Haftalık çalışma programınızı daha verimli hale getirmenin ve kontrol altına almanın yöntemlerini anlattığım yazımın ikinci bölümünü sunuyorum.
Yoğunluk seviyesine göre çalışmayı öncelik sırasına koy
Diyelim ki sorumluluklarınızın çeşitli konsantrasyon seviyeleri gerektirdiği bir rolde çalışıyorsunuz. Bir sigorta şirketinde hasar bölümündesiniz, bu yüzden değerlendirmeleri tamamlamanız, yazışmalar göndermeniz ve tahminleri incelemeniz gerekiyor. Ayrıca dava raporlarıyla ilgilenmeniz ve avukatlarla hasar değerlerini müzakere etmeniz gerekiyor. Bu görevlerin her biri farklı konsantrasyon seviyeleri gerektiriyor ve bazıları da potansiyel duygusal gerginlik içeriyor.
Enerjinizin akışına bağlı olarak, en yoğun görevleri erkenden halletmeniz daha kolay olabilir. Talep değerlendirmelerinizi ve müzakerelerinizi sabahın erken saatlerinde halletmeniz, enerjinizin tükenmemesini sağlar. Bu şekilde bunları daha hızlı ve daha doğru bir şekilde tamamlayabilirsiniz. Daha sonra, gün ilerledikçe, düşen enerji seviyelerinizi rutin görevlerinizle eşleştirebilirsiniz. Bunlar çok fazla konsantrasyon gerektirmez.
İşinizi yoğunluğa göre önceliklendirmek üretkenliğinizi artırabilir. En önemli olana odaklanarak, kendinizi aşırı programlamaya daha az meyilli olursunuz. En üretken olduğunuz zamanı bilin ve en önemli önceliklerinizi bu zaman dilimlerine ayırın. Ne kadarını başarabileceğiniz konusunda gerçekçi olduğunuz sürece, kendinizi o kadar gömülmüş hissetmezsiniz. Belirli görevler o kadar kritik değilse, bunları devredin veya yüksek yoğunluklu sorumluluklarınızdan sonraya planlayın. Sonuç olarak, programınızı iyileştirebilir ve daha sorunsuz bir çalışma haftası geçirebilirsiniz.
Çalışma haftanız sırasında kesinti planlayın
Hiç kimse motoru %100 çalışır durumda tutamaz. Mola vermeden görevden göreve atlamak gerçekçi değildir ve zararlıdır. Mola vermediğinizde stres seviyeleriniz artabilir ve tükenmişliğe yol açabilir. Tükenmişlik yaşamak iş performansınızı ve işleri halletme yeteneğinizi olumsuz etkileyebilir.
Amerikan iş gücünün yaklaşık %59'u iş yerinde orta düzeyde tükenmişlik hissettiğini söylüyor. Tükenmişlik yaşandığında, dolu bir takvim ve görev üstüne görev gördüğünüzde bunalmış hissetmeniz daha kolaydır. İşten kopuk hissetme olasılığınız daha yüksektir. Sonuç olarak, sonuca o kadar yatırım yapmazsınız.
Tükenmişliğe yanıt olarak, her göreve daha yavaş yaklaştığınızı görebilirsiniz. Erteleme yapabilir, sosyal medya paylaşımları gibi dikkat dağıtıcı şeylere zaman harcayabilir ve bunun yerine hayallere dalabilirsiniz. Programınıza aralar ekleyerek, kendinize çalışma haftası boyunca rahatlamak için zaman tanımış olursunuz. Zorlu görevler ve durumlar üzerinde düşünmek için anlarınız olur. 10 ila 15 dakika uzaklaşarak, yaşadığınız stresi işleyebilir ve azaltabilirsiniz.
Bazen molalar yaklaşımınızı yeniden düşünmenize de olanak tanır. Dışarıda yürürken veya mola odasında sohbet ederken aklınıza yeni fikirler gelebilir. Molalar size sosyalleşme, meslektaşlarınızdan fikir alma ve rahatlama fırsatı verir. Masanıza yenilenmiş enerji, odaklanma ve kontrolle geri dönebilirsiniz. Bunalmışlık hissini yönetebildiğinizde, kapanma ve üretkenlik hedeflerinizi tamamen terk etme olasılığınız daha düşüktür.
Toplantılar için zaman sınırları belirleyin
Toplantıların nasıl zaman canavarlarına dönüşebileceğini hemen hemen herkes bilir. Bir e-postayla bitmesi gereken şey, bir saatlik bir tartışmaya dönüşür. Daha kötüsü, o durumdan hiçbir şey çıkmaz. Çoğu katılımcı, grubun nereye gittiğinden ve neyi takip etmeleri gerektiğinden emin değildir.
Toplantılar için kesin duraklar belirlemek genellikle bu senaryoları önleyebilir. Aynı şekilde, en baştan bir gündem belirlemek de mantıklıdır. Neredeyse hiç kimse hiçbir şeyin düşünülmediği toplantı davetlerini kabul etmekten hoşlanmaz. Zorunluluktan katılabilirler ancak nasıl katkıda bulunabilecekleri konusunda net değillerdir.
İyi bir strateji, katkıda bulunacak bir şeyiniz olacağına inanmıyorsanız, gündemsiz toplantı davetlerini otomatik olarak reddetmektir. Bu strateji, çalışma haftası programınızı daha acil görevler için serbest bırakır ve toplantılar sırasında çoklu görev yapma cazibesinden kaçınmanıza yardımcı olur. Ancak, herkes için daha iyi bir yaklaşım, toplantıları şirket genelinde daha etkili bir şekilde yönetmektir.
Uzun tartışmalara gerek olmadığında 15 dakikalık bir zaman sınırı koymayı deneyin. Beyin fırtınası yapmıyorsanız, muhtemelen çoğu toplantıyı 15 ila 20 dakikada tamamlayabilirsiniz. Katkıda bulunanların hazırlanabilmesi için gündemi önceden belirtin.
Basit çalışma haftası planlama teknikleri
Görev odaklı çalışma ortamları yeni değil. Yine de, rekabet eden görevlerin yer aldığı roller daha yoğun hale geliyor. Daha fazla şeyle uğraşmanız ve onları takip etmeniz gerekiyor. Doğru araçlara sahip değilseniz, takvimleri ve bilgileri koordine etmenin yollarını bulmak zor olabilir.
Neyse ki, çalışma haftası programınızı yükseltmenin ve her şeyi kontrol altına almanın yolları var. Takvim senkronizasyon teknolojisi ve organizasyon uygulamalarıyla en yoğun programları bile basitleştirebilirsiniz. Bu söylediklerimi deneyin ve yarattıkları farkı görün.
