İnsanların birçoğunda var olan unutkanlık sorununun önüne geçebilmek için, takvim hatırlatıcılarından daha verimli şekilde yararlanmanın yollarını anlattığım yazımın ikinci bölümünü sunuyorum.
Takvim hatırlatıcıları ayarlamanın önemi
Son teslim tarihlerini takip edin ve girişler için hatırlatıcılar ayarlayın.
Howie Jones, bir makalesinde, “Ufukta yaklaşan kritik bir son teslim tarihiniz veya kişisel etkinliğiniz olduğunda, bunlar asla kaçırmak istemeyeceğiniz türden etkinliklerdir” diye yazıyor. “Hayat telaşlı bir hal alıyor ve bazen sanki saatte yüz mil hızla ilerliyormuşsun gibi geliyor.”
Böyle zamanlarda planınız nedir? Benzer durumları takviminize işlemeniz, en önemli teslim tarihlerinizin takviminize yansımasını ve onları unutmamanızı sağlayacaktır.
Howie, “çevrimiçi takviminizdeki “hatırlatma” özelliğini kullanarak, bir hafta öncesinden, birkaç gün öncesinden ve önemli etkinliğinizden veya son teslim tarihinizden bir gün önce geçerli olacak bir hatırlatıcı planlayabilirsiniz” diye ekliyor. “Ancak, elbette, hatırlatıcılarınızı nasıl dağıtacağınız, görevin ne kadar uzakta olduğuna ve işin tamamlanması ve hazırlanmak için ne kadar iş gerektirdiğine bağlıdır.”
“Kritik bir teslim tarihi veya olayı ilk öğrendiğinizde, sorumlu olacağınız işin kapsamını düşünmek için birkaç saniye ayırın.”
Zaman bloklarınızı korur
Takvim hatırlatıcıları ile takviminizde zamanı bloke ederek verimliliği artırabilirsiniz. Örneğin, kendinize zaman ayırırken ofisinizin kapısı kapalıyken projeler üzerinde çalışmak mümkün.
Daha spesifik olarak, bir proje yoğun konsantrasyon gerektirdiğinde programınızdaki zamanı engelleyebilirsiniz. Projenizin tamamlanmasından önce ve sonra hatırlatıcılar ayarlamak idealdir.
Hatırlatıcınız çaldığında, kapınızı kapatın ve tekrar çalmasını bekleyin. Belirlenen süre içinde bitirmediyseniz bitiş hatırlatıcısını sıfırlayabilirsiniz.
Hatırlatıcıları bu şekilde kullanarak, aldığınız kesinti sayısını azaltabilecek ve verimliliğinizi artırabileceksiniz.
Zihinsel alanı boşaltır
Büyük bir toplantıdan veya sunumdan önceki gece uyanık yattığınızı ve listenizdeki şeyleri zihinsel olarak işaretlediğinizi varsayalım. Zihniniz, sabahları başarmanız gereken her şeyle yarışır. Sonra her şeyi takip etmeye ve her şeyin tamamlanması için yeterli zaman ayırdığınızdan emin olmaya çalışırken bunalmış hissetmeye başlarsınız.
Birçoğumuz kıyafetlerimiz, kahvaltıda ne yiyeceğimiz ve istediğimiz yere en kısa sürede ulaşmak için hangi yolu izlememiz gerektiği konusunda endişeleniriz. Zihninizde tüm gününüzü canlandırır, tüm randevularınızı hatırlar ve her şeyin organize olmasını sağlarsınız. Ondan sonra belki uyuyabilirsin.
Takviminizi tüm yükümlülüklerinizle güncel tuttuğunuz sürece rahatlayabilirsiniz. Neden mi? Hatırlatma sistemi ile her şey sizin için halledilir. Gününüzü başarıyla planladınız ve artık daha anlamlı görevlere odaklanabilirsiniz.
Yapılacaklar listenizi düzenler
Masanızda kaç tane post-it veya kağıt parçası var? Gerçekleştirmeniz gereken farklı görevler ve etkinlikler için birden fazla defter var mı?
Dağınık bir masa, bazı mesleklerde deha işareti olarak kabul edilebilir. Ancak, ofisinizde size önemli bir toplantıyı hatırlatan bir kağıt parçası bulamazsanız, onu hatırlama şansınız nedir?
Ayrıca beynimiz dağınıklıktan olumsuz etkilenir. Bunun nedeni, beyinlerimizin düzene yönelik olması ve düzensizliğin sürekli görsel hatırlatıcılarının bilişsel kaynaklarımızı tüketerek daha az konsantre olmamıza neden olmasıdır.
Kısacası dağınıklık, bilişsel aşırı yüklenmeyi artırabilir ve görsel dikkat dağınıklığı nedeniyle çalışma belleğimizi azaltabilir.
Ayrıca, fonksiyonel manyetik rezonans görüntüleme ve diğer fizyolojik ölçümleri kullanan nörobilim araştırmacılarına göre, evdeki ve işyerindeki dağınıklığı temizlemek odaklanmayı, hafızayı ve üretkenliği iyileştirir.
Ama hepsi bu kadar değil. Çevremiz darmadağın olduğunda stresli, endişeli veya depresif hissedebiliriz. Hatırlarsanız, stres bir şeyleri unutmada rol oynayabilir.
Programınızı hatırlatıcılarla düzenleyerek, günlük yükümlülüklerinizi masanıza, evinize ve akıllı telefonunuza dağıtmak yerine, bunların üstesinden gelebilirsiniz.
Yinelenen etkinlikler oluşturun
Takvim hatırlatıcıları, yinelenen etkinlikleri takip etmek için de kullanılabilir. Düzenli aralıklarla ofis dışındayken randevularınızı ve toplantılarınızı takip etmenin mükemmel bir yoludur.
Takvim hatırlatıcılarını kullanarak mola zamanlarını da planlayabilirsiniz. İnsanların ihtiyaç duyduklarında mola vermemeleri yaygın bir durumdur.
Masanızdan uzaklaşmak için birkaç dakikanızı ayırırsanız aslında daha verimli çalışabilirsiniz. Bir takvim hatırlatıcısı, yorgunluktan kaçınmanıza yardımcı olabilir ve birkaç dakikanızı yenilemenizi sağlayabilir.
Herkes için sorumluluk
Ekibinizin her üyesinin muhtemelen bir hedefi vardır. İki randevu almak, zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmek veya yeni ve zorlayıcı sorumluluklar almak olabilir. Her gün veya haftanın belirli bir saatinde birbirinizi sorumlu tutmak, ekibinizin hesap verebilir olmasına yardımcı olabilir.
Başka seçenek? Takviminizi ekibinizle paylaşın veya bir ekip takvimi oluşturun. Bir ekip lideri, programı boş görünüyorsa veya bir check-in’i kaçırırsa birisini sorumlu tutabilir.
Randevuları takip edin
Her birimizin iş günü içinde planlanması gereken randevuları vardır. Bu nedenle, hatırlatıcıları 10 veya 15 dakika sonraya ayarlamanın yanı sıra, bir sonraki gün için de ayarlayabilirsiniz.
İş veya kişisel randevular için hatırlatma saatine kadar çalışmak mümkündür. Bundan sonra, bitirmek ve randevunuza zamanında yetişmek için sadece birkaç dakikanız var.
Birkaç dakikada bir saate bakmak yerine bu çok daha iyi bir alternatif. Daha da kötüsü, randevunuzu hiç yapamayabilirsiniz.
Ek bir avantaj olarak, takip etmek için bir takvim hatırlatıcı ayarlayabilirsiniz. Örneğin, bir ağ oluşturma etkinliğinde tanıştığınız birini takip etmek.
Toplantıları daha verimli hale getirir
Bir hatırlatıcı randevular, görevler veya seyahatten daha fazlası için kullanılabilir.
Bekleme listeleri, iptaller ve gelmemeler azalır. Sabahki toplantıyı unutmamak için 24 saat önceden e-posta alabilirsiniz. Alternatif olarak, bir anında iletme bildirimi, etkinliğinizden bir saat önce ayrılma zamanının geldiği konusunda sizi uyarabilir. Herkesin önceden plan yapmasına izin verir. Hatırlatıcılar, yaklaşan toplantıların tarihini, yerini ve gündemini içerebilir. Ayrıca davetlilere performans raporları ve yasal belgeler gibi hangi materyalleri getirmeleri gerektiğini söyler. Toplantıyı daha verimli hale getirir. Toplantılar, insanlar zamanında geldiğinde ve ne yapılması gerektiğini bildiklerinde çok daha etkilidir. Zamanında başlaması ve bitmesi nedeniyle toplantı sorunsuz bir şekilde gerçekleşir. Ofis üretkenliğini artırır. İnsanlara yaklaşan toplantıları hatırlatmak yerine zamanınızı daha verimli geçirirsiniz. Geliri en üst düzeye çıkarır ve israfı azaltır. Müşterilere toplantıları hatırlatmak için telefonda veya e-postayla daha az zaman harcarsanız, müşteri ilişkilerini güçlendirmek veya mevcut ürün veya hizmetleri iyileştirmek gibi başka şeyler yapmak için daha fazla zamanınız olur. İptalleri takip etmenizi sağlar. Otomatik ve SMS hatırlatıcılar, müşteri iptallerini, ertelemelerini ve yeniden planlamalarını takip etmenizi sağlar. Hatırlatıcılar; çalışanlar ve müşterilerle daha güçlü ilişkiler kurar.
