Başarılı bir şirket sahibinin ya da işinde zirveye çıkmak isteyen kişilerin sahip olması gereken zaman yönetimi becerilerini anlattığım yazımın ikinci bölümünü sunuyorum.
Aciliyet tuzağına düşmeyin
Bir girişimci olarak birçok sorumluluğunuz var. Bunları başarmak için bir sisteme sahip olmanız gerekiyor. Benim için bu, yapılacaklar listemi yazmak ve en önemli maddeleri takvimime eklemek. Hiçbir şeyi unutmamak için basit ve etkili bir taktik. Ayrıca, bu eylemler için zaman ayırmamı sağlıyor, böylece başka bir şey planlamıyorum.
Ama sorun şu ki, yapılacak çok şey var ve bunlara yetişmek için çok az zamanım varken, hangi görevlerle başlamalıyım? Bu, sizin önceliklerinize bağlı. Bunlar genellikle sizi hedeflerinize yaklaştıran veya tarihleri olan aktivitelerdir. Bu nedenle, en önemli öncelikleriniz her zaman önce planlanmalı ve her şeyden önce gelmelidir.
Ne yazık ki çoğumuz, zamanımızı ve enerjimizi hak ediyor gibi görünseler bile, daha az önemli şeylerle meşgul oluyoruz. Sonunda zaman yönetiminiz ve üretkenliğiniz zarar görüyor ve bu da iş için asla iyi değil.
Bunu önlemek için aciliyet tuzağına düşmeyin. Hangi işleri yapmanız, ertelemeniz, devretmeniz ve bırakmanız gerektiğini belirleyin. Gün için en önemli görevlerden fazlasını listelemeyin. En çok enerjiniz olduğunda önceliklerinize odaklanın.
Kendinize zaman ayırın
“Kendinize zaman ayırmak” zaman kaybı değildir. Kendinize ayırdığınız zaman, strese ve odaklanma eksikliğine karşı gizli silahınız olabilir. Programınıza ne kadar çok şey eklerseniz, o kadar meşgul olursunuz. Zamanla, mumun iki ucunu da yakmış olursunuz. Sonuç olarak, daha fazla yanarsınız. Ya da daha da kötüsü, zihinsel ve fiziksel sağlığınızı tehlikeye atarsınız .
Gününüzde her zaman boş zamanlar ayırın. Çok fazla olması gerekmez. Ancak, gün içinde programınızda hiçbir şeyin listelenmediği bir saatlik boş zamanınız varsa, bu zihinsel ve fiziksel olarak harikalar yaratabilir. Sonuçta, boş zaman bizi mutlu eder, öz bakımı teşvik eder, takvimlerimize esneklik katar ve enerjimizi tazeler.
Benzer görevleri kümeleyin
Gün boyunca görevler arasında geçiş yapmak pratik bir durum değil. Kaotik ve bizi çoklu görev yapmaya teşvik ediyor. Bir düşünün, bir e-postaya yanıt veriyorsunuz, ardından bir tedarikçiyle görüşmek için kapıdan fırlayıp evrak işlerini halletmek için geri dönüyorsunuz. Ve tüm bunların arasında, müşterilerinizin veya çalışanlarınızın yaşadığı sorunlarla ilgilenmeniz gerekiyor.
Her yere koşturmak yerine, benzer görevleri bir araya getirerek gününüzü düzenleyin. Örneğin, gelen kutunuzu temizlemek ve geri dönüş yapmak için belirli bir zaman, evrak işlerini dosyalamak için başka bir zaman ve sorun çözmek için başka bir zaman ayırın. Şirketinize bağlı olarak, toplantılar, envanter kontrolü veya ürünlerinizi test etmek için de zaman ayırmanız gerekebilir.
Dikkat dağıtıcı unsurları belirleyin ve ortadan kaldırın
Dikkat dağıtıcı unsurlar, kötü zaman yönetiminin başlıca nedenidir. Peki, sürekli dikkatinizi çekmeye çalıştıklarında bunlardan nasıl kurtulabilirsiniz?
Dikkat dağıtıcı unsurların kaydını tutmak bir yol olabilir. Bu, sizi neyin ne zaman işten alıkoyduğunu not ettiğiniz bir kağıt veya Word belgesi kadar basit olabilir. Örneğin, bir çalışan sabah 10:30 civarında mola verirse, sizinle sohbet etmek için ofisinize uğrayabilir. Sorun şu ki, bu, rahatsız edilmek istemediğiniz bir zamandır. Bunu düzeltmek için, aynı saatlerde mola verin veya ofisinizin kapısını kapatın.
Telefonunuzu ‘Rahatsız Etmeyin’ moduna alarak, dikkat dağıtan web sitelerini engelleyen araçlar yükleyerek veya başka bir şey planladığınızda telefon görüşmeleri yapmak yerine bunları kontrol ederek dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırabilirsiniz.
Kendinizi doğru araçlarla donatın
Son olarak, kendinizi doğru araçlarla donatın. Çevrimiçi bir takvim en iyi seçenektir. Ancak, tüm planlama ihtiyaçlarınızı otomatikleştirmek için farklı uygulamalar da kullanmak isteyebilirsiniz. Apple Notlar, Evernote, Notion ve Todoist, görevlerinizi yönetmek için akla ilk gelenler. Kullanacağınız diğer farklı uygulamalar ise sosyal medyanızı, e-posta pazarlamanızı ve muhasebenizi otomatik pilota alabilir.
En sıkıcı ve gereksiz görevlerinizi otomatikleştirmek için bu araçları kullanarak önceliklerinize odaklanma olanağına sahip olabilirsiniz. Sonrasında iş sizin sistematik davranışlarınızda!
