Zaman yönetimi konusunda kendini memnun edecek şekilde ilerletmek istemeyen bir iş insanı arkadaşım henüz olmadı. Sorun şu ki, girişimciler ve iş insanları, yollarına çıkan çok sayıda tavsiyeler karşısında bunalmış durumda. Ancak, kendi değerlendirmenizi başlatmanın en kolay ve en etkili yollarından birinin zaman yönetiminin farklı seçeneklerini denemek olduğunu düşünüyorum. Bugün bunlardan dördüne değinelim. Bu dörtlü kategoriye dalmak verimliliğinizi artıracaktır çünkü sizi gerçekten önemli olan şeylere daha fazla zaman ayırmaya teşvik eder. Öncelikle, bunların ne olduğunu daha ayrıntılı olarak ve bunları nasıl kendi yararınıza kullanacağınızı bilmeniz gerekir. Yapma Bazıları bu durumu farklı isimle ansa da fikir aynı. Önemli veya gerekli olmayan tüm kişisel ve profesyonel taahhütleri bir kenara bırakın. Devamlı aynı konuları düşürmek sizi endişelendirebilir. Ya kritik bir e-postayı çöp kutusuna atarsanız? Bu etkinliğe katılmazsanız, yeni bir bağlantı kurmayı kaçırabilirsiniz. Steve Jobs’un bir zamanlar dediği gibi, “ne yapılmayacağına karar vermek, ne yapılacağına karar vermek kadar önemlidir.” Diğer bir deyişle, hayatınızdaki her şeyi mahvetmek zorunda değilsiniz. Bu strateji, hayatınızı strese sokmak için değil, kolaylaştırmak içindir. Zamanınızı neyin boşa harcadığını değerlendirmek için vakit ayırın ve zaman kaybını önleyenleri programınızdan çıkarın. Zaman kaybı listesi verimsiz toplantıları içerebilir ya da aşağıdaki benzer maddeleri; - Üretkenliğin en yüksek olduğu saatlerde çalışırken kesintiler. Bunlar akıllı telefon bildirimleri veya ofisinize giren kişiler olabilir. Bu dikkat dağıtıcı unsurları belirleyin ve ortadan kaldırın. - Başladığınız ama asla tamamlamayacağınız projeler. - Artık açmadığınız veya önemsemediğiniz haber bülteni abonelikleri gibi e-postalar. - Ayaklarını sürükleyen ve sizi bitirme projelerinde geri tutan müşteriler veya çalışanlar. - Otomatikleştirilebilen görevler. - Spora git, yemek zamanı gibi alışkanlıklarla yapacağınız gereksiz takvim görevleri. Burada son bir tavsiye. Bazı insanlar, savurgan faaliyetleri bırakmalarına yardımcı olmak için 80/20 kuralı olan Pareto İlkesini de kullanırlar. Bu durum, en çok sonuç odaklı görevlerinize öncelik vermenizi teşvik eder. Temsilci ata Richard Branson, “Bir girişimci olarak gerçekten büyümek istiyorsanız, yetki vermeyi öğrenmelisiniz” der. Tabii ki, bunu söylemek genellikle yapmaktan daha kolaydır. İş insanlarının, güven sorunları, kontrol veya kalitenin düşeceği endişesi nedeniyle her şeyi kendi başlarına yapmak istedikleri bilinmektedir. Bir girişimci veya kurucu, görevleri başkalarına devretmek için gerekli kaynaklara sahip olmayabilir. Ödüllü üretkenlik uzmanı Laura Stack’ın Forbes’e bahsettiği şu cümleler duruma nasıl yaklaştığını belirtiyor. “Görevleri yetkilendirirken, düzgün dış kaynaklı ve çalışan düzeyinde bağlı olmalıdır. Örneğin, bir bilgisayarı çok iyi eğitimli, yüksek ücretli bir yazılım mühendisine tamir ettirmek düşük maliyetli bir görevi devretmek kapsamında çılgınlık olur.“ Kısacası, yapılması gereken, ancak zamanınızı boşa harcayan faaliyetler varsa, bu görevlerin başka birine verilmesi gerekir. Örneğin, kodlamayı biraz biliyorsun ancak, herhangi bir kodlama görevini ne yaptığını bilen birine devrederek zamandan ve paradan tasarruf edilebilir. Stack, “Evet, işletme sahipleri bunu yapabilir, ancak bunu kendiniz yaparken düşük bir Kişisel Yatırım Getirisi varsa, paranızı çöpe atıyorsunuz” diye açıklıyor. “Bir dahaki sefere ekip üyelerine görev atamayı düşündüğünüzde, onlar için zaman kaybının ne olacağının aksine, onların zamanlarında ne yapmaları gerektiğini düşünün. Görev uymuyorsa, yetkilendirin, dış kaynak kullanın veya sıradanlıktan tatmin olmayı öğrenin.“ Ertele Diğerleri ertelemeyi geciktirme olarak adlandırabilir, ancak kavram aynıdır. Gerekli oldukları için silinemeyen görevler için bunları başka bir tarihe veya saate erteleyebilirsiniz. Bu stratejinin yararlı olmasının nedeni, şu anda yapılması gerekenleri ele almanız için size zaman kazandırmasıdır. Her şey önemli veya acil göründüğünde, hangi işi daha sonraya ertelemek zor bir karar olabilir. Şahsen bu yolun aşağısındaki aktiviteler için en iyi sonucu verir. Örneğin, ayın sonunda bir toplantınız varsa, devam edin ve bunu takviminizde planlayın. Ancak bugün bir gündem oluşturmak ve davet göndermek için hiç zaman harcamayın. Bu ilke, gelen kutunuzu yönetmede de uygulanabilir, bu gerçek bir zaman tasarrufu sağlar. Yeni bir klasör oluşturabilir ve okunması gereken yeni mesajları oraya taşıyabilirsiniz. Müsaitlik durumuna sahip olduğunuzda bu e-postaları kontrol edeceksiniz. Ancak acil olmadıklarından, gelen kutunuza ulaşır ulaşmaz onlar için endişelenmenize gerek yok. Yap Zaman yönetiminin son maddesi, “Kemerleri bağlayın ve görevi tamamlayın” Takviminize planlanmış bir milyon şey gibi görünen şeylere sahip olduğunuzda, bunu söylemekten daha kolay geldiğini biliyorum. İşinize dalmadan önce görevlerinize öncelik vermeniz en sağlıklı karar. Bu şekilde, aynı anda yalnızca bir şey üzerinde çalışacaksınız. Devam etmekte olan çalışmalara, mevcut bir ödevi bitirene kadar katkıda bulunan başka bir şeyle başlamanızı öneririm. Görevlerinize öncelik vermenin yanı sıra, 2 dakika kuralını da uygulayabilirsiniz. 2 dakika kuralı, Getting Things Done’ın arkasındaki beyin olan David Allen’dan geliyor. İşin özü, bir e-postaya yanıt vermek gibi bir görevi yerine getirmeniz 2 dakikadan az sürüyorsa, devam edip halletmeniz gerektiğidir. “İki dakika kuralının mantığı, bir öğeyi saklamanın ve takip etmenin, ilk kez elinize aldığınızda onunla ilgilenmekten daha uzun sürmeye başladığı noktadır.” Allen, işleri halletmek de buna “verimlilik kesintisi” diyor. Ayrıca, bir görevi ertelemek gibi yeni bir alışkanlık başlatırken bu yöntemin harika olduğunu keşfettim. Başladığınızda, üzerinde çalıştığınız belirli öğeyi tamamlamak için ivme kazanırsınız. Psikolojide bu, kesintiye uğramış veya bitmemiş görevleri tamamlanmış olanlardan daha fazla hatırladığımızı belirten Zeigarnik etkisiyle ilgilidir. Sonuç olarak, bu zihninizin tepesinde olduğu için zihinsel gerilim yaratır. Rahatlamanın tek yolu görevi bitirmek ve ertelemeyle savaşmaktır. Zaman yönetiminde ustalaşmak Bu basit ve güçlü zaman yönetimi tekniklerinden en iyi şekilde yararlanmak için günlük aktivitelerinizi listeleyin ve takip edin. Zamanınızı nasıl geçirdiğinizi görmenin tek yolu bu. Ve daha da önemlisi, zamanın nerede israf edildiği. Zamanınızı takip etmek için elle yazılmış bir zaman günlüğü, dijital takvim veya benzer bir yazılım kullanabilirsiniz. Önemli olan, size veya işletmenizin büyümesine yardımcı olmayan faaliyetlerin yanı sıra, hızlı bir şekilde bırakılabilen, başkasına atanabilen veya daha sonrası için kaydedilebilen öğeleri aramaktır. Zamanınızın nasıl harcandığını anladıktan sonra, bir zaman yönetimi tecrübelisi olma yolunda olacaksınız. Ve sonuç olarak, zaten telaşlı günlerinizde daha fazlasını yapacaksınız.