Zaman şüphesiz en değerli kaynağımızdır. Yine de, çoğumuz bunu hafife alıyoruz. Daha da kötüsü, çoğumuz ister evde, ister işte olsun, verimsiz ve anlamsız faaliyetlerle zaman harcıyoruz. Bazıları bu değerli kaynağı tüketmekten mutlu olabilirler. Ancak, geri kalanımız hayatta daha fazlası için çabalıyor. Zamanı en iyi şekilde kullanmanın tek yolu onu etkili bir şekilde yönetmek. Bunu yapmanın birçok yolu var ama zamanı nasıl yöneteceğimizi hepimizin öğrenmesi gerek.
Zaman yönetimi efsanelerine inanmayın
Daha ileri gitmeden önce, bazı yaygın zaman yönetimi efsanelerini yıkmalıyız. En önemlisi, zamanı gerçekten yönetebileceğinize dair olan yanlış kanı. Gerçek şu ki, gününüze, haftanıza, ayına veya yılına daha fazla zaman ekleme gücüne sahip değilsiniz. Hepimiz aynı kesin süreye sahibiz. Bunu akılda tutarak, zaman yönetimi hakkında konuştuğumuzda, aslında bu kendinizi nasıl yönettiğiniz ve zamanınızı nasıl harcadığınız ile ilgilidir.
Bir başka yaygın efsane, daha erken uyanmanız gerektiğidir. Kağıt üzerinde kulağa hoş geliyor. Ama eğer bir gece kuşuysan değil. Daha iyi bir seçenek, biyolojik zamanınıza göre oluşturulmuş bir program yapmak olacaktır. Bunlar, spesifik biyo-ritimlerinize ve enerji seviyelerinize dayanmaktadır. Örneğin, sabahın ortasında en fazla enerjiye ve konsantrasyona sahipseniz, o zaman o gün için en önemli aktivitelerinize odaklanmak istersiniz.
Yıkılması gereken bir başka efsane de, iyi yapılandırılmış bir güne sahip olmanın zamanınızı doğru şekilde yönettiğiniz anlamına gelmesidir. Gerçekte, düzenli ve dolu bir takviminiz olsa bile, zamanınızı doğru şeylere harcadığınız anlamına gelmez. Unutmayın, zamanınızı yönetmek, günlerinizi, haftalarınızı ve aylarınızı hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak etkinliklerle doldurmakla ilgilidir.
Nerede zaman harcadığınızı bulun
Nereye harcandığını bilmediğin zamanı yönetmek zordur. Bu yüzden tam olarak nerede zaman kaybettiğinizi görmek için birkaç hafta boyunca zamanınızı takip etmelisiniz. Örneğin, gelen kutunuzu temizlemek veya sosyal medyada gezinmek için günde iki saatten fazla zaman harcadığınızı fark edebilirsiniz. O zaman kesinlikle başka bir yerde geçirilebilirdi. Aynı fikir, işe gidip gelmeniz veya randevu beklemeniz gibi durumlara da uygulanabilir. Hiçbir şey yapmamak veya sosyal medyaya kapılmak yerine, bu zamanı e-postalara yanıt vermek veya okumak için kullanın.
Başlamak için, bir günde yaptığınız her şeyi not alın ve bir not defterine kaydedin. Mümkün olan en doğru resmi elde etmek için bunu yaklaşık üç hafta boyunca yapmalısınız. Çevrimiçi ve akıllı telefon etkinliğinizi izlemek için RescueTime veya Timely gibi uygulamaları da kullanabilirsiniz.
Zamanı nerede boşa harcadığınızı öğrendikten sonra, alışkanlıklarınızı değiştirerek o zamanı daha akıllıca kullanabilirsiniz.
Gerçekten uzun sürdüğünü anlayın
Zamanı boşa harcamanın yanı sıra, insanların zaman yönetimiyle mücadele etmesinin ana nedenlerinden biri, bir şeyi yapmanın ne kadar sürdüğünü az veya çok tahmin etmeleridir. Örneğin, çalışanlarınızı bir sonraki haftaya planlamak veya mutfağınızı temizlemek gibi bir görevi tamamlamanın sadece bir saat süreceğini düşünebilirsiniz. Ancak, iki saate yakın sürer. Şimdi tüm programınız günün geri kalanı için sarktı.
Tıpkı nerede zaman kaybettiğinizi bulmak gibi, belirli bir görevi tamamlamanızın ne kadar sürdüğünü görmek için bir zaman günlüğü tutun veya zaman izleme uygulamalarını kullanın. Bunu bilmek, bir günde neyi başarabileceğiniz veya neyi başaramayacağınız konusunda daha gerçekçi olmanıza yardımcı olacaktır.
Gerçekçi hedefler belirleyin ve bir plan geliştirin
Zamanı yönetmenin davranışlarınızı ve alışkanlıklarınızı değiştirdiğini ve böylece onu daha akıllıca harcadığınızı unutmayın. Zamanı gerçekten değiştirme yeteneğiniz yok. Bunu, derin işlerle uğraşırken telefonunuzu kapatmak veya TV izlemek için harcanan zamanı azaltmak gibi daha gerçekçi hedefler belirleyerek gerçekleştirebilirsiniz.
Zaman yönetimi hedeflerinizi oluşturduktan sonra, onlara gerçekten nasıl ulaşacağınıza dair bir plan oluşturun. Kendinizi bunaltmamak için küçük başlayın ve yavaş yavaş daha büyük hedeflere doğru çalışın. İlerleme kaydedip kaydetmediğinizi bilmek için ilerlemenizi takip ettiğinizden emin olun.
Acili önemliden ayırın
Bu son dakika olaylarının hepsi acil değildir. Ancak, onlara böyle davranırsanız, o zaman gerçekten önemli olandan her zaman önceliğe sahip olurlar.
“Acil” ve “önemli” görevleri ayırt etmenize yardımcı olacak en etkili yollardan biri, eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower’a atfedilen bir sistemdi. Eisenhower Matrisi olarak bilinen sistem, tüm faaliyetlerinizi aciliyet ve önem derecesine göre dört çeyreğe yerleştirmenizi önerir:
- İlk çeyrek, kelimenin tam anlamıyla bir yangını söndürmek gibi hem acil hem de önemli olan görevleri içerir.
- İkinci çeyrek, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak herhangi bir şey gibi acil olmayan önemli faaliyetler için ayrılmıştır.
- Üçüncü çeyrek, önemli olmayan ancak dikkat dağıtıcı telefon görüşmeleri gibi acil durumlar için kullanılır.
- Dördüncü çeyrek yoğun iş veya zaman kaybettiren faaliyetler gibi önemli ve acil olmayan her şeyi içerir.
Gördüğünüz gibi, gerçekten önemli olan şeylere odaklanarak ve gününüzü hak etmeyen şeyleri ortadan kaldırarak zamanınızı nasıl harcadığınıza öncelik vermenize yardımcı olacak basit bir yoldur. Önemli, ancak acil olmayan görevlerinizi başka birine devredilebilir veya dışarıdan temin edebilirsiniz. Dördüncü çeyrekteki herhangi bir şey ise muhtemelen tamamen bırakılabilir.
Doğru Araçları Kullanın
Zamanınızı yönetmenize yardımcı olabilecek çeşitli araçlar vardır. Aşırıya kaçmak ve çok fazlasına güvenmek istemezsiniz. Ancak, en azından bir çevrimiçi takvim ve ajanda kullanmanız kesinlikle gereklidir. Bu araçlar sizi organize edecek, yönetecek ve gün için ne planladığınızı size hatırlatacaktır. Başka bir şey planlayamayacağınız için belirli zamanları bile bloke ederler, bu da herhangi bir zamanlama çakışmasını önler.
Ertelemenin üstesinden gelin
Erteleme her zaman kötü bir şey değildir. Ancak, son birkaç saat boyunca orada hiçbir şey yapmadan oturduğunuzda bu bir sorun haline gelebilir. Sonuç olarak, gününüzün geri kalanını alt üst eder. Daha da sorunlu, önemli teslim tarihlerini kaçırmanıza neden olabilir.
Ertelemenin üstesinden gelmek için önce neden ertelediğinizi anlamanız gerekir. Bu herkes için farklıdır. Ancak, öz-farkındalığı, öz-bilgiyi ve kendinize karşı dürüst olmayı içerir. Sorunun kökenine indikten sonra, ertelemenin üstesinden gelmenize yardımcı olacak çözümler bulabilirsiniz.
Ayrıca erteleme savaşında şu şekilde galip gelebilirsiniz:
- İlk önce en zor olanı yapmak.
- Daha fazla mevcut olmak için farkındalık uygulayın.
- Hiçbir şeyden büyük bir anlaşma yapmayı bırak.
- Beş dakika kuralının kullanılması.
- Öz şefkat uygulamak.
Son Tarihleri ve Zaman Sınırlarını Belirleyin
Bu, belirli faaliyetlerin ne kadar sürdüğü hakkında bir fikriniz olduğunda etkilidir. Zamanını takip ederek bunu zaten anladın. Artık yaptığınız her şey için zaman kısıtlamaları oluşturmak adına bu bilgiyi kullanabilirsiniz. Buna karşılık, elinizdeki göreve odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
Yarım Çalışmayı Ortadan Kaldırın
James Clear, “Sürekli dikkatimizin dağıldığı çağımızda, dikkatimizi ne yapmamız gerektiği ile toplumun bizi bombaladığı şeyler arasında bölmek aptalca kolay” diye yazıyor. “Genellikle mesajların, e-postaların ve yapılacaklar listelerinin ihtiyaçlarını dengelerken aynı zamanda bir şeyler başarmaya çalışıyoruz. Eldeki göreve tam olarak katılmamız nadirdir.”
Clear, bu zaman ve enerji ayrımını “yarı iş” olarak adlandırıyor. Örnekler, sadece birkaç gün sonra yeni bir programa geçmek için bir egzersiz rutini başlatmayı içerir.
“Yarı çalışma tuzağına nerede ve nasıl düştüğünüze bakılmaksızın, sonuç her zaman aynıdır. Hiçbir zaman elinizdeki işle tam olarak meşgul olmazsınız, nadiren uzun süreler boyunca bir göreve odaklanırsınız ve bu çok zaman alır. Yarısını başarmak için iki kat daha uzunsunuz” diye açıklıyor Clear. Aynı zamanda “tatilden önceki son gününüzde (gerçekten odaklandığınızda) önceki 2 haftaya göre (sürekli dikkatiniz dağıldığında) daha fazlasını yapabilmenizin nedenidir.”
Clear, “bir projeye odaklanmak için önemli bir sürenin” engellenmesini ve diğer her şeyin ortadan kaldırılmasını önerir. Bu biraz öz disiplin gerektirir. Ancak dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırarak kendinize yardımcı olabilirsiniz. Örneğin, yazarken telefonunuzu kapatın, böylece ona bakmaktan çekinmezsiniz. Hepimiz dikkat dağıtıcı şeylerle farklı şekilde ilgilendiğimiz için, dikkatinizi odaklanmanız gereken şeyden neyin uzaklaştırdığını görmenize yardımcı olacak bir dikkat dağınıklığı günlüğü tutun.
Ayrıca, aynı anda birden fazla şey yapmaya çalışmayı bırakın. Çoklu görev çalışmıyor! Aslında, beynimiz aynı anda yalnızca tek bir şey yapmak üzere tasarlanmış.
Önceden planlamak
Zamanınızdan en iyi şekilde yararlanmanın tek yolu, önceden plan yapıp hazırlanmanızdır. Örneğin, her gece kişisel eşyalarınızı toplayın ve düzenleyin. Bu sayede sabahları bulaşık yıkayarak veya çılgınca anahtarlarınızı arayarak zaman kaybetmezsiniz.
Ayrıca gardırobunuzu seçmeli, öğle yemeğinizi hazırlamalı, yapılacaklar listenizi yazmalı ve takviminizi gözden geçirmelisiniz. Bu sayede uyandığınızda her şey hazır olur ve herhangi bir sürprizle karşılaşmazsınız.
Zamana Karşı Acımasız Olun
Son olarak, zamanınızı mümkün olduğunca koruyun. Bu, takviminizde zaten planlanmış başka bir şey varsa, zamanınız için diğer istekleri geri çevirmek anlamına gelir. Bunun bazı insanları hayal kırıklığına uğratması anlaşılabilir. Ama bunun bir kez olmasına izin verirseniz, sıradan bir olay haline gelecektir. Sonuç olarak, başkalarının önceliklerini kendi önceliklerinizin önüne koyacaksınız. Bu da yanlış bir tercih olacaktır.
