Listelere çok güveniyoruz ve listeler üretkenliğimizi artırır. Alışverişe giderken liste mi yapıyorsunuz? Bugün bir işe gitmeden önce muhtemelen bir liste yaptınız mı? Bu hafta iş seyahatine mi çıkıyorsunuz? Eminim yanınıza almanız gerekenlerin, seyahat planınızın, katılacağınız toplantıların ve kiminle bire bir görüşeceğinizin bir listesini yapmışsınızdır. Büyük olasılıkla, bugün yapmanız gereken her şeyi, örneğin yapmanız gereken telefon görüşmelerini ve odaklanmanız gereken görevleri hatırlatan bir listeniz vardır. Peki bir listeyi nasıl önceliklendirirsiniz?

Evet, listeler harika bir şey. Bize yapı kazandırıyor, bu da kaygıyı azaltıp dikkatimizin dağılmasını önlüyor. Ayrıca, araştırmalar, sadece bir liste yapmanın bile sizi daha etkili hale getirebileceğini gösteriyor. Ve listenizdeki maddelerin üstünü çizdiğinizde kendinizi çok iyi hissediyorsunuz.

Ama asıl mesele şu. Bugün yapılacak on maddelik bir listeniz varsa, nereden başlayacaksınız? İlk yazdığınız maddeyle başlamayı düşünebilirsiniz. Peki, bu gerçekten şu anda yapmanız gereken bir şey mi? Değilse, şu anda dikkatinizi ve enerjinizi hak eden daha önemli bir görevi ihmal ediyorsunuz demektir.

Bu ikilemin çözümü nedir? Listelerinizi öncelik sırasına koymaya aşağıdakileri yaparak başlayabilirsiniz.

Ana liste oluşturun

Bugün ve yarın yapmanız gereken her şeyi düşünün. Bu hafta ulaşmak istediğiniz hedefleri göz önünde bulundurun. Ve tüm ayın verimli geçmesini sağlayacak her şeyi düşünün. Hepsini tek bir ana listeye yazın, böylece hepsi tek bir yerde ve kolayca bulunabilir.

Bu listeyi nereye yerleştireceğiniz tamamen size kalmış. Bir kağıt parçası, telefonunuzun not ya da Evernote, Todoist gibi araçları kullanabilirsiniz. Diğer seçenekler arasında Slack, Google Keep veya e-posta gelen kutunuz yer alabilir.

Bu listeyi sıralamakla uğraşmayın. Şu anda tek yapmanız gereken, yaklaşan tüm görevlerinizi, projelerinizi ve etkinliklerinizi tek bir listeye toplamak. Yaptığınız şey, bu üretkenlik hilesini kurmak.

Ama ne düşündüğünüzü biliyorum. Bu ana listeyi oluşturmak için tam olarak ne zaman vaktim olacak? Akşam yemeğinden sonra televizyon izlemek yerine bu işinle ilgilen. Ya da Pazar günlerini bu listeyi oluşturarak geçirebilirsin.

Başka bir deyişle, boş zamanınız olduğunda, onu ana yapılacaklar listenizi oluşturmaya ayırın. Henüz düzenleme aşamasında olduğunuz için, aslında çok da uzun sürmemeli. Tekrar ediyorum, bu maddeleri kafanızdan çıkarıp bir kağıda, belgeye veya uygulamaya aktarmak istiyorsunuz.

Ana listenizi analiz edin

Ana listeniz hazır mı? Değilse, hemen başlayın. Nedeni mi? Daha kolay yönetilebilir olması için kısaltacağız.

Bu süreci olabildiğince kolay hale getirmek için listenizi düzenlemenize yardımcı olacak bazı ipuçları:

  • Listenizi teslim tarihlerine veya son teslim tarihlerine göre düzenleyin. Zamandan bahsetmişken, bu öğelerin tamamlanmasının ne kadar süreceğini de düşünebilirsiniz. En çok zaman alan etkinlik genellikle en üstte listelenmelidir.
  • Hangi maddelerin en önemli olduğunu belirleyin.
  • Bir görevi veya projeyi zamanında tamamlamazsanız sonuçlarını düşünün.
  • Öte yandan, maddeyi listenizden çıkarmanın avantajlarını da göz önünde bulundurun.
  • Listelediğiniz maddelerin başkalarını nasıl etkilediğini düşünün. Örneğin, çimlerinizi biçmeniz gerektiğini, ancak benzininizin bittiğini varsayalım. Çim biçme makinenizi benzinsiz çalıştıramayacağınız için, yapmanız gereken ilk şey benzin almak olmalıdır.

Listenizi hazırlarken zaman yönetiminin 4D’sini de göz önünde bulundurmalısınız :

  • Silin. Önemli veya gerekli olmayan şeyleri arayın. Sonra, listenizin yalın ve anlamlı olması için bunları listenizden çıkarın.
  • Delege edin. Yapılması gereken ancak zamanınızı iyi kullanmayan herhangi bir şey varsa, onu başkasına devredin.
  • Erteleyin. Bunlar, daha sonraki bir tarih ve saatte üzerinde çalışılabilecek önemli liste öğeleridir. Örneğin, iki hafta sonraki bir tatil için bu gece valiz hazırlamak gibi.
  • Yapın. İşte hemen şimdi mutlaka yapmanız gerekenler. Bu nedenle, listenizin en başında yer almalılar.