İş dünyasında kaçınılmaz zaman kayıplarına neden olan toplantıların sayısını azaltmayı amaçlayan 8 stratejiyi ele aldığım yazımın ikinci bölümünü sunuyorum.
4. ‘Takvim İflası’ ilan edin
Cal Newport da blogunda ‘dijital detoks’ kavramını tanımlamak için bu kavramı kullanıyor. Kendinizi nasıl hissettiğinizi ve özlediğinizi görmek için bir ay boyunca tüm sosyal medya platformlarını bırakmanızı öneriyor.
“Takvim iflası” nedir?
Slack yöneticileri, “takvim iflası” ilan ederek örnek teşkil ettiler. Brian Elliott, Sheela Subramanian ve Helen Kupp’a göre, takvimlerinden tüm tekrarlayan toplantıları ve birebir görüşmeleri kaldırdılar ve her toplantıyı dikkatlice değerlendirip yalnızca gerçekten gerekli olanları eklediler.
Toplantılar tamamen ortadan kalkmayacak. Toplantıları otomatik pilota bağlamak yerine, iflas ilan etmek sizi takviminizdeki her toplantıyı aktif olarak gerekçelendirmeye zorlar.
Ancak doğru bir şekilde yürütülen bir e-posta iflası, daha etkili bir şekilde odaklanmanıza olanak sağlayabilir.
Elliott, “Bu, temel olarak, önemli toplantıları tekrar eklemeden önce bir hafta boyunca ‘tekrarlayan tüm toplantıları sonlandırmak’ şeklinde bir uygulamadır” diyor.
5. Yapay zeka toplantıları daha yalın ve üretken hale getirebilir
Takvim gibi bir araçla, her toplantı türüne ne kadar zaman harcadığınızı görebilirsiniz. Böylece, gereksiz ve tekrarlayan toplantıları programınızdan çıkarabilirsiniz. Ayrıca Takvim, toplantı planlarken ne zaman, nerede ve kimi davet edeceğinizi de önerebilir.
Bir diğer örnek ise, yapay zeka kullanarak konuşmaları analiz eden konuşma zekasıdır. Bazı görüntülü konferans platformlarında bu teknoloji her türlü faydalı içgörüyü sağlar.
Ayrıca yapay zeka destekli gündem güncellemeleri ve eylem maddeleri sayesinde toplantı sonrasında belirli ayrıntıları hatırlamak konusunda endişelenmenize gerek kalmıyor.
Yapay zekada kurallara dayalı kararlar alınır, böylece ona belirli anahtar kelimeleri tanımayı öğretebilirsiniz. Organizatör önemli kelimeleri girebilir ve yapay zeka bu kelimeleri tanıyıp harekete geçer; bu, yalnızca bir metin sağlamaktan daha karmaşık bir görevdir.
Yapay zeka, eylem maddelerinin yanı sıra son tarihleri de kaydedebilir ve programlanırsa, son tarih yaklaştığında hatırlatmalar gönderebilir. Bir toplantının en önemli kısımları kaydedilip etkinlik sonrasında katılımcılarla paylaşılabilir, böylece hiçbir eylem, niyet veya takip gözden kaçırılmaz.
6. Toplantılarınızın kültürü hakkında geri bildirim toplayın
Herkesin katılımını ve motivasyonunu sağlamak için, katılımcılardan toplantılarının nasıl gittiğine dair geri bildirim alın. Bu, toplantı yönetimi araçları gibi iyileştirilebilecek veya yatırım yapılabilecek alanları belirlemenize yardımcı olacaktır.
Geri bildirimler, ekibinizin veya şirketinizin gelecekteki toplantılarda hangi konulara öncelik verdiğine dair değerli bilgiler sunar ve bu konulara daha doğrudan değinmenizi sağlar. Katılımcıların deneyimleri hakkında geri bildirim toplayarak sanal toplantılarınızın etkinliğini zaman içinde artırabilirsiniz.
7. Davetleri reddetme konusunda kendinizi rahat hissedin
Zaman zaman bir toplantı davetini reddetmekte hiçbir sakınca yoktur. Ancak, bu gücü akıllıca kullanın. İhtiyaç duyulmayacağınızı bildiğinizde, toplantılara hayır deyin.
İş yerinde geçirdiğiniz zamanın sorumluluğunu üstlenmeniz çok önemlidir. Bu nedenle, işinizin tüm sorumluluğunu üstlenmenin en iyi yolu, zaman kaybı olan toplantıları kibarca atlamaktır.
Alternatif olarak, “hayır” demeye henüz hazır değilseniz, alternatif bir iş birliği yöntemi önerebilirsiniz. Bu yöntem, sonsuz toplantılara kapılmadan bilgi paylaşmanızı sağlar.
8. Toplantılar dışında takım arkadaşlarınızla sosyalleşin
Artık hibrit ve uzaktan çalıştığımız için, etkileşim kurabileceğimiz tek yolun bu olduğunu düşündüğümüz için görüntülü toplantıları uzatma eğilimindeyiz. İş arkadaşlarınızın daha yakın hissetmesini sağlamak için iş toplantıları dışında sosyal aktiviteler yaratmaya çalışın.
Sonuç olarak, iş toplantıları için bir, sosyal toplantılar için bir iletişim uygulaması kullanmayı deneyin. Diyelim ki ekibiniz görüntülü konferans için GoToMeeting, sanal ekip oluşturma içinse Zoom kullanıyor. İş ve eğlence birbirinden ayrıldığı için toplantı yorgunluğu azalır.
Ancak tüm bunlar ışığında, arkadaşlarınızla bağ kurmanın en iyi yolu, mümkünse yüz yüze görüşmek, sıcak iletişim kurmaktır.
