Önünüzde yoğun bir çalışma haftası ve yoğun bir programınız var, bu yüzden düzenli kalmak için çaba sarf etmeniz çok önemli. Bu nedenle, profesyonel takvimlerinizde ne olduğunu düşündüğünüzde çok fazla hareket alanı olmayabilir. Yapılacaklar listenizde bir gedik açacağınıza yemin etseniz de, işler hiçbir zaman azalmıyor gibi görünüyor. Geçtiğimiz hafta sunum yapmanız gereken bir toplantıyı kaçırmış olmanız da bu duruma yardımcı olmuyor. Ve bu hafta planladığınız her şeyi hallederken nasıl telafi edeceğinizi bilmiyorsunuz.
Eğer bu durum size tanıdık geliyorsa, emin olun etkili zaman yönetimiyle mücadele eden tek kişi siz değilsiniz. Şirketler insan kaynaklarını birleştirdikçe roller daha karmaşık ve görev ağırlıklı hale geldi. Ayrıca, insanlar teknolojinin anında kolaylıklar yarattığı bir çağda anında yanıtlar istiyor. İster hizmet ister satış olsun, müşteri destek rolünde tempoyu korumak özellikle zordur.
Ancak, programınız senkronize olmaktan çok kontrolden çıkmış gibi hissettiriyorsa her şey kaybedilmiş değildir. Çalışma haftası programınıza ve çalışma şeklinize yaklaşmanın farklı yollarını öğrenebilirsiniz. Takviminizi kaostan iyi koordine edilmiş bir sisteme nasıl dönüştürebileceğinize bakalım.
Her şeyi merkezileştirin
Şirketinizin sağlam bir teknoloji yığını olması muhtemeldir. Bir müşteri ilişkileri yönetimi platformunuz, proje yönetimi yazılımınız ve bir işbirliği aracınız var. Ayrıca, e-posta, satış veritabanları ve bol miktarda dijital takvim var. Tüm bu araçlar benzersiz bir amaca hizmet etse de, birden fazla platform kullanmak verilerinizi dağıtabilir.
İhtiyacınız olan bilgileri bulmak için farklı platformlarda arama yapmak zorunda kaldıysanız ne kadar acı çektiğinizi biliyorsunuzdur. Öğle tatiliniz olması gereken bir zamanda açılan toplantı bildirimlerine şaşırmanız da şaşırtıcı değil. Verileriniz tek bir yerde değilse her şeyi bir arada tutmak ve önünüzde ne olduğunu bilmek zordur.
Takvim ve kişi senkronizasyon araçları, platformlar arasında verileri birleştirerek bu sorunu çözmeye yardımcı olur. Şirketinizin Küresel Adres Listesindeki bir kişiyi güncellerseniz, bu değişiklikler otomatik olarak satış veritabanınıza yönlendirilir. Manuel güncellemeleri iki kez yapmanıza veya hangi kaynağın doğru olduğunu bulmaya zaman harcamanıza gerek kalmaz.
Birden fazla takvimi olanlar için çözüm, her bir programı ve yapılacaklar listesini merkezileştirebilir olmalarıdır. Proje yönetim aracında son teslim tarihleri olan ödevleriniz olduğunu varsayalım. Aynı anda, Google takviminizde bekleyen toplantı davetleri ve hatırlatıcılarınız var. Bu programları otomatik olarak senkronize ederek bir şeyi kaçırma şansınızı ortadan kaldırırsınız. Ayrıca günlük ve haftalık görevlerinizi manuel olarak listelemenize gerek kalmaz.
Görevleri temalara göre zamanlayın
İşinizi önceliklendirmek için zaman blokajı konusunu duymuş olabilirsiniz. Bu teknikle, gününüzü çeşitli bloklara ayırırsınız. Her bloğu ise belirli görevlere veya aktivitelere ayırırsınız. Örneğin, ilk saat e-postalarınızı inceleyebilirsiniz. Sabah 10'da sert bir duraklamadan sonra, iki saat boyunca müşteri adayı oluşturmaya odaklanırsınız.
Bir sonraki bloğu toplantılara ayırıp en az yoğun görevlerinizi günün sonuna planlarsınız. Gün temalandırması, zaman blokajına benzer bir uygulamadır. Aradaki fark, tüm bir iş gününü tek bir temaya göre planlamanızdır. Örneğin, haftanızı görev kategorisine, projeye veya müşteriye göre düzenleyebilirsiniz.
Gün temaları, zaman bloklama fikrini daha büyük parçalara genişletmenize olanak tanır, böylece daha fazla ilerleme fark edersiniz. Birden fazla dağın biraz aşağı indiğini görmek yerine, tüm dikkatinizi tek bir kategoriye odaklayabilirsiniz. Gün temaları, stres seviyelerini azaltabilen daha derin bir konsantrasyon için alan sağlar.
