Çoğumuz toplantılarda fazla miktarda zaman harcıyoruz. Bu değişkenlik gösterebilse de, orta düzey yönetimdeyseniz, muhtemelen zamanınızın yaklaşık %35'i toplantılarda geçiyor. Üst yönetim için ise bu rakam %50'ye kadar çıkabiliyor. Ayrıca yapılan araştırmalarda, ortalama bir kişinin haftada 12 saatini toplantılara hazırlanmak ve toplantılara katılmak için harcadığı bulunmuş. İşler tam da burada karışıyor. Bu toplantıların çoğunluğu verimsiz olarak kabul edilir. Sonuç olarak bu verimsizlik, şirketlere yıllık 37 milyar dolara mal oluyor, yüksek ölçekli şirketlerde ve sektörlerde 1,4 trilyon dolara kadar çıkıyor! Daha da kötüsü, bu toplantıların işyerinde en çok zaman kaybına yol açan aktiviteler olduğu düşünülüyor. Ayrıca, çalışanların iş yerinde sahip oldukları bir numaralı şikayet. Bir de toplantıların psikolojik maliyeti var. Yeni başlayanlar için, toplantılar zaten stresli bir iş gücüne ek stres ve endişe katabilir. Örneğin, bir çalışan bütün gün toplantılarda olduğu için son teslim tarihini kaçıracaklarından gergin olabilir. Veya bir başkası iş arkadaşlarına sunum yapmaktan korkup, tedirgin olabilir. Yoğun toplantılar ayrıca aşırı bilgi yüklenmesine ve başarısızlık duygusuna neden olabilir. Bu yetmezmiş gibi, dikkati dağıtıp, sizi çoklu göreve zorluyorlar. Bunların hepsi bilişsel sağlığınız için iyi değil. Ayrıca zihinsel ve fiziksel sağlığınız arasında da bir bağlantı var. Örneğin stres ve kaygı kalp sorunlarına yol açabilir. Ayrıca, zaten günde 12 saat oturduğumuz için, anlamsız toplantılarda daha fazla oturmamız gerekiyor mu? Gereksiz toplantıları sevmiyormuşum gibi görünebilir. Bazılarının gerekli olduklarını kabul etmeliyiz. Anahtar, ekibiniz ve hedefleriniz için mükemmel miktarda toplantı planlamaktır. Günde kaç toplantı çok fazladır? Ortalama olarak, toplantılar 31 ila 60 dakika arasında sürer. Yani teorik olarak 8 saatlik bir günde 8 ila 16 toplantı arasında sıkışabilirsiniz. Tabii ki, sen bir makine değilsin. Hazırlanabilmek, yemek yiyebilmek, tuvalete gidebilmek ve hatta toplantılar arasında seyahat edebilmek için yine de ara vermeniz gerekiyor. O yüzden hemen, bu rakamlara yakın bir şey planlamak çok iddialı olmaz. Tüm bu süreler boyunca, bir çalışanın ortalama 2 saat 53 dakika üretken olduğunu da göz önünde bulundurmalıyız. Peki süre neden bu kadar az? Çünkü sosyal medyada, web sitelerini okuyarak, iş arkadaşlarıyla sohbet ederek, mesajlaşarak ve yiyecek, içecek hazırlayarak vakit geçiriyorlar. Bunların hepsi zamanlarının en iyi kullanımı değil. Ancak, gün boyunca çok fazla enerjimiz var. Kısacası, bizi tazelemek için bu molalara ihtiyacımız da var. Bunu göz önünde bulundurarak, günde yalnızca 3 saat tam randımanlı çalışıyorsanız, o zamanı toplantılarda harcamak istemezsiniz. Günlük toplantılardaki sihirli sayı nedir? Bu duruma göre değişir. Paul Graham, bir üreticinin programına göre çalışıyorsanız, “toplantıların bir felaket olduğunu” savunuyor. “Tek bir toplantı bile, her biri zor bir şey yapmak için çok küçük olan iki parçaya bölerek bütün bir öğleden sonrayı havaya uçurabilir.” Ayrıca “toplantıya gitmeyi de unutmamalısın.” Bir yöneticinin programında çalışanlar, belirli bir programları olduğu için bu sorunu yaşamamalıdır, ancak idareciler “bunu düşünmek zorundadır.” Better Works’ün sahibi, kurucu ortağı ve CEO’su Kris Duggan, Business Insider’a “Genel olarak konuşursak, işte ne kadar çok şapka takarsanız, o kadar çok toplantıya katılmanız beklenir” diye görüş bildirmiş. CEO’lar ve işletme sahipleri genellikle zamanlarının çoğunu toplantı odalarında geçirirler. Açıkçası, bu onlara başka bir şey için fazla zaman bırakmaz. Duggan’ın çözümü, öğleden sonra iki veya üç toplantıdan fazlasını planlamamaktır. Sabahları ise kesintisiz zaman için ayrılmıştır. Duggan, “Toplantıdan sonra toplantıya katıldığımda, zihniyetimin eleştirel ve özgün düşünmeye karşı görev odaklı olmaya geçtiğini biliyorum” diyor. “Toplantıdan sonra toplantıya katılmak sizi kontrol listesi moduna zorlar. Bir iş yürütürken, gününüzün en azından bir kısmını şirketin geleceğine ayırmalı ve iddialı hedeflere ulaşmaya odaklanmalısınız. Her toplantı bu şeylere odaklanmadıkça, her şeyi aynı anda başarmak imkansız olurdu.” Belirli günler toplantı yok Hatta bazı kuruluşlar, haftada toplantısız bir gün oluşturmayı bir politika haline getirdiler. Örneğin Asana bunu çarşamba günleri yapar. Sonuç olarak, herkes işine konsantre olabilir. Bazı şirketler, tüm toplantılarını her hafta aynı gün(ler)de planlamayı tercih eder. Belki sadece salı ve perşembe günleri toplantı planlanabilir. Bunun arkasındaki bilim oldukça basittir. Beynimiz çoklu göreve bağlı değildir ve her zaman görevler arasında geçiş yapar. Görevleri birlikte grupladığınızda, odağınızı artırabilir, dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırabilir ve doğru akış durumunda kalabilirsiniz. Ayrıca bu durum zamanlamayı da kolaylaştırır. Toplantılarınızı toplu yaparsanız, en uygun gün ve saat Salı günleri 14:30'dur. Bu mümkün değilse, öğleden sonra ve hafta ortası toplantıları en iyi seçeneklerinizdir. Genellikle haftanın erken saatlerinde sabah toplantılarından kaçınmak istersiniz çünkü bu, insanların en üretken olduğu zamandır. Cuma günü, herkes hafta sonu için zaman ayırmaya başladığından üretken bir toplantı için doğru zaman değildir. Her şey kaliteyle İlgili: toplantılarınızı verimli hale nasıl getirirsiniz? Gerçek şu ki, günlük mükemmel toplantı sayısı, konumunuz ve her bir oturumun ne kadar sürdüğü gibi faktörlere bağlı olarak değişir. Ayrıca, ekibinizin yanı sıra programınız ve hedefleriniz tarafından da karar verilir. Bunu belirlemenin bir yolu, ekibinizden geri bildirim almaktır. Kaç toplantının onlar için ideal olduğunu soran bir anket düzenleyebilirsiniz. Bu herkesi memnun etmeyebilir. Ancak, ekibinizin büyük bir kısmını memnun edecektir. Benim düşünceme göre, toplantıları günlük olarak planlamanız gerekiyorsa, sadece bir veya iki tane yapılması. Her ikisi de, enerjiniz düşmeye başladığında, öğleden sonra için programlanmalıdır. Ancak bence her gün yaptığınız toplantıların sayısı hakkında endişelenmek yerine, onları nasıl daha verimli hale getireceğinize odaklanmaya başlayın. Toplantıları daha üretken hale getirmenin bilim tarafından desteklenen en iyi yollarından bazıları şunlardır: •    Toplantıları 20 dakikanın altında tutun. Ciddiye alınmak için yeterli, ancak insanların dikkatini çekecek kadar kısa. Ayrıca herkesin yoğun programına çok fazla müdahale etmez. •    İnsan gruplarının genellikle anlamsız tartışmalara orantısız ağırlık verdiğini öne süren Parkinson’un önemsizlik yasası sayesinde, sekizden az kişi davet edilmeli. •    Katılımcılara enerji ikmali yapın. •    Sunumunuzun daha akılda kalıcı olması için 3–7 konuşma noktasına bağlı kalın. •    Ayrıca, amaca yönelik olarak oluşturulmuş bir gündem oluşturduğunuzdan ve gönderdiğinizden emin olun. Ayrıca, önemsiz veya sürekli toplantıları filtreleyerek günlük toplantılarınızın miktarını azaltın. Bunun yerine toplantı isteklerini reddedebilir veya alternatifler önerebilirsiniz. En popüler seçeneklerden bazıları e-posta, çevrimiçi sohbetler, işbirliği uygulamaları veya sanal toplantılar aracılığıyla olur. Tüm ekibinizi bir araya getirmek yerine daha fazla bire bir görüşmeleri de düşünebilirsiniz.