Harika bir zaman yönetimi stratejisi söz konusu olduğunda, herkesin kendi tercihleri vardır. Bazı insanlar erken kalkmanın işi bitirdiğini düşünüyor. Diğerleri takvimlerine veya günlüklerine göre yaşıyor. Bazı insanlar ise alışılmadık tekniklere güveniyor. Kişisel zaman yönetimi tekniğiniz nedir? Örneğin, Microsoft’un eski Baş Deneyim Sorumlusu ve Qualtrics’in şu anki CXO’su olan ve “tembel” yaklaşımı benimseyen Julia Larson-Green’i ele alalım. Larson-Green, “Tembel olmak beni daha verimli kılıyor, çünkü en kısa sürede en iyi işi yapmanın yollarını bulmaya çalışıyorum” diyor. “Yapmak için baskıya ihtiyacım olduğunu da biliyorum ve erteleme bu baskıyı yaratmanın kaldıraçlarından biri.” Zamanınızı verimli bir şekilde yönetmeye nasıl karar vereceksiniz? Zamanınızı nasıl daha etkin bir şekilde yönetmeye karar verirseniz verin, bir sorunun düzeltilmesi gerekebilir. Umarım, bir parça bilgi düşüncenizin ön saflarına gelir. Zaman yönetimi sadece üretkenlik için gerekli değildir, aynı zamanda mutlu bir yaşam için de önemlidir. Mutlu bir yaşam için neden önemli? Bunun nedeni, zamanınızı etkili bir şekilde yönetmenin stresi azaltabilmesi, hatalardan kaçınmanıza, daha kısa sürede daha fazlasını başarmanıza ve kararları iyileştirmenize yardımcı olabilmesidir. Sonuç olarak, daha tatmin edici ve başarılı olursunuz. Zaman yönetiminin faydalarından yalnızca kendiniz için yararlanabilirsiniz Bir stratejiniz varsa zaman yönetiminin avantajlarından yararlanabilirsiniz. Sonuçta, bir stratejiye sahip olmak, hedeflerinize ulaşmanız için sizi yönlendirir. Bu durumda amacınız zamanınızı daha etkin yönetmektir. Peki, zamanınıza hakim olmanın gizli stratejisi nedir? Zamanınıza hakim olmanın sırrı, sistematik olarak önem üzerine odaklanmak ve aciliyeti bastırmaktır Bu düşünce Silktide’ın kurucusu Oliver Emberton’dan geliyor. Emberton, “İnsanlar, telefonlarındaki uyarılar gibi anında yanıt gerektiren şeylere odaklanmak ve spor salonuna gitmek gibi en önemli şeyleri ertelemek üzere önceden programlanmıştır” diye açıklıyor. “Beyninize ve insan toplumunun çoğuna aykırı olan bunu tersine çevirmeniz gerekiyor.” Aciliyet üretkenliği durdurabilir Bunda çok fazla gerçek var. Aciliyet, çoğu zaman üretkenliği raylarında durdurur. Aslında, araştırmalar önemli olanlardan çok acil görevlerden gerçekten de dikkatimizin dağıldığını bulmuştur. ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower Adil olmak gerekirse, bu sonuca varan ilk kişi Emberton değildi. Bu kavramın kökleri, 1954 yılında Dünya Kiliseler Konseyi’nin İkinci Meclisine yaptığı konuşmada Dwight D. Eisenhower’a kadar götürülebilir, “Benim iki tür sorunum var, acil ve önemli. Aciller önemli değildir ve önemliler asla acil değildir.” “Eisenhower Matrisi” 1990'da Stephen Covey, Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı adlı etkili kitabında “Eisenhower Matrisi”ni tanıttı. O zamandan beri de en etkili zaman yönetimi stratejilerinden biri olarak kabul edildi. Acil-Önemli Matrisi olarak da bilinen “Eisenhower Matrisi”, insanları 4 çeyrekte listeleyerek görevleri aciliyet ve önem derecesine göre önceliklendirmeye teşvik eder.
  • En kısa sürede yapmanız gereken acil görevler.
  • Önemli, ancak acil olmayan, daha sonra planlanabilecek görevler.
  • Devredilebilecek acil, ancak önemli olmayan görevler.
  • Acil veya önemli olmayan görevler. Bunlar silinebilir.
Önemli görevlere nasıl konsantre olabilirsiniz ve acil görevleri nasıl bastırabilirsiniz Bu etkili bir zaman yönetimi stratejisi olsa da, uygulanması her zaman o kadar kolay değildir. Unutmayın, acil görevler her zaman önemli görevlerden önce gelir. Neyse ki, sinir bozucu acil görevler yerine en önemli görevlerinize odaklanmaya başlamak için aşağıdaki taktikleri deneyebilirsiniz. En önemli önceliklerinizi yazın ve onları göz önünde bulundurun Başlamak için ilk yer, kendinize gerçekten neyin önemli olduğunu her gün hatırlatmaktır. Tutkunuzu keşfetmek, ailenizle daha fazla zaman geçirmek veya kişisel ve profesyonel olarak kendinizi sürekli geliştirmek gibi belirlediğiniz hedefler bunlar olmalıdır. Aşırıya kaçmayın. Hayatınızdaki en önemli dört veya beş hedefi düşünün ve oradan gidin. Daha iyi zaman yönetimi için maddeleri önceliklendirmelisiniz
  • Bir görev listesi yazın ve çalışma alanınız gibi kolayca görüntülenebileceği yerlere koyun.
  • En acil görevinizden başlayarak her göreve numaralar atayın.
  • Bu görevleri günlük rutininize göre planlayabilmeniz için bir takvim uygulaması kullanın.
  • Başkalarının önceliklerine odaklanmayı bırakın.
  • Ne yaptığınızı ve neyi başaramadığınızı görmek için günlerinizi değerlendirin. Bu, neyin doğru neyin yanlış gittiğini belirlemenize yardımcı olabilir.
Bununla birlikte, işleri halletmenizi engelleyen en yaygın iki veya üç dikkat dağıtıcı şeyi de düşünmelisiniz. Bu hepimiz için farklıdır, ancak burada başlamak için birkaç öneri
  • İster akıllı telefonunuzu kapatın, ister uçak moduna alın, ister başka bir odada bırakın.
  • Sabit hattınız varsa, çalışırken sesli mesaja çağrı göndermeyi düşünün.
  • Ofis kapınızı kapatın. Başkaları hâlâ içeri giriyorsa, kapınıza “rahatsız etmeyin” işareti koyun.
  • Arka plan gürültüsünü engellemek için müzik dinleyin veya gürültü önleyici kulaklıkları takın.
  • Evinizde sürekli olarak dikkatiniz dağılıyorsa bir kafeye veya ortak çalışma alanına gidin.
7/24 ulaşılabilir olmayın Kimseyi hayal kırıklığına uğratmak istemediğinizi biliyorum ama Warren Buffet’ın dediği gibi, “Hayatta gündeminizi başkalarının belirlemesine izin veremezsiniz.” Daha büyük bir “evet” al Stephen Covey bir keresinde şöyle demişti: “En yüksek önceliklerinizin ne olduğuna karar vermeli ve diğer şeylere ‘hayır’ diyebilmek için hoş, gülümseyerek ve özür dilemeden hep aynı cesarete sahip olmalısınız. Bunu yapmanın yolu, içinde yanan daha büyük bir ‘evet’ yaratmaktır.” Başka bir deyişle, bir meslektaşınıza yardım etmek veya bir müşteriden gelen bir soruyu yanıtlamak için yaptığınız şeyi hemen durduramazsınız. Ayrıca her toplantıyı ve sosyal daveti kabul edemezsiniz. Ve en önemlisi, aramalara, metinlere veya e-postalara yanıt vermek için 7/24 online olamazsınız. Preston Ni MSBA, Psychology Today’de şunu öneriyor: “Gün planlayıcınızda, toplantılar, konferanslar ve diğer randevular gibi belirli bir zamanda belirli bir yerde olmayı başkalarına adadığınız tüm zamanları engelleyin. “Tepki” modundan kaçının JE Wilson Advisors’ın Kurucusu James E.Wilson, “Hayatınızda, bir sonraki gün hatta bir sonraki haftaya karşı bazı kararların kesinlikle anında verilmesi gereken tüm zamanları düşünün” diyor. “Çoğumuz için bu durumlar nispeten nadirdir. Sürekli ‘tepki modunda’ olursak, bakışımıza giren her şey ‘acil’ gibi görünecektir. Otomatikleştirin veya dış kaynak kullanın Örneğin, potansiyel bir müşteriden gelen bir e-postayı alın. Kaba olmanıza ve onları görmezden gelmenize gerek yok. Yalnızca fiyatlarınızı veya sağladığınız hizmetleri soruyorlarsa, e-postalarına en kısa sürede yanıt vermeniz gerekmez. Vaktiniz olduğunda onlara geri dönün. Burası, ses seçeneklerinin ve yapay zekanın sizi ve işinizi kurtarmaya yardımcı olabileceği yerlerden biridir. Başka bir seçenek, bu daha az acil görevlerin bazılarını otomatikleştirmek veya dışarıdan temin etmek olabilir. Müşterinin e-postalarını aldığınızı bilmesini ve ertesi gün veya iki gün içinde yanıt vermesini sağlayan bir e-posta otomatik yanıtlayıcı kullanabilirsiniz. Bu iletişimleri yürütmek için bir sanal asistan da tutabilirsiniz. Önceliklerinizi planlayın, ancak kendinize ihtiyacınız olandan daha fazla zaman ayırın Günün en önemli görevlerine göz atıyorsunuz. Onları gerçekten takviminize planladıysanız, listenizden çıkarma ihtimalinizin daha yüksek olacağını düşünüyor musunuz? Ben yaparım. Engellenmedikleri için belirli görevleri kaç kez yapamadığımı söyleyemem. Aslında araştırmalar, görevleri planlandıklarında tamamlama ihtimalimizin daha yüksek olduğunu bulmuştur. Bu görevleri gerçekten bitirmek için yeterli zaman ayırdınız mı? Yazmaya ilk başladığımda, her makaleyi yazmak için iki saatimi ayırırdım. Bazen sadece bir saatimi aldı, bu da bir sonraki görevime dalmak veya bazı idari görevler üzerinde çalışmak için zamanım olduğu anlamına geliyordu. Ancak, aşina olmadığım bir şey yazmak zorunda kaldığımda çok daha uzun sürdü. Bu, günümün geri kalanını boşa çıkardı. Şimdi daha fazla zamanı engelliyorum. Sen de aynısını yapabilirsin. Diyelim ki yeni bir uygulama veya yazılım parçası kullanıyorsunuz. O kadar aşina olmadığınız için kendinize denemek için fazladan zaman verin. Günün geri kalanını yakalamaya çalışmaktan sonra biraz daha fazla zamana sahip olmak daha iyidir. Çoklu görev her zaman çalışmaz Çoklu görevden kaçınılmalıdır, çünkü görevler ve zihniyetler arasında geçiş yapmak daha fazla zaman alır. Bu yüzden daha fazla hata yapıyorsun, görevlere tam olarak dikkat etmiyorsun. Aynı anda birden fazla yükümlülüğü yerine getirdiğinizde stres seviyeniz arttıkça, beyninizin biliş ve duygulardan sorumlu bölümlerine zarar verir ve hafızanızı etkiler. Daha da kötüsü, çoklu görev yaratıcı düşünceyi de azaltabilir Çoklu görevin çözümü “önceliklendirmeye odaklanmaktır. Ardından, ikinciye geçmeden önce en önemli öğeyi yapın. Bu şekilde tüm dikkatinizi eldeki göreve verirsiniz, yani daha hızlı tamamlarsınız.” Kaygı duygularını tahmin edin ve yönetin Eski klinik psikolog Alice Boyes , “Pek çok önemli görev, yanlış gidebilecek şeyler hakkında düşünmeye tahammül etmeyi içerir ki bu endişe uyandırır” diye yazıyor. Bunun yerine iradenizi güçlendirmeye ve bir kriz yönetimi planı geliştirmeye çalışın. Boyes, “Görevler felaketleri düşünmeyi içermese bile, gelecekte büyük getiri potansiyeline sahip olanlar genellikle kaygıyı tolere etmeyi içerir.” “Önemli ancak potansiyel olarak kaygı uyandıran görevler”in bazı genel örnekleri, büyük bir proje üzerinde çalışmak veya yeni insanlarla tanışmak gibi görevler olabilir.” Boyes, “Genel olarak konuşursak, önemli şeyler üzerinde çalışmak genellikle rahatsız edici duygulara tahammül etmek için iyi becerilere sahip olmayı gerektirir,” diye açıklıyor. “İşte kişisel bir örnek: Benden daha iyi olan yazarların eserlerini okumak, becerilerimi geliştirmek için faydalıdır, ancak kıskançlığı ve sosyal karşılaştırmayı tetikler. Bir deneyimi duygusal olarak zorlaştıran belirli duyguları tanımak ve etiketlemek, bu duyguları azaltmak için temel ama etkili bir adımdır.” “Düşüncelerinizi ve duygularınızı yönetmek için birinci sınıf becerilere sahipseniz, psikolojik rahatlık alanınızın dışına çıkmayı içeren hedefleri daha iyi takip edebileceksiniz.” Daha azı her zaman daha fazladır İster işte ister evde olsun, hayattaki en önemli şeylere odaklanmak, kendinizi sadece az sayıda rastgele şeyle sınırlamaktır. Greg McKeown “ Essentialism: The Disiplinli Pursuit of Less; “Özcülüğün yolu, varsayılan olarak değil, tasarımla yaşamak demektir. Tepkisel olarak seçimler yapmak yerine, Özcü, hayati bir azınlığı önemsiz çoğunluktan kasıtlı olarak ayırır, gerekli olmayanları ortadan kaldırır ve ardından temel şeylerin açık ve pürüzsüz geçişi olması için engelleri kaldırır. Başka bir deyişle, Özcülük, en yüksek katkı noktamızın nerede olduğunu belirlemek için disiplinli, sistematik bir yaklaşımdır ve ardından bu şeylerin yürütülmesini neredeyse zahmetsiz hale getirir. Çok fazla şey olduğunda, sürekli görevler arasında zıplarsın ve kendini çok ince yayarsın. Sonunda, hem üretkenliğiniz hem de iş kaliteniz düşer Her seferinde önemli bir göreve odaklanmaya çalışın ve kendinizi fazla zorlamayı bırakın. En iyi kişisel çıkarınız ister kendiniz, ister şirketiniz, ister aileniz olsun başarılı olmak için bir denge bulmanız gerekir. Diğer her şey bekleyebilir.