Akıllı telefonunuz sayesinde doktor randevularınızı, çocuklarınızın okul etkinliklerini, katılacağınız konferansları kolayca ayarlayabilir ve kendinize hatırlatabilirsiniz. Süt almak veya bir e-postaya yanıt vermek gibi küçük görevler bile hızlı bir hatırlatma ile tamamlanabilir. Bu durum evinizde ve ofisinizde birden fazla kağıt takvimi yönetmeye güvenmekten çok daha etkilidir. Dijital takvimin hayatınızı çok daha konforlu hale getirmeye yardımcı olabileceği inkar edilemezken, takviminizden en iyi şekilde yararlanıyor musunuz? Kağıt takvimlerimize bir etkinlik veya görev ekleyip son dakikaya kadar unuttuğumuza inanıyorum. Ancak dijital takviminizi oluşturup sürdürürseniz, zaman yönetimi ve üretkenlik konusunda daha iyi olursunuz. Ayrıca bu durumu, asla unutmayan ve her zaman zamanında gelen güvenilir bir asistan olarak görebiliriz. Peki nasıl bir zaman planlaması bizim daha motive ve üretken olmamızı sağlar? Bunun için kanıtlanmış belli başlı ipuçlarının üstünden geçelim. Önceliklerinizi planlamak zaman zaman kulağa aşırı gelebilir. Kendinizi ve çocuklarınızı güne hazırlamak, işe gidip gelmek, gününüzün büyük bir bölümünü alır. Tüm toplantılarınızı, telefon görüşmelerinizi ve asıl işinizi ekleyin, ortalama bir gün yoğun geçer. Konuşmalara, seyahatlere ve spora katılın, bu durum daha da kaotik ve bunaltıcı hale gelebilir. Bir günde halletmek için ihtiyacınız olan her şeyi rezerve etmek, sihirli bir şekilde gününüze saatler ekler mi? Hayır. Ama günlerinizi biraz daha pürüzsüz hale getirecektir. Kahvaltı yapmaktan, spor salonuna gitmekten, toplantılara ve işe gidip gelmenize kadar her şeyi planladığınızda, önceliklerinizi unutmamanızı ve ihmal etmemenizi sağlar. Bu kulağa komik gelebilir. Her zaman öğle yemeği dahil çalışan kişiler tanıyorum. Sonuç olarak, günün geri kalanında yakıt ikmali yapmadıkları için herkesten önce kaza yaparlar. Ek olarak, takviminize etkinlikler ve görevler eklediğinizde, bu daha iyi odaklanmanızı sağlar. Bir müşteriyle öğleden sonra ikide planlanmış bir toplantınız varsa, o zaman diliminde takviminize başka etkinlik veya görev ekleyemeyeceğinizi bilirsiniz. En önemlisi, gerçekleştirmeniz gereken her şeyi takviminize kaydetmek, zamanınızı nasıl harcadığınız konusunda size daha iyi bir fikir verir. Bu şekilde ne zaman “meşgul” ve “uygunsuz” olduğunuzu bilirsiniz. Ayrıca size açık zaman dilimleri bulma şansı verir. Örneğin, günlük yolculuğunuz 20 dakikalık bir metro yolculuğuysa, bu süreyi e-postalara yanıt vermek veya en son sektör haberlerini okumak için kullanabilirsiniz. Takvimlerimizi yalnızca iş amacıyla kullanma eğilimindeyiz. Ancak takvimler kişisel zamanımızı da oluşturabilir ve koruyabilir. Diyelim ki futbol maçları veya doğum günleri gibi önemli şeyleri kaçırmamak istiyorsunuz. Bu kişisel öğeleri takviminize eklemeniz gerekir. Bunu yapmazsanız, işin kendi hayatınıza sıçraması veya sosyal olaylara aşırı bağlılık gibi çatışmaların ortaya çıkması çok daha kolaydır. Hayatınızdaki önemli şeyleri takviminize ekleyerek, onları bir öncelik haline getirmeyi taahhüt ediyorsunuz. Zaman yönetimi uzmanları, tüm randevuları haftada sadece bir veya iki güne planlamayı tercih eder. Aynı tür etkinlikleri bir araya getirmek, haftanın geri kalanında işimi pazarlamak gibi diğer önceliklere odaklanmaya zaman tanır. Randevuları haftada kaç gün rezerve ettiğinize bakılmaksızın, onları arka arkaya planlamak caziptir. Bir toplantıdan diğerine giderseniz, daha fazla randevu alabilirsiniz. Takviminizdeki randevular arasına arabellek süresi eklemek istiyorsunuz. Fazladan zaman planlamak size bir önceki toplantının yükünü hafifletme, konferansta ne yaptığınızı ve ne taahhüt ettiğinizi düşünme fırsatı verir. Sonra bir sonrakine geçmek için hazırlanırsınız. Ayrıca karşı tarafla ofisinizin dışında başka bir yerde buluşacaksanız geç kalmanızı da engeller. Takviminizde gün boyunca yapmanız gereken her şeyi planlamanız tavsiyesini hatırlıyor musunuz? Aynı zamanda, hiçbir şeyin planlanmadığı belirli zamanları da engellemelisiniz. LinkedIn CEO’su Jeff Weiner, günlük olarak bu tür arabellekleri 90 dakika ile iki saat arasında planlıyor. Weiner bunları genellikle 30 veya 60 dakikalık bloklar halinde kaydeder. Weiner, yalnızca randevu almak yerine hiçbir şey yapmamak için bir zaman planlar. Bu zaman dilimlerinde geleceği düşünür, sektör haberlerini okur, yürüyüşe çıkar veya meditasyon yapar. Richard Branson da benzer bir metodoloji kullanıyor. “Takviminizi açın ve zamanı planlayın” diyor. Branson, 2017 tarihli bir blog yazısında, “Pek çok insan zaman planlaması yaparken ağırlaşıyor, düşünmek ve hissetmek için asla zaman ayırmıyor. Beş dakika, bir saat, bir gün, hatta bir tatil yapın. Özgürce düşünmek için biraz zaman ayırırsanız, büyük resmi çok daha kolay görebileceksiniz.” Takvimini boş bırakan bir diğer başarılı isim de Warren Buffett. Bu durum o kadar etkiliydi ki sonrasında Bill Gates’de bu fikri aldı. Gates, Buffett ile 2017'de yaptığı bir konuşma sırasında, “Biliyorsunuz, her dakikam doluydu ve işleri yapabilmenin tek yolunun bu olduğunu düşündüm” dedi. Buffett sayesinde Gates, takvimine boşluk eklemesi gerektiğini fark ettiğini sık sık belirtiyor. Gates, “Zamanınızı kontrol edersiniz” diyor. “Oturmak ve düşünmek normal bir CEO’dan çok daha yüksek bir öncelik olabilir, tüm bu taleplerin olduğu ve tüm bu insanları görmeniz gerektiğini düşündüğünüz bir yer. Programınızda her dakikayı doldurmanız ciddiyetinizin bir göstergesi değil.” Araştırmalar, zihniniz odaklanmamış ve rahatken yaratıcılığı tetikleyebileceğinizi gösteriyor. Özgür bir zihin ve ruh, duştayken veya yürüyüşe çıkarken neden o “aha” anları yaşadığınızı keşfeder. Sonuç olarak, işleri halletmek için yeni yollar düşünebilirsiniz. Charles Duhigg’in Alışkanlığın Gücü adlı kitabında açıkladığı gibi, alışkanlık döngüsü denen bir şey var. Düşünce, alışkanlık döngüsünde bir ipucu, yanıt ve ödül olduğu anlamına gelir. Örneğin, her sabah otomatik olarak dişlerinizi fırçalarsınız çünkü nefesiniz bu tepkiyi tetikler. Ödül, dişlerinizi fırçaladıktan sonra aldığınız naneli taze nefestir. Ne yazık ki, en çok satan zaman yönetimi ve üretkenlik yazarı Laura Vanderkam’ın belirttiği gibi, “meditasyon yapmak veya günlük tutmak gibi iyi alışkanlıklar, en azından başlangıçta bariz bir tetikleyiciden yoksundur.” Ancak, bir takvim uyarısını ipucu olarak kullanabilirsiniz. Meditasyonunuzu veya sizi başarıya götürecek diğer kişisel bakım yardımlarınızı engellemek için takviminizi kullanın. Vanderkam, “Telefonunuzda notu gördüğünüzde yazmaya başlama zamanının geldiğini bilirsiniz” diye açıklıyor. “Ya da daha iyisi, e-postaları kontrol etmek için çok geç kalırsanız, gelen kutunuzda size uyku saatinin geldiğini hatırlatan bir e-posta uyarısı ayarlayın.” Vanderkam ayrıca takviminizi hedeflerinizi takip etmek için de kullanılabileceğini söylüyor. “Bunu yapmanın iki yolu var. Kendinize, her hafta, önümüzdeki yedi günü planlarken görünecek şekilde zamanlanmış, yıllık veya üç aylık hedeflerinizi içeren yinelenen bir e-posta gönderebilirsiniz. Diğer yol ise “hayatın nasıl gittiğini kontrol etmek için bir takvim uyarısı” kullanmaktır. Örneğin, haftada bir şu gibi soruları yanıtlayabilirsiniz: “Şu anda yaptığın ne işe yarıyor? Neyi değiştirmek istiyorsun?” Programınızda sürekli olarak kendinize sorduğunuz soruların olması, size gerektiğinde yansıtma ve yeniden odaklanma şansı verir. Yalnızca ABD ve Birleşik Krallık’ta insanlar konferans görüşmelerinde 163 milyar dakika harcıyor . Ortalama bir konferans görüşmesi 38 dakika sürdüğü için bu sayı etkileyici olmaktan da öte. Aynı zamanda, bu aramaların 15 dakikası dikkat dağınıklığı, teknik sorunlar ve aramanın devam etmesi nedeniyle boşa gidiyor. Bazen bu, aramadan önce konferans teknolojisini test etmek ve bir gündem oluşturmak gibi kolay bir düzeltme olabilir. Ayrıca, yalnızca önemli paydaşları davet ederek ve aramayı önceden onaylayarak aramalarda harcanan saatleri azaltabilirsiniz. Davetli sayısını sınırlayarak, duyulması gereken çok fazla ses olmadığı için dikkat dağınıklığını azaltmış olursunuz. Örneğin, takviminizde arama için bir tarih ve saat ayarladığınızda, diğer katılımcı, aramaya katılıp katılmayacağını soran bir e-posta alır. Değilse, orada oturup aramalarını beklememek için aramayı yeniden planlayabilirsiniz. Artık birisi iptal ettiğinde veya yeniden planladığında takviminiz gerçek zamanlı olarak güncellenecektir. Takviminizi eşiniz, iş ortağınız veya sanal asistanınız ile paylaşsanız da paylaşmasanız da, takviminizin başkalarıyla da paylaşılabildiğinden emin olun. Bu şekilde herkes bir toplantıda, seyahatte olduğunuzu veya konuşma fırsatınız olduğunu bilir. Son olarak, çoğu takvim aracı hatırlatıcılarla donatılmıştır. Örneğin, bir uçuş, otel veya randevu rezervasyonu yaptıysanız, unutmamanız için bir gün öncesinden bir hatırlatma alırsınız. Ayrıca bir önceki gece takviminizi görüntülemek için hatırlatıcılar ayarlamalısınız. Bu, gününüzü görselleştirip hazırlanabilmeniz için yarın takviminizde neler olduğunu görmenizi sağlar. Bir şey eksik görünüyorsa veya birbirine uymuyorsa, sorun haline gelmeden önce bu sorunu çözebilirsiniz.