıkarıcı etkisi

Eğer daha önce yeni bir uygulama indirip bunun hayatımı düzelteceğini düşündüyseniz, ne hissettiğimi anlarsınız. Heyecan verici, sabırsızlıkla bekleyeceğiniz yeni bir şey sunuyor.

Özellikle üretkenlik uygulamaları bize şu fanteziyi satıyor:

Dağınıklığınızı kontrol altına alın. Beyninizi düzenleyin. Potansiyelinizi ortaya çıkarın. Hepsi birkaç basit dokunuşla.

Ama her zaman ihtiyacımız olan başka bir şey vardı, daha iyi bir özellik, daha fazla seçenek… Bu yüzden farklı bir şey deniyorduk. Ve süreç devam ediyordu. Küçük bir uygulamada mükemmelliği arıyoruz; tüm sorunlarımızı çözebilecek ve hayatımızı düzene sokabilecek bir şey.

İşte denediklerimden bazıları:

  • Todoist , beni disiplinli bir görev ustası yapacak şık ve sade listeler vadediyordu.
  • Trello bana hayatımın bir proje koşusu olduğunu hayal ederek sürükleyebileceğim renkli küçük kartlar verdi.
  • Notion bana tamamen ikinci bir beyin inşa edebileceğimi söyledi. (Benimki zaten müdahaleci düşüncelerle doluydu, ama olsun.)

Yani, her şey verimli hissettiriyordu. Sistemimi başarıya hazırlıyordum. Ancak sonunda, kurulum ertelemeye dönüştü. :)

Aslında tüm bu uygulamalara ihtiyacım yoktu. Sadece kaçınılmaz olanı geciktiriyordum.

Bir uygulamada kontrol yanılsaması

Üretkenlik uygulamaları çok özel bir ihtiyaca cevap veriyor: Kontrol yanılsaması.

Her şey bir mücadele gibi geliyor: gelen kutunuz, işiniz, varoluşsal korkunuz. Ama sözde yeni bir uygulama, kontrolün sizde olduğunu hissettirebiliyor. Tamamlanan görevleri “Tamamlandı” klasörüne sürüklemenin verdiği o his bile başlı başına bir ödül.

Ama öyle değil.

İşte bu yüzden bu araçlar bizim için bu kadar çekici. Gerçekten bir şey yapmadan önce bile ufak bir ilerleme sağlıyorlar. Psikologlar buna tamamlama yanlılığı diyor. Beynimiz, hayali bir ilerlemeyi organize etmek bile olsa, bir şeyleri bitirme hissini sever. Bu dopamin patlaması gerçektir.

Bu bir süreliğine işe yarıyor. Ta ki mükemmel sisteminiz tamamlanması gereken bir göreve dönüşene ve başladığınız yere geri dönene kadar. Ancak artık “Yapılacaklar listemi yeniden düzenle” başlıklı yeni bir yapılacaklar listeniz var.

Yalnız olmadığımı gösteren istatistikler

Asana’nın İş Anatomisi raporuna göre, ortalama bir çalışan zamanının %58'ini asıl işi yapmak yerine, “işle ilgili işlere”, yani panoları güncellemeye, mesajlara cevap vermeye, zaman çizelgelerini yeniden düzenlemeye harcıyor.

Yüzde elli sekiz!

Yani çalışma hayatımızın yarısından fazlası çalışıyormuş gibi yaparak geçiyor. Daha işe başlamadan yorulman hiç de şaşırtıcı değil. Hayatlarımızı telefonlarımız ve bilgisayarlarımız yönetiyor.

Terk edilmiş uygulamalar mezarlığı

Sizi geçmişin üretkenlik hayaletleriyle tanıştırayım:

  • Notion. Kurulumu eğlenceli, estetik gösterge panelleri. Şablonlar oluştur, takvimleri senkronize et, “Saate bakma, onun yaptığını yap, devam et” gibi ifadeler içeren alıntılar ekle. Sonra bir daha hiç açma.
  • Todoist. Gördüğüm en temiz yapılacaklar listesi. Ne yazık ki, görevler her hafta bitmeden üst üste geliyordu. Bu durum kendini kötü hissetmene neden olur.
  • Trello. İş amaçlı kullanım için arayüzü güzel bir uygulama, ancak her ekibin “kendi panosu” konusunda ısrar etmesi çok kafa karıştırıcı hale getiriyor.
  • Evernote, TickTick, And.do, Bear, Timepage, Quip ve daha niceleri!

Neden kanıyoruz?

Bu üretkenlik hilelerine kanmamızın nedenleri, umut, heyecan ve daha iyi, daha düzenli bir yaşam vaadi. Çoğumuzun çabaladığı şey bu.

İşte bu yüzden üretkenlik bu kadar popüler bir konu ve seçenekler hiç de az değil. Hepimizin içindeki gerçek bir şeye dokunuyorlar:

  • Kontrol. Hayat bazen karmaşık ve kaotik gelebilir. Bir uygulama size temiz bir kontrol paneli sunar ve karmaşa birdenbire yönetilebilir hale gelir.
  • Dopamin. Listeleri yeniden düzenlemek ilerleme gibi geliyor. Beynimiz aradaki farkı anlayamıyor.
  • Akran baskısı. Herkes Youtube’ta Notion kurulumlarını ev dekorasyonu gibi sergiliyor. Belki sizinkinin de “estetik minimalizme” ihtiyacı vardır diye düşünmeye başlıyorsunuz.
  • Kaçınma. Bir projeyi “organize etmek”, onunla yüzleşmekten daha kolaydır.Planlama, toplumsal açıdan kabul edilebilir bir erteleme biçimidir.

Zihinsel maliyet

İşte çoğu zaman farkına varamadığımız şey: Çok fazla sistemi aynı anda idare etmek bilişsel yüke, yani bilgiyi yönetmenin zihinsel sürtünmesine yol açıyor.

Zoom’dan Outlook’a, Evernote’a Notion’dan beyninize ve tekrar Zoom’a her geçişinizde, odaklanmayı tüketiyorsunuz. Bütün gün meşgul hissediyorsunuz ama işinizi ilerletecek hiçbir şey başaramıyorsunuz. Ya da çok az şeyi tamamlıyorsunuz.

En basit olan en iyisidir

Yıllarca kendimi yokluğa doğru optimize etmeye çalıştıktan sonra, sonunda çoğu insanın vardığı yere vardım: tek bir ajanda-kalem ya da tek bir stabil uygulama; Apple Notlar.

Şu anki “sistemim” şu şekilde:

  • Planlanmış randevular, gün içinde yapacaklarım ve toplantılar için tek bir Google Takvim yeterli. Telefonumun ana ekranında büyük şekilde yer alması, tek uygulama kullanmanın sadeliği beni çok rahatlatıyor.
  • Apple Notlar ise sadeliği ve kolay kullanım açısından not defterim görevi görüyor. Hedefler, kişisel notlar, checlists’ler, üzerinde çalıştığım projeler, arşivlenmesi gereken notlar vb. şeyler için hayatımın merkezi.

İşte bu kadar. Sadece bu basit ve göz yormayan 2 uygulama tüm hayatımı kontrol etmemi sağlıyor. Kafa karışıklığı yok, üretkenlik kayması yok, zaman yönetimi hatası yok!

Gerçekten üretken olmanıza yardımcı olacak ipuçları

Üretkenlik uygulamaları kendi başlarına kötü değil. Sadece “yoğun işlere” ne kadar zaman harcadığınızı ve işleri gerçekten ne kadar sürede bitirdiğinizi göz önünde bulundurmanız gerekiyor.

İşte deneme yanılma yoluyla benim için işe yarayanlar:

  1. Daha az araç kullanın. “Sisteminiz için bir sisteme” ihtiyacınız varsa, bu çok karmaşıktır. Bir sistem seçin, ister uygulama ister başka bir şey olsun ve ona bağlı kalın.
  2. Dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirin. Mesajlarınızı ya da maillerinizi her bildirim aldığınızda değil, günde bir veya iki kez kontrol edin. Aksi halde çok bunaltıcı olabilir.
  3. Mucizeler beklemeyin. Mükemmel sistem diye bir şey yoktur, sadece sizin ve ihtiyaçlarınız için en iyi şekilde çalışan sistem vardır. Bir sistem, gerçekten işinizi yapmanıza yardımcı olmuyorsa işe yaramaz.
  4. Alışkanlıklarınızı bilin. Bazı insanlar düzenli olmayı sever. Bazıları ise önemli görevler için not kağıtları, devam eden görevler için listeler bulundurmayı tercih eder. Sizin için en iyisinin ne olduğunu siz biliyorsunuz, bu yüzden ona sadık kalın ve yalnızca ihtiyaç duyduğunuzda eklemeler yapın.

Estetiğe zaman harcamayın

Üretkenlik uygulamaları şimdiye kadarki en kötü şeyler değil ve öyle olduklarını da iddia etmiyorum. Ama gerçekten faydalılar mı? Kişiye bağlı.

Bu uygulamaların çoğu, sürekli kontrolden çıkmış gibi hissettiğimiz bir dünyada kontrol etme arzumuzdan besleniyor.

Amacın üretken görünmek değil, gerçekten bir şeyler yapmak olduğunu unutmamalıyız . Zaten ilk başta indirmemizin sebebi de buydu, değil mi?

Görevleri tamamlamaktan çok panoları özelleştirmeye zaman harcıyorsanız, belki de ekrandan uzaklaşıp bir not defteri alıp temellere dönmenin zamanı gelmiştir. 10, 20 yıl önce bizim için işe yaramıştı.

Gerçekten, tanıdığım en üretken insanlar fikirlerini 50 farklı uygulamada organize etmiyor. Sadece işlerini en iyi şekilde yapıyorlar. Böylelikle çok daha verimli ve başarılı olma yolunda ilerleme kaydediyorlar.