Akıllı zaman yönetimi tesadüfen gerçekleşmez. Günlerini üretkenlik olarak nasıl en üst düzeye çıkaracağını bilen insanlar, her dakikadan en iyi şekilde yararlanmayı planlarlar. Yılın dördüncü çeyreğindeyiz, bu yazı da, yıl sonundan önce dikkat edilmesi gereken 4 farklı zaman yönetimi hatasından bahsedeceğiz.
Şirket yöneticileri, çoğu çalışana oranla daha büyük bir zaman yönetimi zorluklarıyla karşı karşıyadır. Masterly’nin CEO’su Jacob Muller, Medium için yazdığı bir makale de, zamanının çeşitli talepleri hakkında görüşlerini belirtmişti. Muller bu durumu her gün sabah yediden akşam on bire kadar programlayarak çözüyor.
Bu tür aşırı yapı birçok insan için işe yarar, ancak herkes her günü bir kontrol listesine dönüştürmekten hoşlanmaz. Doğru zaman yönetimi, başkaları için işe yarayan en iyi uygulamaları takip etmekten çok, rahatlık ve üretkenlik arasında kişisel bir denge bulmakla ilgilidir.
Yılın son çeyreğini inşa ediyor ve bitiriyoruz. Çoğu yönetici, farkındalık olmadan koşuşturmanın etkisiz olduğunu zaten anlıyor. Girişimciler başarılı olmak için çok çalışmalıdır, ancak bu süreçte uykudan fedakarlık etmeleri gerekmez.
Fikir alışverişi yapabileceğimiz kritik zaman yönetimi hatalarını yılsonuna kadar değiştirmeniz, yeni yıl öncesi performans artışı sağlamanın farklı bir yoludur.
1. Daha akıllı araçlardan yararlanamamak
Yapışkan notlar iyidir, ancak yapay zeka ve sezgisel teknoloji çağında sınırlı yararları vardır. Zaman yönetimi tekniklerinin ve teknolojisinin evrimini benimseyin. Bu nedenle daha iyi araçlarla yola çıkın.
Mümkün olduğunda ortak görevleri otomatikleştirin. Kampanyalar ve içerik oluşturma konusunda tahmin yürütmeyi ortadan kaldırmak için bir pazarlama takvimi kullanın. Zamanınızı nasıl harcadığınızı anlamak için izleme yazılımına güvenin, ardından güne gizlice giren zaman kayıplarını bilinçli olarak ortadan kaldırın. Yalnız tüm kesinti sürelerini ortadan kaldırmayın, bu dinlenme süreleri yaratıcı düşünme için harikadır. Ancak anlamsız toplantılara aşırı katılım gibi bariz zaman israflarını ele alın.
2. Programınızı gizli tutmak
İşbirlikçi ortamlar işbirlikçi liderlere ihtiyaç duyar. O takvimi kilit altında tutmayın. Bunun yerine, takviminizi erişimden yararlanabilecek kişilerle paylaşın.
Şirket sahiplerinin zamanına ilişkin talepler ofisle sınırlı değildir. Meslektaşlar, ekip üyeleri, yatırımcılar, arkadaşlar ve aile üyeleri hepsi zamanınızdan bir parça istiyor. Takviminizi hayatınızdaki önemli kişilerle paylaşarak, kimin neye ne zaman ihtiyacı olduğunu hatırlamakta zorlanmadan herkesi döngüde tutabilirsiniz.
Takvim erişimini buna ihtiyacı olmayan kişilerle fazla paylaşmaktan kaçınmak için dikkatli olun. Herkesin zamanınızın bir kısmını istemesi, herkesin eşit bir şansı hak ettiği anlamına gelmez. Bu yüzden kibarca hayır demelere çabucak alışın.
3. Geç başlamak
Ben erken sabahların büyük bir savunucusuyum. Erken kalkarak egzersiz yapmak için zaman buluyorum, önümdeki güne hazırlanıyorum ve işe geldiğimde yüksek enerjili oluyorum. Herkes sabah 5'te uyanmak için uygun değildir, ancak alarmınız ne zaman çalarsa çalsın, bir başlangıç saati belirleyin ve buna bağlı kalın.
Dakiklik, gün başladığında bitmez. Nebraska Omaha Üniversitesi’nden Joseph Allen, iş toplantılarında üretkenlik ve dakiklik arasındaki ilişkiyi araştırdı. Anket kapsamındaki toplantıların yalnızca yüzde 49'unun zamanında başladığını buldu. Buna göre, toplantı ne kadar geç başlarsa, katılımcılar o kadar az tatmin oluyordu.
Çalışmadaki yöneticilerin toplantıların zamanında başladığını bildirme olasılığı daha yüksekti, ancak bu onların daha dakik oldukları anlamına gelmiyordu. Kendi gecikmelerini mazur görme olasılıkları daha yüksekti. Başkalarını başlamanız için sizi beklemeye zorlamak yerine, herkesin zamanına üretkenliği ve morali artıracak şekilde davranın.
4. Görevlere öncelik vermemek
Şirket üst düzey yöneticilerinin istedikleri her şeyi yapmak için zamanları olsaydı, günler haftalardan daha uzun olurdu. Meşgul insanlar her şeyi halledemezler. Bunun yerine, mümkünse görevleri devretmeyi ve gerektiğinde ortadan kaldırmayı öğrenmelidirler. Meşgul insanların da zamanları olmalıdır.
Verimlilik gurusu ve yatırımcısı Bill Trenchard, CEO’ların zamanlarının yaklaşık yüzde 70'ini yetersiz görevlere harcadıklarına inanıyor. Programları yönetilebilir tutmak için iki dakikalık bir kural önerir. Bir isteğin tamamlanması iki dakika veya daha az sürerse, hemen yapar. Daha uzun sürerse, daha sonra yönetmek üzere takviminde yer alır.
Bu hızlı düşünme süreci, daha hızlı kararlara yol açar ve yöneticilerin başarıları için gerçekten neyin önemli olduğunu düşünmelerine olanak tanır. Bir görev iki dakikadan uzun sürüyorsa ve incelemede değerli görünmüyorsa, görevi başka birine devredin veya isteği reddedin.
Girişimler arasında rekabet kızışırken, girişimciler zaman yatırımlarını en üst düzeye çıkarmayı ve yılın ilk üç çeyreğinde saatlerce boşa harcanan hatalardan kaçınmayı öğrenmelidir. Ekibinizi gelecek yıla hazırlamak için şimdiden hazırlık yapın. Sırtınızı daha akıllı teknolojiye yaslayın, “hayır” demeye alışın ve ileriye doğru daha iyi zaman yönetimi uygulamak için bir programa bağlı kalın.
