Birinci bölümünde ‘Toplantılar doğru kararlar almanızı engellemesin’ dediğim yazımın devamı olan bu bölümde, toplantılarda dikkat edilmesi gerekli hususları madde madde sıralamaya devam ederek şöyle diyorum:
5. Çok fazla dikkat dağıtıcı davranış
Igloo Software tarafından yapılan bir araştırmaya göre, insanlar toplantılar sırasında dikkat dağıtıcı şeylere sahip oluyorlar. Arama yapma (yüzde 51), yan konuşmalar (yüzde 47) ve yeme-içme (yüzde 22).
Siz veya meslektaşlarınız muhtemelen bunu bilerek yapmıyorsunuz. Ancak, birinin dikkat dağıtmaya başladığı ve diğerlerinin de buna ayak uydurduğu toplantılarda bulundum. Öyle yapmak istememiş olsalar da, odaklanma konusunda problemler yaşanıyor.
Birkaç basit yol var. Herkesten telefonlarını kapatmasını veya en azından bildirimleri kapatmasını isteyin. Ayrıca, konuşmacı sözünü bitirdikten sonra insanlara yorumları veya endişelerini kaydetmelerini hatırlatın. Ve toplantıda yiyecek veya içecek varsa, toplantı yerine mola sırasında tüketmeyi düşünün.
6. Çok fazla insanı davet etmek
Genel araştırmalara göre, verimsiz toplantılarda ayda ortalama 31 saat boşa harcanıyor. O zaman daha önemli projelere ve çalışmalara harcansa o kurum için faydasını kestirmek çok güç olmaz.
Bu sayıyı azaltmanın en kolay yollarından biri, yalnızca girişimlerine ve hedeflerine ulaşmak için gerekli kişileri davet etmektir. Örneğin, yaklaşan bir sosyal medya kampanyasını tartışmak için bir toplantı planladıysanız, yalnızca aşağıdaki rollerden sorumlu ekip üyelerini davet etmelisiniz; sosyal medya yöneticisi, içerik yaratıcısı, içerik küratörü, topluluk yöneticisi, sosyal medya izleyicisi, etkileyici ve reklamcı.
Diğer ekip üyelerinize saygısızlık etmeyin, ancak bu toplantıya katılmalarına gerek yok. Bunun nedeni, daha küçük toplantılar olduğunda daha odaklı, üretken ve yaratıcı olmalarıdır.
Jeff Bezos’un “iki pizza kuralı” dediği temel kuralı hatırlayın. Sadece iki pizzanın besleyebileceği kadar kişiyi bir toplantıya davet edin.
7. Teknolojiyi doğru kullanamamak
Teknoloji, ekranı, videoları ve PowerPoint’leri paylaşmamıza olanak tanır. Ama onları düzgün bir şekilde görüntüleyemezseniz işe yaramazlar. Toplantıdan önce teknik sorunları ele aldığınızdan emin olun. Bu yüzden erken gelmeli ve teknolojinin çalışır durumda olduğundan emin olmalısınız. Ancak, değilse, toplantıyı onsuz tamamlayabileceğinizden emin olun.
Teknolojiyi kullanacaksanız, ona daha fazlasını eklediğinizden emin olun. Sonuçta, katılımcılar verimsiz bir toplantıya katılmak yerine bu PowerPoint sunumunu kendi başlarına okuyabilirdi.
8. Görev vermemek ve takip etmek
Her katılımcı, tam olarak neye ihtiyaç duyulduğunu bilerek bir toplantıdan ayrılmalıdır. Bu sanırım, Steve Jobs’un “Doğrudan Sorumlu Kişiler” dediği şey.
İnsanlara görev ve sorumluluklar atayarak, onlardan ne beklendiğine dair kısa ve öz anlayışlar ortaya koyarak üretkenlik artacak, hedeflere ulaşmak çok daha kolay olacaktır.
Ayrıca, toplantı bittikten sonra lider, takip e-postaları göndermelidir. Takip e-postalarının en azından nelerin kapsandığını, çeşitli üyelere verilen görevleri ve sonraki adımların neler olduğunu içermesi gerekmektedir.
Tüm bunlar ışığında, verimsiz toplantılar ve alınamayan kararlar iş hayatındaki en büyük problem olmaya ne kadar devam eder, bunu gelişen teknoloji bize daha sağlıklı gösterecektir.
