Toplantılar etkili bir şekilde yapıldığında, kuruluşlar için önemli bir varlık olabilir. Daha iyi kararların alındığı, hedeflerin hizalandığı, çatışmaların çözüldüğü ve ekip üyelerinin ne kadar önemli olduklarını anladıkları yerlerdir. Ancak yanlış yapıldığında verimsiz olup, ciddi bir zaman ve para kaybına yol açarlar.
Toplantılarınızın etkili, üretken ve kaynak israfı olmadığından emin olmak için, kolayca önleyebileceğiniz 8 toplantı hatası var. Bunlara beraber göz atalım;
Gündemin net bir amacı yoktur
Toplantılarınız ne kadar çok yapıya sahipse o kadar verimli olur. Bu hiç akıllıca değil gibi görünüyor değil mi? Mesele şu ki, birçok kişi toplantıları için bir gündem oluşturmaktan vazgeçiyor. İster bir telefon görüşmesi isterse yüz yüze görüşme olsun, her zaman temel bir gündem belirlemek önemlidir.
Bir toplantı için net bir amacınız yok mu? Bu, toplantının gereksiz olduğuna dair bir kırmızı bayrak. Gündem, toplantının tüm akışını belirleyecek, bu nedenle net harekete geçirici mesajlarla ilgili noktalara bağlı kalmaya çalışmak işin en doğrusu.
Net bir amaç geliştirdiğinizde, gündemin kısa ve özlü olduğundan, başlangıç ve bitiş zamanlarının tanımlandığından, maddelerin toplantıdan önce katılımcılara gönderildiğinden emin olun.
2. Katılım eksikliği
Toplantıların üretken olması için, her yetkilinin katılımını sağlamanız gerekir. Bu mümkün değilse, büyük bir zaman ve iş kaybı olur.
Herkesten görüşlerini dile getirmelerini ve endişelerini paylaşmalarını isteyerek bunu kolayca teşvik edebilirsiniz. Eğer toplantıda sessiz kalan kişiler varsa onlara ulaşın ve konuşkan kişilerin sohbete hakim olmasına izin vermek yerine onlardan duygu ve düşüncelerini paylaşmalarını isteyin. Toplantılarda çok konuşmayı seven kim varsa, bu konuda uyarılarda bulunun.
3. Zamanında başlamıyor veya bitmiyor
Vakit nakittir. Bu nedenle, tüm toplantılarınız için tanımlanmış bir başlangıç ve bitiş zamanı belirleyerek herkesin zamanına değer verdiğinizden emin olun.
Örneğin, toplantının 14:00'de başlayıp 14:30'da bitmesi gerekiyorsa, toplantı tam olarak o saatte başlar ve biter. İstisna yok. Bir konuşma uzuyorsa, oraya bir virgül koyun ve bir sonraki toplantı için kaydedin.
Size ayrılan süreyi aşmadığınızdan emin olmak için odada bir zamanlayıcı bulundurun veya asistanınızdan size beş dakikalık bir uyarı vermesini isteyin.
4. Belirlenmiş bir kolaylaştırıcı yoktur
Toplantıdan sorumlu biri yoksa, o zaman kolayca yoldan çıkılabilir, olay farklı konulara yol alabilir. Gündeme bağlı kalmak yerine, insanlar o sırada alakalı olmayan konuları tartışmaya başlar.
Konu dışı konuşmaların azaltılmasını, tartışmaların olumlu, odaklı kalmasını ve takip görevlerinin atanmasını sağlamak için toplantıyı kolaylaştıracak birini atayın.
Toplantıların önemli olmasını istiyorsanız, herkesin katılımını ve biraz çeşitlilik sağlamak için lideri değiştirmelisiniz.
