Kabul edelim, toplantılar kaçınılmaz zaman kayıpları olabiliyor.

Ayrıca, bir Zoom görüşmesi yapmanız, başka bir toplantıya katılmanız, Slack’i kontrol etmeniz, e-postalarınızı yanıtlamanız bla bla bla.. Sizce bu, birinin işte bunalmış hissetmesine ve gerçek bir işi tamamlayamamasına yetecek kadar karmaşık mı? Görünüşe göre haklısınız. Çok fazla sayıda araştırma raporlarına göre, iş yerlerinde ciddi bir üretkenlik sorunu var.

Şubat 2020'den bu yana haftada %192 daha fazla Microsoft Teams toplantısı ve görüşmesi yapılıyor. Teams kullanıcıları her hafta yalnızca çevrimiçi toplantılarda yaklaşık 8 saat geçiriyor; bu da tam bir iş gününe denk geliyor.

Şirketler, günümüzde, pandemi sırasında uzaktan çalışmanın yol açtığı toplantı yoğunluğunu düzeltmeye çalışıyor ve bu durum ofiste spontane buluşma fırsatlarını ortadan kaldırıyor.

Ancak toplantıların kendisi sorun değil. Çalışan bağlılığı, onları karar alma süreçlerine dahil ederek, yeni fikirler üreterek ve önemli şirket haberlerini ileterek artırılabilir.

Çalışanlar ve yöneticiler için, uzun ve amacı net olmayan, kötü yönetilen toplantılar strese yol açıyor. Daha da önemlisi, Microsoft’un Şubat ve Mart 2023 tarihleri arasında dünya çapında 31.000 çalışanla yaptığı anket, verimsiz toplantıların işyerindeki en büyük dikkat dağıtıcı unsur olduğunu, bunu da çok fazla toplantı yapmanın izlediğini gösteriyor.

Neyse ki, bu sekiz stratejiyi kullanarak toplantı sayınızı azaltabilirsiniz.

1. Önceden bir gündem hazırlayın ve herkesle paylaşın

Net bir amacı olmayan dolambaçlı toplantılar enerjinizi tüketir ve zamanınızı boşa harcar. Aslında, toplantıların yalnızca %11'i verimlidir. Toplantılar şirketlerin zamanının yaklaşık %15'ini kaplamasına rağmen, toplantıların yalnızca küçük bir kısmı verimlidir. Çoğunluğu, yaklaşık %71'i verimsizdir.

Bu nedenle, her toplantı için ele almak istediğiniz önemli konuları ve toplantının genel hedefini özetleyen bir gündem oluşturmalısınız. Önceden bir gündem hazırlarsanız, toplantılarınız daha amaçlı, hedefe yönelik ve çok fazla zamanınızı almayacak şekilde yapılır.

Ayrıca bu gündemi her katılımcıya önceden göndermelisiniz. Neden mi? Böylelikle sorulara, fikirlere ve endişelere önceden hazırlanabilirler.

2. Toplantı süresi sınırlı olmalıdır

Örneğin, 75 dakikalık bir toplantı herkesi yorar. Ancak araştırmalara göre toplantılar ortalama bir saat kadar sürüyor.

Bir toplantının “mükemmel” bir süresi var mıdır? Bu duruma göre değişir.

Microsoft araştırmalarına göre, yorgunluk bir görüntülü konferans toplantısının yaklaşık 30 ila 40. dakikasında ortaya çıkıyor. Bu nedenle Microsoft araştırmacıları, toplantılar için 30 dakikalık bir süre sınırı belirlenmesini öneriyor.

DeskTime uygulaması ayrıca 5,5 milyon kayıtlı kayıttan elde ettiği verileri analiz etti ve en üretken çalışanların en üstteki %10'unun 52 dakika boyunca aralıksız çalıştığını, ardından 17 dakika ara verdiğini buldu.

Başka bir deyişle, toplantı sırasında en azından bir mola vermeyi planlamıyorsanız, bir saatlik bir toplantı planlamamalısınız.

3. Toplantısız zamanları öncelik haline getirin

Toplantısız bir gün geçirmek karmaşık bir şey değildir. Birçok şirket her hafta aynı günü toplantısız gün olarak belirliyor.

Kısacası, çalışanlar belirlenen süre boyunca tüm dikkatlerini ellerindeki göreve veya projeye verirler. Sonuç olarak moral, verimliliğin yanısıra gereksiz toplantıların azalması sağlanır.

İşleri değiştirmeden önce, hangi toplantıların gerçekten gerekli olduğunu belirlemek için bir takvim denetimi yapın.

Öncelikle kendinize şu soruları sorarak başlayın:

  • Her toplantının genel amacı nedir?
  • Her toplantının size faydası nedir?
  • Her toplantıya tüm katılımcıların katılması gerekiyor mu?
  • Düzenli toplantılar sıklıkla iptal ediliyor mu?

Hangi toplantıların en değerli olduğuna karar verdikten sonra, kalan toplantıları belirlenen toplantısız günün dışında planlayın ve geri kalanını rafa kaldırın.